fireTMS > Blog > Praca w trybie home office z FireTMS
Praca w trybie home office z FireTMS
3 minuty czytania
8 kwietnia 2020 / Autor: Marcin Borek
Jakiś czas temu na naszym blogu pojawił się wpis z kilkoma ogólnymi poradami związanymi z pracą zdalną bazujący na naszym doświadczeniu. Dzisiaj chciałbym skupić się na konkretnym narzędziu, jakim jest FireTMS i opisać kilka przykładów, w jaki sposób może ułatwić zdalną pracę, gdyż wiele firm z branży transportowo-spedycyjnej w trakcie pandemii Coronavirusa zostało zmuszonych do przejścia właśnie w tryb home office.
Dokumenty
Bardzo ważnym elementem pracy firmy transportowej lub spedycyjnej jest odpowiedni przepływ dokumentów zarówno po stronie kierowcy, spedytora, jak i administracji. W FireTMS spedytor, dodając zlecenie do systemu, ma możliwość dodania załączników (np. zlecenia od klienta), które będą widoczne również dla księgowości. Dodatkowo kierowca, mając aplikację FireTMS Driver (lub terminal GBox albo Transics), może zrobić zdjęcie dokumentów CMR – wtedy zobaczy je zarówno spedytor, jak i dział księgowości. Warto w tym trudnym czasie opracować sobie odpowiednie procesy obsługi dokumentów tak, aby w razie potrzeby można było łatwo odnaleźć potrzebne informacje i bez przeszkód fakturować kontrahentów. FireTMS pozwala zorganizować pracę w taki sposób, żeby całkowicie wyeliminować bezpośredni kontakt osób zaangażowanych w kolejne etapy procesu transportowego (kierowcy, spedytora, księgowość) – wszystkie informacje, a także skany dokumentów mogą być przekazywane w firmie w sposób cyfrowy.
Statusy zleceń i faktur, tagowanie
Poza uporządkowanym obiegiem dokumentów FireTMS pomoże na bieżąco śledzić etapy realizacji poszczególnych zleceń. Będziemy w stanie szybko przejrzeć wszystkie zlecenia przyjęte do realizacji, a także te zrealizowane, zafakturowane oraz opłacone. Dzięki połączeniu modułu zleceń z modułem księgowości statusy nadawane są automatycznie, tak więc nieważne czy zatrudniasz 1, czy 40 i więcej spedytorów, bez przeszkód odnajdziesz te zlecenia, które należy zafakturować lub płatności, które należy windykować. Wykorzystując system tagowania, możesz przekazywać pozostałym pracownikom dodatkowe informacje o zleceniach, fakturach czy płatnościach, nadając im odpowiednie tagi tj. kategorie. Więcej o systemie tagowania tutaj: Tagowanie
Planowanie
Praca w trybie HO byłaby bardzo trudna bez narzędzia, które umożliwi podgląd kalendarza pojazdów w trybie online. W FireTMS na harmonogramie pojazdów możesz zobaczyć podgląd obecnie realizowanych zadań lub wydarzeń związanych z pojazdami, a także zaplanujesz zmiany kierowców oraz oznaczysz kiedy dany zestaw będzie dostępny dla nowego zlecenia. Podobne informacje uzyskasz dzięki funkcji Wolne pojazdy, tylko że w formie listy a nie kalendarza. Wszystko po to aby każdy miał do tego dostęp i aby uniknąć sytuacji w której dwie osoby planują zlecenie na ten sam zestaw podczas gdy inne pozostają wolne.
Obsługa kontrahentów, windykacja
Jednym z ważniejszych o ile nie najważniejszym elementem pracy jest bezpieczeństwo płatności i odpowiednia weryfikacja kontrahentów, od których przyjmujemy zlecenia. W FireTMS możesz prowadzić bazę kontrahentów, wraz z ich ocenami, a także zablokujesz tych, od których nie chcesz, aby ktoś przyjmował zlecenia. Możesz także ustawić limit kupiecki per klient lub ustawić, aby system automatycznie blokował kontrahentów, którzy mają opóźnienia w płatnościach oraz wysyłał im przypomnienia mailowe lub wezwania do zapłaty. Dzięki tym narzędziom nie ma potrzeby komunikowania pracownikom że dany klient stał się niewypłacalny i nie powinni brać od niego kolejnych ładunków. Po prostu wystarczy nadać kontrahentowi odpowiedni status i system sam tego dopilnuje.
Wszystkie wyżej wymienione narzędzia służą temu, aby ułatwić pracę w firmach transportowo-spedycyjnych. Takie działania, wspierane odpowiednimi narzędziami dają możliwość dynamicznego reagowania w różnych sytuacjach, a co za tym idzie, zapewniają komfort pracy i spokojną głowę – szczególnie w tym trudnym dla nas wszystkich czasie.
Tagi
Marcin Borek
Head of Business Development.
Posiada 6-letnie doświadczenie we wdrażaniu systemu TMS w firmach transportowych i spedycyjnych. Lider sprzedaży fireTMS, odpowiada za rozwój biznesowy w Polsce oraz na rynkach europejskich.
Praca w branży transportowej niesie za sobą sporo ryzyka. Dotyczy ono przede wszystkim zagrożeń związanych z przewozem ładunku t i możliwym uszkodzeniem przewożonego mienia. Mniejsze lub większe wypadki na trasie są niestety stałym elementem pracy kierowcy, dlatego osoby działające w tej branży powinny skorzystać z opcji ubezpieczenia. Opcją stworzoną z myślą właśnie o nich jest […]
Chcesz zostać kierowcą zawodowym? Interesuje Cię praca w branży transportowej i słyszałeś o tym, że konieczne jest wyrobienie karty kierowcy? Wszystko się zgadza! Ten dokument jest obowiązkowy dla każdego prowadzącego pojazd o masie przekraczającej 3,5 tony. Jeśli chcesz dowiedzieć się, czym dokładnie jest karta kierowcy, jak ją wyrobić i jakie koszty z tego tytułu poniesiesz, […]
Spedytor jest odpowiedzialny za proces organizacji transportu. Dba, aby przewóz towarów z punktu A do punktu B odbył się terminowo i bez problemów. Co robi spedytor? Sprawdź w poniższym artykule blogowym. Kim jest spedytor? Spedytor to stanowisko, na którym odpowiada się za cały proces transportowy. Każdy spedytor – niezależnie czy zajmuje się transportem drogowym, kolejowym, morskim […]