fireTMS > Blog > Praca w trybie home office z FireTMS

Praca w trybie home office z FireTMS

ikona zegara3 minuty czytania

8 kwietnia 2020 / Autor: Marcin Borek

Jakiś czas temu na naszym blogu pojawił się wpis z kilkoma ogólnymi poradami związanymi z pracą zdalną bazujący na naszym doświadczeniu. Dzisiaj chciałbym skupić się na konkretnym narzędziu, jakim jest FireTMS i opisać kilka przykładów, w jaki sposób może ułatwić zdalną pracę, gdyż wiele firm z branży transportowo-spedycyjnej w trakcie pandemii Coronavirusa zostało zmuszonych do przejścia właśnie w tryb home office.

Dokumenty

Bardzo ważnym elementem pracy firmy transportowej lub spedycyjnej jest odpowiedni przepływ dokumentów zarówno po stronie kierowcy, spedytora, jak i administracji. W FireTMS spedytor, dodając zlecenie do systemu, ma możliwość dodania załączników (np. zlecenia od klienta), które będą widoczne również dla księgowości. Dodatkowo kierowca, mając aplikację FireTMS Driver (lub terminal GBox albo Transics), może zrobić zdjęcie dokumentów CMR – wtedy zobaczy je zarówno spedytor, jak i dział księgowości. Warto w tym trudnym czasie opracować sobie odpowiednie procesy obsługi dokumentów tak, aby w razie potrzeby można było łatwo odnaleźć potrzebne informacje i bez przeszkód fakturować kontrahentów. FireTMS pozwala zorganizować pracę w taki sposób, żeby całkowicie wyeliminować bezpośredni kontakt osób zaangażowanych w kolejne etapy procesu transportowego (kierowcy, spedytora, księgowość) – wszystkie informacje, a także skany dokumentów mogą być przekazywane w firmie w sposób cyfrowy.

Statusy zleceń i faktur, tagowanie

Poza uporządkowanym obiegiem dokumentów FireTMS pomoże na bieżąco śledzić etapy realizacji poszczególnych zleceń. Będziemy w stanie szybko przejrzeć wszystkie zlecenia przyjęte do realizacji, a także te zrealizowane, zafakturowane oraz opłacone. Dzięki połączeniu modułu zleceń z modułem księgowości statusy nadawane są automatycznie, tak więc nieważne czy zatrudniasz 1, czy 40 i więcej spedytorów, bez przeszkód odnajdziesz te zlecenia, które należy zafakturować lub płatności, które należy windykować. Wykorzystując system tagowania, możesz przekazywać pozostałym pracownikom dodatkowe informacje o zleceniach, fakturach czy płatnościach, nadając im odpowiednie tagi tj. kategorie. Więcej o systemie tagowania tutaj: Tagowanie

Planowanie

Praca w trybie HO byłaby bardzo trudna bez narzędzia, które umożliwi podgląd kalendarza pojazdów w trybie online. W FireTMS na harmonogramie pojazdów możesz zobaczyć podgląd obecnie realizowanych zadań lub wydarzeń związanych z pojazdami, a także zaplanujesz zmiany kierowców oraz oznaczysz kiedy dany zestaw będzie dostępny dla nowego zlecenia. Podobne informacje uzyskasz dzięki funkcji Wolne pojazdy, tylko że w formie listy a nie kalendarza. Wszystko po to aby każdy miał do tego dostęp i aby uniknąć sytuacji w której dwie osoby planują zlecenie na ten sam zestaw podczas gdy inne pozostają wolne.

Obsługa kontrahentów, windykacja

Jednym z ważniejszych o ile nie najważniejszym elementem pracy jest bezpieczeństwo płatności i odpowiednia weryfikacja kontrahentów, od których przyjmujemy zlecenia. W FireTMS możesz prowadzić bazę kontrahentów, wraz z ich ocenami, a także zablokujesz tych, od których nie chcesz, aby ktoś przyjmował zlecenia. Możesz także ustawić limit kupiecki per klient lub ustawić, aby system automatycznie blokował kontrahentów, którzy mają opóźnienia w płatnościach oraz wysyłał im przypomnienia mailowe lub wezwania do zapłaty. Dzięki tym narzędziom nie ma potrzeby komunikowania pracownikom że dany klient stał się niewypłacalny i nie powinni brać od niego kolejnych ładunków. Po prostu wystarczy nadać kontrahentowi odpowiedni status i system sam tego dopilnuje.

Wszystkie wyżej wymienione narzędzia służą temu, aby ułatwić pracę w firmach transportowo-spedycyjnych. Takie działania, wspierane odpowiednimi narzędziami dają możliwość dynamicznego reagowania w różnych sytuacjach, a co za tym idzie, zapewniają komfort pracy i spokojną głowę – szczególnie w tym trudnym dla nas wszystkich czasie.

Newsletter

Informacje od fireTMS są cenne jak ładunek

Regularnie dostarczamy informacji o naszym systemie oraz na tematy z branży TSL.

Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco.

Obowiązek informacyjny RODO - Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest fireTMS.com Sp. z o.o. Dane wskazane w niniejszym formularzu będą przetwarzane w celu dostarczenia newsletterów fireTMS.com Sp. z o.o. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymywania newslettera. Twoje prawa oraz zasady przetwarzania danych osobowych są szczegółowo określone w Polityce prywatości

Tagi
Rate the article!

0

0 ratings, avg: 0
Marcin Borek

Marcin Borek

Head of Business Development. Posiada 6-letnie doświadczenie we wdrażaniu systemu TMS w firmach transportowych i spedycyjnych. Lider sprzedaży fireTMS, odpowiada za rozwój biznesowy w Polsce oraz na rynkach europejskich.

Zobacz podobne artykuły
Co to jest gestia transportowa?

Co to jest gestia transportowa?

Gestia transportowa stanowi istotny element umowy handlowej oraz ułatwia organizację łańcucha dostaw i dostarczania ładunków. Choć jej posiadanie oznacza wiele korzyści, to w niektórych przypadkach może wiązać się z ryzykiem ponoszenia dodatkowych kosztów. Co to jest gestia transportowa i jakie są jej rodzaje? Odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania w tym temacie. Gestia transportowa – definicja […]

ikona zegara6 minut czytaniaPrzeczytaj więcej
Jak rozwijać firmę transportową

Jak rozwijać firmę transportową?

W ubiegłym roku działało w Polsce 125 tys. firm transportowych. Tak liczna konkurencja w branży wymaga podejmowania przemyślanych decyzji biznesowych już od samego początku działalności. Dlatego dowiedz się, jak rozwijać firmę transportową i odkryj oprogramowanie, które usprawni codzienną pracę.  Jak założyć firmę transportową?  Aby założyć firmę transportową, należy spełnić określone wymogi prawne oraz skompletować potrzebne […]

ikona zegara11 minut czytaniaPrzeczytaj więcej
Firma transportowa - jak otworzyć

Firma transportowa – jak otworzyć

Chcesz zajmować się przewozem towarów i nie wiesz czy warto inwestować w ten rodzaj działalności? Dowiedz się, jakie wymogi musisz spełnić, aby założyć firmę transportową i czy jest to opłacalny biznes. Czym zajmuje się firma transportowa? Firma transportowa oferuje przewóz towarów pojazdami samochodowymi. Transport ładunków może odbywać się zarówno na terenie kraju, jak i poza […]

ikona zegara7 minut czytaniaPrzeczytaj więcej