Wie lassen sich die 5 teuersten Fehler in Transportunternehmen vermeiden?

Obwohl man meinen könnte, dass Transportunternehmen die größten Verluste durch schwerwiegende Ereignisse wie Unfälle erleiden, spielt alltägliche Nachlässigkeit tatsächlich eine entscheidende Rolle. Dazu gehören: unzureichende Überprüfung von Auftragnehmern, die Pflege von Fahrzeug- und Fahrerplänen in Tabellenkalkulationen, die Auswahl von Transportrouten ohne detaillierte Analyse, mangelnde effektive Transportüberwachung und Entscheidungen ohne Datenzugriff. Jedes dieser Elemente mag einzeln betrachtet vermeidbar erscheinen, doch langfristig können sie die Gewinnmargen erheblich schmälern, wertvolle Arbeitszeit der Teams in Anspruch nehmen und die Geduld der Kunden strapazieren. 

Die gute Nachricht: Diese Verluste lassen sich durch die Optimierung von Prozessen und die Automatisierung von Routineaufgaben reduzieren. Ein TMS-System wie fireTMS sammelt wichtige Informationen an einem zentralen Ort, ermöglicht die Prozesssteuerung und bietet Tools für die Planung, die Überwachung der Auftragsabwicklung und die Ergebnisanalyse. Im Folgenden beschreiben wir die 5 teuersten Fehler in Transportunternehmen und zeigen, welche fireTMS-Funktionen helfen, diese zu vermeiden.

Fehler 1. Mangelnde Kundenüberprüfung

Die mangelnde Kundenüberprüfung ist einer der schwerwiegendsten Fehler in der Transportbranche. Dies gilt sowohl für die Verhandlung der Auftragsdetails als auch für die Rechnungsstellung. Besonders wichtig ist dies für Unternehmen mit vielen Kunden, die enge Lieferfristen einhalten müssen und für die Überprüfung mit herkömmlichen Methoden nicht genügend Zeit haben.

Warum ist mangelnde Überprüfung so kostspielig?

Die fehlende Überprüfung der Kundenbonität und die fehlende Festlegung von Kooperationsbedingungen vor Auftragsannahme können folgende Probleme verursachen:

• Zahlungsverzögerungen und Gefährdung der Liquidität des Unternehmens,
• zusätzlicher Aufwand für die laufende Abstimmung der Transportdetails sowie für Zahlungsüberwachung und Inkasso,
• Risiko verpasster Zahlungsfristen bei einer großen Anzahl von Kunden.

In Transportunternehmen ist ein systematisches Vorgehen besonders wichtig, d. h. regelmäßige Kundenüberprüfung und die Einhaltung vereinbarter Kooperationsbedingungen. Dies wird größtenteils durch die Automatisierung dieser Prozesse erreicht, beispielsweise durch die Investition in ein Transportmanagementsystem (TMS).

Wie unterstützt fireTMS die Überprüfung von Auftragnehmern?

fireTMS unterstützt die Überprüfung von Auftragnehmern durch Mechanismen, die die Kooperationsregeln organisieren und automatisch überwachen. 

• Handelskredite und -limits – in fireTMS können Sie einzelnen Kunden oder Kundengruppen ein Kreditlimit zuweisen sowie einen Höchstbetrag für unbezahlte Rechnungen festlegen. Wird eines dieser Limits überschritten, kann das System die Erteilung weiterer Aufträge für Ladungen dieses Partners sperren.
• Temporäre Kundenverifizierung – Sie können für jeden Kunden eine Gültigkeitsdauer der Verifizierung festlegen. Wird diese nicht rechtzeitig verlängert, blockiert fireTMS die weitere Zusammenarbeit bis zur erneuten Genehmigung.
• VIES-Verifizierung – fireTMS ermöglicht Ihnen außerdem, den Kunden bei der Erstellung einer Verkaufsrechnung in der VIES-Datenbank zu überprüfen.

Fehler 2. Fehlende dynamisch aktualisierte Fahrzeug- und Fahrerpläne

Der zweite Fehler betrifft das klassische Problem des Arbeitsablaufs in einem Transportunternehmen ohne Transportmanagementsystem. Die Pflege von Fahrzeug- und Fahrerplänen ohne ein Arbeitsauftragsmanagementsystem kann schwerwiegende Folgen haben, wie z. B. Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung oder sogar die Nichterfüllung von Aufträgen. Dies liegt vor allem am Fehlen einer zentralen Datenquelle zur Fahrzeug- und Mitarbeiterbelegung. Dadurch entsteht ein erhebliches Fehlerrisiko, wenn Pläne in Papierform (auf Tafeln) oder in Excel oder einem anderen Programm vorliegen. Solche Unannehmlichkeiten werden zu ernsthaften Problemen, insbesondere wenn Pläne aufgrund von Verzögerungen, Fahrzeugpannen oder Urlaub bzw. Krankheit von Mitarbeitern kurzfristig geändert werden müssen.

Warum verursacht das Fehlen von Fahrzeug- und Fahrerplänen Kosten?

Das Fehlen kontinuierlich aktualisierter Pläne führt typischerweise zu folgenden Problemen:

• Ausfallzeiten der Flotte, wenn der Disponent nicht bemerkt, dass bestimmten Fahrzeugen keine Arbeitsaufträge zugewiesen sind,
• gleichzeitige Zuweisung mehrerer Arbeitsaufträge an ein belegtes Fahrzeug oder einen Fahrer,
• ineffektive Kommunikation mit den Fahrern bezüglich ihrer Arbeitspläne,
• das Setzen enger Fristen für die Auftragsabwicklung und die daraus resultierenden Fehler in der Arbeitsorganisation der Fahrer.

Infolgedessen leidet das ineffiziente Team, da es möglicherweise mit zu viel Arbeit überlastet wird, und auch die Finanzen des Unternehmens leiden, da der Mangel an effektiven Werkzeugen die termingerechte Ausführung und damit die Gewinnmargen der Aufträge beeinträchtigt. 

Wie unterstützt fireTMS Sie bei der Organisation Ihrer Arbeitspläne?

fireTMS ermöglicht dynamische Planung durch einen kontinuierlich aktualisierten Fahrzeug- und Fahrerplan, der Flottenauslastung und Fahrerverfügbarkeit übersichtlich darstellt. Die Pläne basieren auf Auftragsdaten, wodurch menschliche Fehler weitgehend vermieden werden.

Was beinhaltet die Arbeitsplanung mit fireTMS?

• Die Planung erfolgt in einer zentralen Datenbank, nicht in mehreren Dateiversionen.
• Das System visualisiert Arbeitspläne grafisch und ermöglicht es Ihnen, Überlastungen und Lücken in Ihrem Plan schnell zu erkennen.
• Disponenten und Manager können in Notfällen (z. B. Panne, Verspätung oder Krankheit eines Fahrers) schneller und einfacher Entscheidungen treffen.

Fehler 3. Ineffektive Transportroutenplanung

Ein lukrativer Auftrag garantiert keine Gewinne, wenn die Transportroute nicht gut geplant ist. Ein häufiger Fehler in dieser Phase ist die Planung von Fahrten aus Gewohnheit, beispielsweise durch die Verwendung einer festen Route basierend auf der Ortskenntnis des Fahrers oder einfach durch die Wahl der kürzesten Route auf der Karte. Diese Vorgehensweise birgt zusätzliche Kosten für das Unternehmen, beispielsweise hohe Mautgebühren, und führt zu längeren Fahrzeiten oder der Notwendigkeit, kurzfristig Umwege zu finden, etwa aufgrund von Lkw-Einfahrtsverboten. 

Warum kann ineffiziente Routenplanung so kostspielig sein?

Ineffiziente Routenplanung kann folgende Konsequenzen haben:

• höhere Kraftstoffkosten,
• Nichtberücksichtigung von Mautgebühren in der Kalkulation,
• erhöhte Leerfahrten,
• unnötige Umwege und Verzögerungen.

Schlimmer noch: Die genannten Kosten werden erst nach der Rückkehr des Fahrzeugs zum Depot sichtbar, was die Marge des Transportunternehmens schmälert und dessen Liquidität beeinträchtigt. 

Wie unterstützt fireTMS die Routenplanung?

fireTMS unterstützt die Routenplanung durch Kartenlösungen, die speziell für den Schwerlastverkehr entwickelt wurden (im Gegensatz zu gängigen Kartendiensten für Pkw wie Google Maps). Die Karten von fireTMS ermöglichen die Auswahl mehrerer Transportoptionen basierend auf der kürzesten Strecke, den niedrigsten Kosten oder der besten Fahrzeit sowie die Vermeidung von Mautstraßen. Darüber hinaus ermöglichen sie vorläufige Kostenkalkulationen und damit die Abschätzung von Margen für einen bestimmten Auftrag. Zusätzlich erlauben die kostenpflichtigen Here-Karten eine weitere Routenoptimierung, beispielsweise durch den Ausschluss von Fähren und Ländern mit hohen Mautgebühren sowie die Berücksichtigung von Zeit- und Tonnagebeschränkungen.

Was ist bei der Routenplanung in fireTMS zu beachten?

• Die vorteilhafteste Routenvariante definieren und anschließend aus den Optionen schnellste, kürzeste oder günstigste auswählen.
• Mautgebühren in die Berechnung einbeziehen.
• Die Route an die Fahrzeugparameter anpassen, um Überraschungen wie Einfahrtsverbote für Lkw zu vermeiden.

Fehler 4. Fehlende Routenüberwachung

Die Planung kosteneffizienter Routen ist nur die halbe Miete. Vieles hängt von der Umsetzung der Pläne und den tatsächlichen Frachttransportkosten ab. Ohne effektive Überwachungstools erfahren Unternehmen oft erst von Problemen, die unterwegs auftreten, wenn es zu Verzögerungen kommt. Dadurch können sie nicht effektiv auf Abweichungen vom Plan reagieren und angemessene Entscheidungen treffen.

Warum verursacht das Fehlen von Transportüberwachungstools so hohe Kosten?

Die fehlende kontinuierliche Überwachung der Auftragsabwicklung führt zu ineffektiver Kommunikation mit Fahrern und Kunden, und die Transportkosten können außer Kontrolle geraten. 

Welche Folgen hat eine fehlende Auftragsüberwachung?

• Mehr Anrufe bei Fahrern und manuelle Aktualisierungen des Transportstatus
• Verzögerte Entscheidungen aufgrund von Problemen oder Verzögerungen unterwegs
• Möglicherweise höhere als erwartete Kosten für die Auftragsabwicklung
• Höheres Risiko von Kundenstreitigkeiten und Beschwerden aufgrund verspäteter Auftragsabwicklung
• Geringere Servicequalität aufgrund veralteter Informationen.

In der Praxis ermöglicht die Transportüberwachung eine schnellere Reaktion und bessere Kommunikation mit Kunden.

Wie unterstützt fireTMS die Transportüberwachung?

fireTMS unterstützt die Transportüberwachung mithilfe verschiedener Tools. Die Integration mit zahlreichen GPS-Telematiksystemen ist dabei unerlässlich und ermöglicht die Echtzeitüberwachung des Auftragsabwicklungsstatus. Die fireTMS Driver App für Fahrer sorgt zudem für eine effizientere Kommunikation und ermöglicht dem Disponenten die schnelle Kontaktaufnahme mit dem Fahrer. Darüber hinaus bietet fireTMS die Funktion Tatsächliche Routen, die den Disponenten benachrichtigt, sobald ein Fahrer einen festgelegten Transportkorridor verlässt. Dies reduziert die Transportkosten und informiert den Disponenten umgehend über etwaige Probleme entlang der Route. Die Kundenkommunikation lässt sich schließlich über das Kundenportal optimieren, wo Kunden unter anderem den Auftragsabwicklungsstatus einsehen und auftragsbezogene Dokumente herunterladen können. 

Welche Vorteile bieten die in fireTMS enthaltenen Lösungen Transportunternehmen?

• Das Team kennt die aktuelle Situation, ohne Daten manuell erfassen zu müssen.
• Einfachere Kommunikation des Auftragsstatus an die Kunden.
• Bessere Kontrolle von Lieferzeiten und -kosten, insbesondere bei gleichzeitigem Transport mehrerer Ladungen.

Fehler 5. Fehlende Unternehmensberichte

Der letzte Fehler, den wir beschreiben, ist das Fehlen effektiver Berichte innerhalb eines Unternehmens. Die Folgen dieses Fehlers sind nicht sofort erkennbar und können sich bei kleineren Transportunternehmen erst nach Jahren zeigen. Das Unternehmen ist in Betrieb, Aufträge gehen ständig ein, doch Entscheidungen werden intuitiv getroffen. Ohne Berichte lassen sich einfache Fragen wie die nach den margenstärksten Kunden, den umsatzstärksten Fahrzeugen oder dem Tagesumsatz in einem bestimmten Zeitraum nur schwer beantworten. Entscheidungen ohne diese Daten können daher zu gravierenden organisatorischen und finanziellen Problemen führen.

Warum ist das Fehlen von Berichten riskant?

Wenn ein Unternehmen ohne Berichte arbeitet oder Berichte manuell auf Basis veralteter Daten erstellt werden, entstehen typischerweise folgende Probleme:

• Entscheidungsfindung auf Basis veralteter Daten,
• Fehler bei der Datenerfassung, da die Berichte auf mehreren Quellen beruhen,
• Chaos aufgrund fehlender konsistenter Unternehmenskennzahlen, wie z. B. Kundenmargen,
• Schwierigkeiten bei der laufenden Rentabilitäts- und Kostenkontrolle.

Dieser Ansatz führt häufig zur Ausführung weniger rentabler Aufträge, die nur theoretisch hohe Gewinne versprechen, oder zu verzögerten Personal- und Investitionsentscheidungen.

Wie kann fireTMS hier Abhilfe schaffen?

fireTMS ermöglicht die Arbeit mit automatisch generierten Berichten für Transport und Spedition, die in Echtzeit anhand der im System gespeicherten Daten aktualisiert werden. Dies erlaubt eine schnelle Analyse der Unternehmenssituation und die Entscheidungsfindung auf Basis messbarer Kriterien.

Beispiele für Fragen, die fireTMS-Berichte beantworten:

• Welche Aufträge waren im letzten Monat am profitabelsten?
• Welche Fahrzeuge erzielten den höchsten Umsatz und die niedrigsten Kosten?
• Wie verteilt sich der Kraftstoffverbrauch auf die einzelnen Fahrzeuge?
• Welche Kunden erzielen die höchsten Margen und welche verursachen die höchsten Kosten?

Zusammenfassung: 5 Fehler in Transportunternehmen – ein gemeinsamer Nenner

Die fünf beschriebenen Fehler in Transportunternehmen haben eines gemeinsam: unstrukturierte Prozesse und fehlende aktuelle Daten an einem zentralen Ort. Informationsstreuung und die manuelle Ausführung von Aufgaben in verschiedenen Programmen erhöhen das Risiko kostspieliger Fehler.

fireTMS beugt diesen Fehlern vor durch:

• automatisierte Auftragnehmerüberwachung,
• Transportplanung mithilfe von Fahrzeug- und Fahrerdisposition,
• effektive Routenplanung und Transportkostenberechnung mit Karten,
• Überwachung der Auftragsabwicklung dank GPS-Telematikintegration,
• kontinuierliche Berichterstattung und die Möglichkeit, Entscheidungen auf Basis aktueller Systeminformationen zu treffen.

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