Ist es Zeit für ein TMS? Wann und wie Sie sich vorbereiten sollten

Noch vor wenigen Jahren galten TMS-Systeme als Werkzeuge für große Transport- und Speditionsunternehmen. Mit dem Wachstum des Transportmarktes, dem zunehmenden Wettbewerb und den steigenden Kundenanforderungen sind TMS auch in kleinen und mittelständischen Transportunternehmen zum Standard geworden. Der Grund dafür ist einfach: Angesichts steigender Auftragsvolumina und Kostendruck ist die manuelle Transportverwaltung nicht mehr effizient. Viele Inhaber von Transportunternehmen fragen sich daher, ob es an der Zeit ist, ein Transportmanagementsystem einzuführen. Die Antwort ist nicht einfach, aber es gibt deutliche Anzeichen dafür, dass die fortgesetzte Nutzung von Excel teurer sein kann als die Implementierung eines TMS.

TMS als Lösung für reale Unternehmensprobleme

Zunächst ist festzuhalten, dass ein TMS kein Zusatzmodul zum bestehenden Arbeitsablauf ist, das lediglich einige problematische Aufgaben löst. Ganz im Gegenteil: Es ist ein Werkzeug, das die gesamte tägliche Arbeit optimiert, insbesondere in Bereichen, in denen das wachsende Geschäftsvolumen zu Problemen wie Fehlern und Verzögerungen führt.

In der Praxis stützt sich ein Arbeitsmodell ohne TMS auf verschiedene Hilfsmittel:

• Tabellenkalkulationen, E-Mails und Papierdokumente als Datenquellen für die Geschäftsprozesse,
• Telefon und E-Mail zur Kommunikation mit Kunden und Fahrern,
• ​zusätzliche Software für die Dokumentenverwaltung, wie Textverarbeitung, Rechnungsstellung und Buchhaltung.

Darüber hinaus basieren einige Prozesse auf dem gesammelten Wissen einzelner Mitarbeiter, was insbesondere dann wichtig ist, wenn ein Mitarbeiter Urlaub nimmt, krankgeschrieben ist oder das Unternehmen verlässt.

Ein TMS ermöglicht hingegen die Erfassung und Verarbeitung aller wichtigen Informationen in einem einzigen Tool sowie die Integration dieses Systems mit spezialisierten Programmen (z. B. Buchhaltung) oder GPS-Telematik. Die größte Veränderung liegt daher nicht in der Technologie, sondern in der Arbeitsweise, die dadurch strukturierter, planbarer und messbarer wird. 

Das erste Anzeichen: Kontrollverlust über das Tagesgeschäft

Einer der häufigsten Gründe für die Einführung eines TMS ist der Verlust des Gesamtüberblicks über die Unternehmenslage.

Welche Symptome können darauf hindeuten?

• Es wird zunehmend schwieriger, den Auftragsstatus schnell zu überprüfen.
• Daten werden in verschiedenen Dateien und Systemen gesammelt.
• Berichte basieren auf unvollständigen, veralteten oder verzögerten Daten.

Diese Situation führt zu schwerwiegenderen Problemen wie Fehlentscheidungen, mangelnder Kostenkontrolle und Schwierigkeiten bei der Reaktion auf Veränderungen.

Die Lösung ist die Datenzentralisierung, also die kontinuierliche Erfassung von Daten an einem zentralen Ort. So lassen sich Auftragsstatus und aktuelle Betriebskosten schnell und effektiv ermitteln und auf Basis automatisch generierter und aktualisierter Berichte fundierte Entscheidungen treffen.

Das zweite Anzeichen: Unternehmenswachstum führt zu Chaos

Die Ausweitung des Geschäftsbetriebs ist zwar ein Zeichen von Erfolg, offenbart aber oft die Schwächen eines Unternehmens und seine begrenzte Belastbarkeit gegenüber steigender Nachfrage.

Eine höhere Anzahl an Bestellungen bedeutet:

• mehr Telefonate und E-Mails,
• ein höheres Fehlerrisiko,
• eine höhere Arbeitsbelastung des Teams,
• weniger Zeit für andere Aufgaben als die Auftragsbearbeitung.

Irgendwann steht ein Unternehmen vor dem Dilemma, ob es mehr Kunden bedienen und dafür zusätzliches Personal einstellen soll. Da die Nachfrage in der Branche saisonabhängig ist, kann es in schwachen Zeiten passieren, dass diese zusätzlichen Mitarbeiter nur Kosten verursachen. 

Die Lösung liegt in der Effizienzsteigerung durch ein TMS, das dieses Verhältnis verändert. Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie Auftragsimport, Routenplanung und Transportüberwachung ermöglicht es, den Betrieb zu skalieren und gleichzeitig eine hohe Effizienz zu erhalten.

Das dritte Anzeichen: Fehlendes Wissen über Auftragsmargen

Dies ist eines der am meisten unterschätzten Probleme in der Transportbranche. Es beruht auf der Annahme, dass, da die Auftragsbearbeitung Gewinne generiert, keine weitere Analyse erforderlich ist. Es kann jedoch ein Zeitpunkt kommen, an dem die Aufträge mehr Kosten als Einnahmen verursachen und das Unternehmen unrentabel wird.

Was könnte die Ursache für dieses Problem sein?

• Einige Aufträge sind unrentabel
• Einige Kunden verursachen Verluste
• Die Kosten der Auftragsabwicklung werden unterschätzt

Ohne ein TMS ist eine präzise Rentabilitätsanalyse zeitaufwändig und fehleranfällig. Das System erfasst jedoch automatisch Kosten- und Erlösdaten aus Rechnungen. Diese Daten werden zu einem aussagekräftigen Bericht verarbeitet und ermöglichen so eine Rentabilitätsanalyse der Aufträge. Dadurch können Sie bestimmte Auftragsarten eliminieren oder Daten verlustbringender Kunden bearbeiten und stattdessen margenstärkere Aufträge – basierend auf verlässlichen Auftragsdaten – gewinnen.

Warum Unternehmen die Einführung eines TMS verzögern

Trotz deutlicher Signale aus Unternehmen wird die Entscheidung für die Einführung eines TMS oft hinausgezögert. Die Gründe dafür sind meist ähnlich.

Erstens besteht die Befürchtung, die Implementierung sei komplex und zeitaufwendig. Tatsächlich sind cloudbasierte Transportmanagementsysteme wie fireTMS jedoch so konzipiert, dass sie sehr schnell nach der Kaufentscheidung einsatzbereit sind.

Zweitens wird die Reaktion der Mitarbeiter befürchtet. Der Wechsel der Tools bedeutet eine Änderung der Gewohnheiten, was naturgemäß Widerstand hervorruft. In den meisten Fällen schätzen die Mitarbeiter jedoch schnell den vereinfachten Workflow, insbesondere wenn das System repetitive und zeitaufwändige manuelle Aufgaben (wie Auftragsimport oder Routenplanung) eliminiert.

Drittens sind da die Kosten für Anschaffung und Implementierung. Es lohnt sich jedoch, eine solche Investition im Hinblick auf die Verluste zu betrachten, die durch das Fehlen eines Systems entstehen: wiederkehrende menschliche Fehler, geringe Effizienz, die die Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigt, und Auftragsverluste.

Wie bereitet man sich auf die Implementierung eines Transportmanagementsystems vor?

Der Erfolg einer TMS-Implementierung hängt nicht nur von der Wahl des Systems ab, sondern vor allem von der richtigen Organisation des Prozesses.

Der erste Schritt sollte eine Analyse der aktuellen Prozesse sein. Dabei geht es nicht um die Erstellung komplexer Diagramme, sondern vielmehr darum zu verstehen, wie die Arbeit im Unternehmen tatsächlich abläuft und wo Verzögerungen, Fehler und zeitaufwändige Aufgaben am häufigsten auftreten.

Der zweite Schritt besteht darin, das Ziel zu definieren. Die Implementierung aus Imagegründen führt selten zu den erwarteten Ergebnissen. Daher sollten klar definierte Ziele festgelegt werden, wie beispielsweise die Reduzierung der Auftragsbearbeitungszeit, die Steigerung der Anzahl bearbeiteter Aufträge oder des Transportvolumens oder die Verbesserung der Rentabilität. Dies ermöglicht die regelmäßige Messung des tatsächlichen Nutzens der Systemimplementierung.

Das dritte Element ist die Einbindung der Mitarbeiter. Ihre Beteiligung am Test- und Auswahlprozess erhöht die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Einführung, der Nutzung aller Funktionen und des Erreichens der gesteckten Ziele erheblich.

Implementierung in der Praxis: schneller als gedacht

Moderne Cloud-Systeme wie fireTMS ermöglichen eine deutlich schnellere Implementierung als die mehrmonatigen IT-Projekte, die in großen Transport- und Logistikunternehmen üblicherweise anfallen.

Der Implementierungsprozess sieht typischerweise wie folgt aus:

• Systemtests,
• Kaufentscheidung,
• Einrichtung des Benutzerkontos und grundlegende Konfiguration,
• Mitarbeiterschulung,
• Dateneingabe (z. B. von Kunden, Fahrzeugen, Fahrern und Bestellungen),
• Inbetriebnahme des TMS-Systems.

Wichtig ist, dass der laufende Betrieb während dieses Prozesses nicht beeinträchtigt wird, da ein solches System schrittweise implementiert und die Verwaltung nach und nach auf das TMS umgestellt werden kann.

Was ändert sich nach der Implementierung eines TMS?

Vor allem erhält der Unternehmensinhaber bzw. die Geschäftsleitung einen umfassenden Überblick über die Unternehmensdaten. Die Mitarbeiter wiederum sparen Zeit bei mühsamen und zeitaufwändigen Aufgaben wie der Auftragserfassung oder der Zahlungsüberwachung.

Dies verändert Management und Arbeitsalltag grundlegend:

• Es ist klar, welche Aufträge profitabel sind und welche vermieden werden sollten.
• Die Arbeitsplanung wird einfacher.
• Die Mitarbeiter erledigen ihre Aufgaben effizienter.
• Probleme können schneller behoben werden.
• Informationschaos gehört der Vergangenheit an.

Zudem sind Skaleneffekte zu berücksichtigen, da das Unternehmen mehr Aufträge bearbeiten kann, ohne die Mitarbeiterzahl proportional zu erhöhen.

Zusammenfassung: Ist es Zeit für ein TMS?

Ein TMS entwickelt sich zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Transport- und Speditionsunternehmen. Es ermöglicht Ihnen nicht nur die Optimierung einzelner Bereiche, sondern auch die grundlegende Transformation Ihres Transportmanagements. Dieser Ansatz legt Wert auf umfassende und aktuelle Geschäftsdaten sowie die Fähigkeit, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, die Inhaber oder Führungskräfte jedoch an Grenzen in der Arbeitsorganisation und Chaos in der Auftragsabwicklung stoßen, der schnelle Datenzugriff zum Problem wird und es schwierig ist, die profitabelsten Bereiche zu identifizieren, ist es wahrscheinlich an der Zeit für die Einführung eines Transportmanagementsystems.

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