Jak założyć firmę spedycyjną w 14 krokach?

Jeśli zastanawiasz się jak założyć firmę spedycyjną, to ten poradnik rozwieje wszystkie Twoje wątpliwości. Działalność spedycyjna to biznes, który może przynieść duże dochody poprzez pośrednictwo przy przewozie rzeczy na terenie naszego kraju, jak i w zleceniach międzynarodowych. Oto lista najważniejszych rzeczy, które trzeba zrobić aby założyć firmę spedycyjną. Jakie wymagania trzeba spełnić oraz jakie dokumenty i pozwolenia musisz uzyskać aby działać zgodnie z prawem?

Jak założyć firmę spedycyjną krok po kroku

1. Najważniejszy jest plan. Biznesplan.

Prócz czynności wymaganych z punktu widzenia prawa, w spedycji tak samo jak w każdym innym biznesie musisz początkowo przeprowadzić analizę, która pozwoli zidentyfikować Ci sposób działania Twojej firmy, to jak będziesz pozyskiwał klientów, ale także wskaże siłę konkurencji czy przedstawi szanse i zagrożenia branży spedycyjnej. Innymi słowy, zanim złożysz wniosek o założenie firmy spedycyjnej, powinieneś zrobić biznesplan. Kiedy już uda Ci się to zrobić i wciąż jesteś przekonany, że odniesiesz sukces możesz przystąpić do formalności.

2. Jak złożyć wniosek do CEIDG lub KRS?

W zależności od wybranej formy działalności wybranej przez przedsiębiorcę, firmę spedycyjną trzeba zarejestrować w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Dopuszczalne formy prawne przedsiębiorstwa spedycyjnego

Polskie prawo pozwala na założenie przedsiębiorstwa spedycyjnego w dowolnej formie oprócz spółki partnerskiej. Kiedy składa się wniosek CEIDG a kiedy KRS?

Wniosek CEIDG składamy gdy:
– rejestrujemy działalność jednoosobową lub spółkę cywilną.

Wniosek KRS składamy gdy:
– rejestrujemy działalność w formie spółki jawnej, spółki komandytowej, spółki komandytowo-akcyjnej, spółki z o.o. lub spółki akcyjnej.

3. Jak wygląda składanie wniosku CEIDG?

Wniosek CEIDG to wniosek o wpis do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. Jego złożenie jest równoznaczne ze zgłoszeniem do ZUS, GUS oraz naczelnika skarbowego. Wniosek CEIDG to uproszczony sposób zakładania działalności gospodarczej. Możesz go złożyć za pomocą formularza internetowego lub wypełnić w Urzędzie Miasta. Nic nie stoi na przeszkodzie by przygotować go internetowo, a następnie wysłać pocztą do Urzędu.

We wniosku CEIDG przedstawia się wszystkie niezbędne dane do założenia firmy, m.in. takie jak:

• dane osobowe wnioskodawcy,
• przewidzianą liczbę zatrudnionych,
• numer PKD (wskazujący na rodzaj przeważającej działalności),
• datę rozpoczęcia działalności,
• miejsce wykonywania działalności,
• informacje dotyczące ewentualnego ubezpieczenia,
• wybrany sposób opodatkowania,
• wskazanie Urzędu Skarbowego, któremu się podlega,
• adres przechowywania dokumentacji firmy.

Zaletą złożenia formularza CEIDG jest jednoczesny wniosek o przyznanie numerów NIP oraz REGON. Wniosek CEIDG stanowi uproszczony sposób zakładania własnej działalności gospodarczej, a jego celem jest założenie firmy za pomocą jednego dokumentu.

Wypełniony wniosek CEIDG należy podpisać:

• Własnoręcznie w Urzędzie Gminy lub Miasta (w przypadku wniosku anonimowego on-line),
• Elektronicznie przy wypełnianiu i składaniu wniosku on-line przez stronę firma.gov.pl,
• Z podpisem notarialnym, gdy wniosek jest wysyłany pocztą do Urzędu Gminy lub Miasta.

4. Jakie są koszty złożenia wniosku CEIDG. Czyli jak naciąga się początkujących przedsiębiorców.

Wniosek o wpis do CEIDG jest wolny od opłat. Dowiecie się tego składając wniosek. Wiele nieuczciwych żeruje na niewiedzy i wysyła do świeżo zarejestrowanych firm listy z wezwaniem do zapłaty. List mylnie sugeruje, że nadawcą jest CEIDG. Pamiętaj, że złożenie wniosku CEIDG jest bezpłatne.

5. Jakie są najważniejsze numery PKD dla spedycji?

Składając wniosek CEIDG musimy, zaznaczyć jaka działalność będzie przeważająca dla danego przedsiębiorstwa. Dla spedycji numer PKD to 52.29.C – działalność pozostałych agencji spedycyjnych. Dla agencji spedycyjnych morskich lub śródlądowych numer PKD jest inny.

6. Jak składać wniosek do KRS?

Obowiązek wpisu do KRS uzależniony jest od wybranej formy działalności. Jeśli przedsiębiorstwo jest spółką jawną, partnerską, komandytową, komandytowo-akcyjną, z ograniczoną odpowiedzialnością lub akcyjną to wtedy wpis do KRS jest obowiązkowy. Formularz zgłoszenia wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego różni się nieco od CEIDG. Istnieje kilka rodzajów formularzy wpisu do KRS w zależności od rodzaju spółki, jakiej dotyczy.

W formularzu KRS podaje się między innymi takie dane jak:

• Sąd, do którego kierowany jest wniosek,
• Dane wnioskodawcy,
• Dane Spółki (między innymi NIP czy REGON jeśli zostały nadane),
• Statu spółki, czas na jaki została utworzona,
• Informacje o udziałowcach lub akcjonariuszach,
• Dane o kapitale spółki,
• Dodatkowe załączniki.

Wypełniony wniosek możemy wysłać do sądu elektronicznie bądź tradycyjnie za pomocą poczty czy bezpośrednio w sekretariacie sądu osobiście.

Prócz samego wniosku, należy dołączyć kilka istotnych dokumentów, takich jak m.in.:

• umowę (statut lub akt założycielski jednoosobowej spółki kapitałowej),
• dokument o powołaniu członków zarządu spółki (dotyczy to spółki z o.o., akcyjnej) oraz nazwiska, imiona i adresy członków zarządu,
• wykaz wspólników (komplementariusz, komandytariuszy) wraz z ich adresami,
• wykaz adresów członków zarządu spółki z o.o.
• oświadczenie zarządu o wniesieniu kapitału (dotyczy to spółki z o.o., akcyjnej oraz komandytowo-akcyjnej),
• nazwisko, imię albo firmę i siedzibę oraz adres jedynego wspólnika w przypadku jednoosobowej spółki z o.o., bądź akcyjnej.

7. Jakie są koszty wpisu do KRS dla spedycji?

Składając wniosek o wpis do KRS należy uiścić dwie opłaty. Jedna z nich to opłata sądowa, która wynosi 250 zł. Druga to ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym (100 zł). Potwierdzenia zapłaty tych dwóch opłat należy dołączyć do formularzu wpisu do KRS. Podobnie jak w przypadku CEIDG, również przy wpisie do KRS początkujący przedsiębiorca może otrzymywać dodatkowe, komercyjne propozycje wpisu do dodatkowych rejestrów. Są one nieobowiązkowe i nieużyteczne.

8. Zgłoszenie płatnika VAT

Firma spedycyjna musi zostać zarejestrowana jako płatnik podatku VAT. W tym celu należy złożyć formularz VAT-R, który w przypadku wykorzystania podpisu elektronicznego może zostać przedłożony wraz z formularzem CEIDG. Od 01 stycznia 2015 r. rejestracja przedsiębiorcy dla celów VAT jest bezpłatna. Jednak przedsiębiorca, który wystąpi z wnioskiem o wydanie potwierdzenia rejestracji, musi wnieść opłatę skarbową, która wynosi 170 zł.

9. Zgłoszenie do ZUS

Przedsiębiorca zakładający działalność gospodarczą zobowiązany jest do złożenia stosownych dokumentów w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych w terminie 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń.

• Formularz ZUS ZUA składa się, gdy prowadzona działalność będzie jedynym źródłem utrzymania.
• Formularz ZUS ZZA składa się, gdy prowadzona działalność będzie stanowiła jedne z kilku źródeł utrzymania.

10. Ubezpieczenie OCS

Osoba zakładająca firmę spedycyjną musi posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej spedytora (OCS).

Przeznaczone jest ono dla firm, które zajmują się organizacją przewozu ładunków na terenie naszego kraju, jak i za granicą. Ubezpieczenie obejmuje odpowiedzialność cywilną spedytora wobec zleceniodawcy i osób trzecich za szkody powstałe z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług spedycyjnych. Ubezpieczenie OCS nie jest zbyt wysoko oceniane ze specjalistów z branży ubezpieczeniowej. Nie pokrywa strat lub szkód, które powstały w wyniku realizacji zlecenia spedycyjnego. Ubezpieczyciel może zaoferować ubezpieczającemu pakiet dodatkowych korzyści jak pokrycie szkód lub strat związanych z realizacją zlecenia, za dodatkową opłatą.

11. Wymagane dokumenty – licencja.

By prowadzić firmę spedycyjną w Polsce, trzeba posiadać licencję, której zdobycie możliwe jest tylko w przypadku posiadania certyfikatu kompetencji zawodowych. Warto rozważyć uzyskanie tego certyfikatu nawet przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. W celu uzyskania certyfikatu kompetencji zawodowych należy zdać egzamin, który składa się z wielu zagadnień dotyczących m.in. prawa pracy, prawa handlowego, prawa finansowego, prawa zarządzania przedsiębiorstwem transportowym, bezpieczeństwa w ruchu drogowym czy wymagań technicznych pojazdów. Koszt szkolenia przygotowującego do egzaminu to około 1200 zł (nie jest to obowiązkowe). Sam egzamin wraz z certyfikatem to kolejne 800 zł. Natomiast w przypadku konieczności zdawania egzaminu poprawkowego trzeba się liczyć z wydatkiem 500 zł.

Co ciekawe takiego certyfikatu nie musi posiadać właściciel przedsiębiorstwa spedycyjnego. Wystarczy zatrudnić osobę, która taki certyfikat posiada i można starać się o licencję. W takim jednak wypadku trzeba liczyć się z niebezpieczeństwem możliwego odejścia takiego pracownika, co wymusi na przedsiębiorcy konieczność szybkiego zatrudnienia zastępstwa osoby posiadającej certyfikat.

Posiadając certyfikat lub zatrudniając osobę, która takim dokumentem się legitymuje, można wystąpić o przyznanie licencji spedycyjnej. W tym celu należy zgłosić się do Urzędu Miasta lub Starostwa o wydanie licencji na pośrednictwo przy przewozie rzeczy.

Jednym z wymagań jest konieczność posiadania zabezpieczenia w kwocie 50 000 euro, które można poświadczyć:

• rocznym sprawozdaniem,
• środkami finansowymi w gotówce lub na rachunku bankowym,
• akcjami, udziałami lub innymi zbywalnymi papierami wartościowymi,
• poręczeniem bankowym,
• własnością nieruchomości,
• poświadczeniem finansowym wystawionym przez ubezpieczyciela.

12. Pieczątka i konto firmowe dla Twojej firmy

Własna pieczątka czy konto firmowe być może nie są narzędziami pierwszej potrzeby dla osób zakładających firmę, ale na pewno są one bardzo przydatne. Pieczątka umożliwia błyskawiczne dodanie danych firmy do dokumentów czy różnych poświadczeń (np. na poczcie) bez żmudnego, ręcznego przepisywania tych danych. W przypadku firm spedycyjnych dokumentacja jest bardzo rozległa, dlatego pieczątka na pewno się przyda. Konto firmowe jest niezbędne do realizowania płatności i otrzymywania wynagrodzenia za wykonane usługi.

13. Jak prowadzić księgowość w firmie spedycyjnej?

Prowadzenie rachunkowości firmy spedycyjnej nie jest zadaniem łatwym, wymaga sporego doświadczenia. Natłok faktur sprzedażowych, zakupowych oraz kontrola wszystkich płatności może spędzić sen z powiek, dlatego zdecydowana większość firm spedycyjnych korzysta z tak zwanego outsourcingu. Polega ono na zleceniu prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej, która dopilnuje wszystkich formalności i bierze odpowiedzialność za dokumentację księgową.

14. Zarządzanie przedsiębiorstwem spedycyjnym

Prowadzenie firmy spedycyjnej to niezwykle wymagające zajęcie, które może się jednak opłacić, bo dochody z takiej działalności mogą być spore. Zanim jednak zaczniesz liczyć zyski z realizowanych zleceń, musisz je zdobyć. To bardzo często wymaga kontaktów, które nabyć można między innymi podczas pracy jako spedytor w innej firmie.

Doświadczenie to na pewno element, który może przechylić szansę powodzenia na Twoją korzyść. Z całą pewnością właściciel firmy spedycyjnej powinien bez problemu poruszać się w tematyce zagadnień prawnych związanych ze swoją działalnością, posiadać kontakty dla pozyskiwania zleceń czy sprawnie reagować na nieprzewidziane sytuacje, które często się pojawiają.

Przedsiębiorstwa spedycyjne charakteryzują się niezwykle wysoką dynamiką swoich działań. Wiele decyzji trzeba podejmować na “już”, a dodatkowo by uprzedzić konkurencję, trzeba posiadać refleks i umiejętność błyskawicznej analizy sytuacji.

Firma spedycyjna to również pewne koszty, które trzeba ponieść. Chociaż spedytor nie musi posiadać swojej floty pojazdów, to jednak wydatki generowane są między innymi przez zatrudnionych pracowników, wynajęte biuro rachunkowe, lokal będący siedzibą firmy czy oprogramowanie dla transportu usprawniające pracę spedytorów.

Zarządzanie taką firmą polega na organizowaniu pracy w rozległym środowisku. Wielu pracowników, masa dokumentacji, a wszystko to dzieje się niezwykle szybko. Konkurencja, która nie śpi, może uprzedzić Cię w każdej chwili, wymaga od zarządzającego przedsiębiorstwem spedycyjnym wykorzystania narzędzi, które ułatwią pracę takich jak specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania firmą TSL (transport – spedycja – logistyka).

Nowoczesne zarządzanie przedsiębiorstwem spedycyjnym opiera się na optymalizacji czasu pracy, automatyzacji podejmowanych zadań. Im więcej czynności może zostać zastąpionych przez komputer, tym sprawniej, łatwiej i szybciej może działać firma spedycyjna.

Nie da się ukryć, że przedsiębiorstwa żmudnie przepisujące dane kontrahentów do setek faktur, liczące rentowność zleceń w arkuszach kalkulacyjnych Excel czy niekontrolujące powierzonej floty przegrywają rywalizację z konkurencyjnymi firmami spedycyjnymi. Przedsiębiorstwa, które wykorzystują programy automatycznie wystawiające faktury do zakończonych zleceń, generujące gotowe raporty o rentowności spedytorów, podpowiadające, które samochody mają przepały paliwa czy śledzące flotę za pomocą telematyki GPS stoją na wygranej pozycji.

Rozwój przedsiębiorstwa spedycyjnego w kierunku wykorzystania nowoczesnych technologii to klucz do sukcesu w nadchodzących latach. Firma spedycyjna, która przegapi okazję do wykorzystania procesów automatyzacji swoich działań przegra walkę z konkurencją.

Oprogramowanie FireTMS to kompleksowe rozwiązanie dla firm spedycyjnych, które pragną oszczędzać czas i pieniądze, zarządzać biznesem w sposób nowoczesny. Oferowane funkcje nie tylko automatycznie zastąpią wykonywaną dotychczas ręcznie pracę, ale także wpłyną na efektywniejsze wykorzystanie potencjału firmy. Spedytorzy łatwo znajdą i przypiszą ładunki do powierzonej floty, księgowi zatwierdzą przygotowane automatycznie faktury, a prezes jednym spojrzeniem sprawdzi obroty i rentowność przedsiębiorstwa spoglądając na czytelne raporty w formie graficznych wykresów.

---

Co jest najtrudniejszego w prowadzeniu firmy spedycyjnej ?

Od początku działalności, przewoźnicy i zleceniodawcy oceniają nas bardzo wysoko za lojalność oraz dyscyplinę płatniczą.

Są to najistotniejsze elementy prowadzenia firmy spedycyjnej. Pracujemy w czasie i kraju, który w tych dziedzinach potrzebuje większego zaangażowania, a by to osiągnąć, musimy wdrażać systemy wspomagające egzekwowanie należności od zleceniodawców i budowania efektywnych relacji.

Od czego zależy sukces przedsiębiorstwa działającego w branży TSL?

Od 10 lat zespół LOGISTORE.PL realizuje obraną strategię w kilku kluczowych obszarach.
Najważniejsza jest błyskawiczna komunikacja na linii klient – spedytor, spedytor – przewoźnik. Wielkie znaczenie ma również sprawny przepływ dokumentów. Pomocne w tym okazało się być wykorzystanie narzędzia FireTMS. Innymi elementami sukcesu jest sieć sprzedaży rozwijana głównie przez networking, wysokie kwalifikacje starannie dobranego zespołu, organizacja pracy zgodnie z wdrożonym systemem zarządzania jakością ISO 9001 i 18001. System zarządzania jakością to nie tylko wysoka jakość wewnątrz LOGISTORE.PL ale też odpowiedzialność za blisko 1000 podwykonawców. Dokładamy wszelkich starań by nadzorować należności oraz terminowo realizować zobowiązania. Pielęgnacja tych obszarów pozwala utrzymywać 70 % wzrost spółki LOGISTORE.PL rok do roku, niezmiennie od początku jej działalności.

Monika Chomik i Krzysztof Chomik

Zarząd spółki LOGISTORE.PL

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat branży TSL, obserwuj wpisy na naszym blogu.