Czytnik kart kierowcy – jak działa i dlaczego jest potrzebny?

Czytnik kart kierowcy to kluczowy element systemu monitorowania przewozów, który gwarantuje rzetelne rozliczenie czasu pracy i respektowanie przepisów dotyczących bezpieczeństwa transportu. W artykule przybliżymy działanie tych urządzeń, przedstawimy najważniejsze modele oraz wyjaśnimy, jak dzięki nim usprawnić zarządzanie flotą. Sprawdzisz, które funkcje zdalnego odczytu i analizy danych przynoszą realne oszczędności i jakie konsekwencje niesie brak terminowego pobrania informacji. Dowiedz się, jak wybrać czytnik, który sprosta wymaganiom Twojej firmy.

Co to jest czytnik kart kierowcy i dlaczego jest ważny?

Czytnik kart to urządzenie służące do pobierania danych z karty kierowcy używanej w cyfrowych tachografach. Karta kierowcy zawiera zapis informacji o czasie pracy i odpoczynku, prędkości oraz przebiegu pojazdu. Regularne odczyty tych danych są niezbędne do zapewnienia zgodności z unijnymi oraz krajowymi przepisami dotyczącymi czasu pracy kierowców i bezpieczeństwa transportu drogowego.

Zgodnie z rozporządzeniem Komisji Europejskiej nr 165/2014 dane z karty kierowcy muszą być odczytywane co najmniej raz na 28 dni, a z tachografu cyfrowego – raz na 90 dni, pod groźbą nałożenia kar finansowych przez Inspekcję Transportu Drogowego i inne uprawnione do tego służby.

Podstawowe funkcje i zastosowania czytników kart kierowcy

Prawidłowo działający czytnik kart kierowcy powinien posiadać funkcje, które pomogą szybko i bez problemu odczytać najważniejsze dane zapisane przez tachograf oraz mieć możliwość przesyłania danych bezpośrednio do systemu TMS. W dodatku taki czytnik musi posiadać odpowiednie zabezpieczenia.

Co powinien umożliwiać czytnik kart kierowcy?

• Automatyczne pobieranie danych – urządzenia łączące się bezpośrednio z tachografem lub korzystające z karty kierowcy, pobierają pliki w formacie DDD i przechowują je na lokalnym nośniku lub w chmurze.
• Zdalne odczytywanie – modele wyposażone w moduły GSM/3G/4G umożliwiają pobieranie danych, gdy pojazd znajduje się poza bazą firmy.
• Autoryzacja i rejestracja – do odczytu niektórych typów tachografów (zwłaszcza cyfrowych II generacji) wymagane jest uwierzytelnienie kartą przedsiębiorstwa lub aplikacją mobilną.
• Integracja z oprogramowaniem TMS – pobrane dane trafiają bezpośrednio do systemów zarządzania transportem, np. fireTMS.

Rodzaje czytników kart kierowcy

Na rynku możemy mieć styczność z wieloma rodzajami czytników kart. Można je podzielić wg różnych kryteriów: marki, zakresu działania, specyfikacji itd. W jaki sposób wybrać odpowiedni czytnik? Postaramy się pomóc, prezentując przegląd czytników.

Czytniki dostępne na rynku: przegląd produktów

Na rynku dostępne są różne kategorie czytników, różniące się zakresem funkcji, pojemnością pamięci oraz sposobem komunikacji z innymi urządzeniami:

• stacjonarne czytniki biurowe, TachoReader Combo,
• mobilne moduły do pojazdów, GBox Assist 3.0,
• mini‑czytniki USB, np. Tacho USB,
• rozwiązania Bluetooth®, np. Tachoblue II,
• aplikacje na smartfony Android (czytniki NFC).

Charakterystyka TachoReader Combo i jego wersji Plus

TachoReader Combo to wielofunkcyjne urządzenie, które umożliwia zarówno odczyt karty kierowcy, jak i tachografu cyfrowego.

Podstawowe zalety czytnika TachoReader Combo

• Pojemność: do 20 000 odczytów tachografu i 160 000 wpisów z kart kierowcy.
• Kompatybilność: wszystkie typy tachografów cyfrowych.

Wersja Plus dodatkowo posiada:

• moduł GSM do zdalnego pobierania danych,
• większą baterię, która zapewnia do 48 godzin pracy urządzenia,
• szybsze autoryzacje w tachografach drugiej generacji.

Czytnik TachoReader oraz jego funkcje zdalnej autoryzacji

Standardowe urządzenie TachoReader umożliwia autoryzację kartą przedsiębiorstwa, a jego rozszerzona wersja Plus pozwala na zdalne uwierzytelnianie za pomocą aplikacji mobilnej lub certyfikatów EETS. Dzięki tym rozwiązaniom można zdecydowanie przyspieszyć odczytywanie danych z tachografów nowej generacji.

Podstawowe informacje o TachoReader Basic

TachoReader Basic to niedrogie rozwiązanie biurowe oparte na technologii USB, które umożliwia tylko przewodowy odczyt kart kierowcy. Urządzenie nie ma wbudowanej pamięci ani modułu GSM, jednak wystarcza w zupełności do odczytywania kart zgodnie z określonym w prawie 28‑dniowym terminem.

Szybki transfer danych za pomocą Tacho USB

Tacho USB jest z kolei prostym czytnikiem kart, który podpina się do portu USB. To urządzenie łatwe w użyciu i niewielkie, dzięki czemu zyskał popularność wśród pracowników firm transportowych. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu Tacho USB umożliwia automatyczną wysyłkę plików DDD na adresy mailowe lub serwery FTP.

Tachoblue II i technologia Bluetooth®

Tachoblue II to z kolei rozwiązanie oparte na technologii Bluetooth®, która pozwala połączyć się czytnikowi bezprzewodowo z tachografem i kartą kierowcy, a następnie przesłać pliki do telefonu lub tabletu. Dzięki temu możliwe jest natychmiastowe przekazywanie danych do systemu TMS bez konieczności wyjmowania czytnika z kabiny.

Czytnik Kart Kierowców dla telefonów z Androidem

Ostatnim ze wspominanych przez nas rozwiązań są coraz popularniejsze czytniki NFC, które można podłączyć do portu audio lub portu USB-C w smartfonie – dzięki temu kierowca może samodzielnie zeskanować kartę w kabinie i wysłać pliki do biura za pomocą specjalnej aplikacji.

Organizacje i firmy oferujące czytniki kart kierowcy

Na rynku czytników kart kierowcy działają zarówno wyspecjalizowane firmy technologiczne, jak i dostawcy usług telematycznych, które wychodzą naprzeciw potrzebom firm transportowych, oferując urządzenia do odczytu i archiwizacji danych z tachografów. Wybór dostawcy to nie tylko zakup sprzętu, lecz także dostęp do wsparcia technicznego, szkoleń oraz integracji z istniejącymi systemami TMS czy platformami analitycznymi.

Inelo jako dostawca czytników kart i tachografów

Inelo od lat rozwija portfolio urządzeń i oprogramowania przeznaczonego dla firm transportowych, kładąc silny nacisk na niezawodność i zgodność z europejskimi normami. W ofercie znajdują się czytniki TachoReader (w wersjach Basic, Combo i Combo Plus), bezprzewodowe Tachoblue II oraz kompleksowy system GBox Assist 3.0, umożliwiający automatyczny zdalny odczyt danych z tachografów i kart kierowcy.

Co oferuje Inelo w dziedzinie czytników kart?

• Wsparcie serwisowe i certyfikacja: Inelo dostarcza urządzenia z pełnym pakietem certyfikatów E1/E2, a także oferuje szkolenia dla operatorów i wsparcie techniczne dostępne 24 godziny na dobę.
• Integracja z TachoDrive5: platforma TachoDrive5 pozwala na przetwarzanie plików DDD w chmurze, generowanie raportów i automatyczne powiadomienia o zbliżających się terminach odczytów.
• Skalowalność rozwiązań: dostarczane rozwiązania sprawdzą się zarówno w firmach posiadających kilka pojazdów, jak i w przedsiębiorstwach liczących setki ciężarówek, dzięki modułowej architekturze systemu.

Eurowag – międzynarodowy dostawca rozwiązań dla transportu

Eurowag, czyli pochodząca z Czech międzynarodowa firma zdobył renomę przede wszystkim jako operator usług płatniczych i rozliczeniowych dla firm transportowych, ale jego oferta technologiczna także się rozwija. W ramach pakietu Tachomaster klienci otrzymują nie tylko czytniki kart kierowcy, lecz także dostęp do platformy analitycznej.

Możliwości platformy analitycznej Eurowag

• Automatyczna analiza i raportowanie: po odczytaniu plików DDD dane trafiają bezpośrednio do panelu Eurowag, gdzie generowane są raporty o czasie pracy, statusach kierowców i przekroczeniach.
• Zarządzanie flotą i fakturowanie usług: integracja odczytów kart z usługami płatniczymi (paliwo, winiety, opłaty drogowe) pozwala na kompleksowe zarządzanie kosztami transportu.
• Bezpieczeństwo i zgodność: Eurowag zapewnia szyfrowaną transmisję danych oraz spełnia wymogi RODO, co jest szczególnie ważne w kontekście przechowywania informacji o kierowcach.

Funkcjonalność i innowacje w czytnikach kart kierowcy

Współczesne firmy transportowe oczekują od czytników kart kierowcy nie tylko niezawodności, ale również automatyzacji i szybkości działania oraz zaawansowanych możliwości analizy danych. Producenci wprowadzają coraz to nowsze technologie, dzięki którym odczyt, przetwarzanie i archiwizacja informacji stają się procesem niemal bezobsługowym. Poniżej przedstawiamy kluczowe innowacje, które wyróżniają najpopularniejsze czytniki i systemy na rynku.

Nowoczesność i szybkość TachoReader Combo Plus

Producenci TachoReader Combo Plus wprowadzili rozwiązania, które zapewniają szybkość działania i wygodę gromadzenia danych. Oto niektóre z zastosowanych technologii w tym czytniku kart kierowcy.

• Port USB 3.0 zapewnia przepustowość do 5 Gb/s, co w praktyce skraca transfer plików DDD nawet o połowę względem standardowych portów USB 2.0.
• Pamięć flash NVMe o pojemności pozwalającej na magazynowanie tysięcy odczytów karty i tachografu, przy zachowaniu niskiego zużycia energii.
• Algorytmy kompresji danych zastosowane w oprogramowaniu wewnętrznym redukują rozmiar plików nawet o 40 %, co przyspiesza wysyłkę do systemu chmurowego i zmniejsza koszty transferu.
• Wzmocniona obudowa z aluminium jest odporna na upadki i wstrząsy, co sprawia, że urządzenie idealnie sprawdza się zarówno w biurze, jak i w trudnych warunkach warsztatów czy parkingów.

Analiza danych z kart kierowcy z TachoDrive5 i TachoTerminal PRO 2

Same odczyty to zaledwie pierwszy krok na drodze do skutecznej analizy danych – kluczowe jest przekształcenie plików DDD pobranych dzięki czytnikowi kart w użyteczne wskaźniki i raporty.

Jakiego typu analizy można uzyskać z danych zapisanych na karcie kierowcy?

• Raporty czasu pracy kierowcy generowane automatycznie na podstawie zmierzonych aktywności: prowadzenie, przerwy, dyżury. Pozwalają na wczesne wykrycie naruszeń czasu jazdy.
• Kontrola przekroczeń prędkości z wyodrębnieniem odcinków, gdzie nastąpiło przekroczenie limitu. Narzędzia umożliwiają również wizualizację trasy na mapie.
• Analizy efektywności floty – zestawienia porównawcze pomiędzy kierowcami i pojazdami, wskazujące obszary, w których można zoptymalizować zużycie paliwa czy rozkład zadań.
• Automatyczne generowanie dokumentów (protokoły kontroli, wykazy odczytów) gotowych do druku lub wysłania w formacie PDF, co znacznie przyspiesza przygotowanie dokumentacji na potrzeby audytów i kontroli.

Integracja GBox Assist 3.0 z systemami TMS

GBox Assist 3.0 to zaawansowany terminal montowany w pojeździe, który można zintegrować z systemami TMS, np. fireTMS. W jaki sposób działa to urządzenie i przekazuje dane do systemów do zarządzania transportem i spedycją?

GBox Assist 3.0:

• autonomicznie pobiera dane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego w określonych interwałach (np. co 7 i 28 dni),
• szyfruje i przesyła pliki do chmury za pomocą wbudowanego modemu 4G/LTE, eliminując potrzebę ręcznego skanowania,
• udostępnia API pozwalające na bezpośrednie połączenie z dowolnym systemem TMS lub ERP – dane trafiają natychmiast do modułów rozliczeń, planowania tras czy analiz kosztów,
• monitoruje stan połączenia i informuje o ewentualnych błędach odczytu czy braku łączności, dzięki czemu operator może natychmiast zareagować.

Driver Card Reader dla zawodowych kierowców ciężarówek

Specjalistyczne czytniki kart kierowcy Driver Card Reader to z kolei rozwiązanie, które powstało z myślą o firmach realizujących skomplikowane zlecenia, gdzie sprzęt musi służyć w najtrudniejszych warunkach. 

Jakie funkcje posiadają urządzenia Driver Card Reader?

• Zabezpieczenia antysabotażowe – wykrywanie prób manipulacji kartą czy urządzeniem, zapisywanie wszystkich akcji w pamięci chronionej.
• Odporne etui klasy IP65 gwarantuje pyłoszczelność i wodoodporność, co przedłuża żywotność urządzenia nawet przy pracy w mokrych i zakurzonych środowiskach.
• Ergonomiczny kształt z wbudowanym uchwytem i paskiem na nadgarstek, ułatwia pracę podczas kontroli drogowych.
• Wbudowane wskaźniki LED informujące o statusie odczytu i połączenia z tachografem.

Wymagania prawne i regulacyjne dotyczące czytników kart kierowcy

Czytniki kart kierowcy to urządzenia, których posiadanie jest wymagane przepisami unijnymi i krajowymi. Te regulacje określają także, jakie warunki powinny spełniać wspomniane urządzenia oraz sposób ich wykorzystywania. 

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 165/2014 i jego implikacje

Rozporządzenie unijne z 18 lutego 2024 roku precyzuje techniczne i proceduralne wymogi dotyczące cyfrowych tachografów oraz kart kierowcy, stanowiąc uzupełnienie do rozporządzenia (WE) nr 561/2006. 

Co obejmują kluczowe zapisy?

1. Minimalne funkcje tachografów i kart kierowcy
   • Tachografy muszą rejestrować prędkość, przebieg kilometrowy pojazdu, aktywności kierowcy (jazda, przerwa, dyżur) oraz informacje o błędach i zdarzeniach specjalnych (np. przekroczenia prędkości).
   • Karta kierowcy zawiera dane identyfikacyjne (numer karty, imię i nazwisko kierowcy, numer zezwolenia), a także cyfrowe klucze autoryzacyjne, które pozwalają na bezpieczne odczyty i zapobiegają nieuprawnionej modyfikacji plików.
2. Terminy odczytu i archiwizacji danych
   • Kierowca musi pobierać dane z własnej karty maksymalnie co 28 dni, a  pracodawca powinien ściągnąć dane z tachografu maszynowego (dane masowe) co 90 dni.
   • Pliki DDD (Driver Data Download) oraz dane z tachografu należy przechowywać przez co najmniej 12 miesięcy (karty) i 6 miesięcy (maszyna), a w przypadku kontroli – udostępnić je odpowiednim służbom.
3. Wymogi dotyczące autoryzacji i zabezpieczeń urządzeń do odczytu
   • Urządzenia odczytujące muszą spełniać normy bezpieczeństwa określone w załącznikach I–III rozporządzenia, m.in. posiadać moduły uwierzytelniania (M1/M2) i certyfikat E1 nadawany przez państwo członkowskie.
   • Każdy odczyt chroniony jest kluczem prywatnym karty kierowcy lub firmy, co gwarantuje integralność plików i uniemożliwia wprowadzenie fałszywych danych.
4. Idea połączonych systemów
   • Zgodnie z dyrektywą 2014/47/UE, tachografy muszą być kompatybilne z przyszłymi systemami monitoringu e‑Call oraz inteligentnych systemów transportowych (ITS), co otwiera drogę do kolejnych unijnych inicjatyw cyfryzacji.

Rola Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) w regulacjach transportowych

Trybunał Sprawiedliwości UE pełni istotną funkcję w jednoznacznej interpretacji przepisów dotyczących tachografów i kart kierowcy. Wyroki TSUE nie tylko rozstrzygają spory między przewoźnikami a organami kontrolnymi, lecz także wskazują, w jaki sposób stosować prawo w praktyce.

Przykłady orzeczeń TSUE w zakresie regulacji transportowych

• Sprawa C‑96/19 (VO przeciwko Bezirkshauptmannschaft Tulln) dotyczyła sytuacji, w której karta kierowcy nie zawierała zapisów dni pracy za okres, który był przedmiotem kontroli służb w Austrii. TSUE uznał, że czynnikami łagodzącymi mogą być dołączone zaświadczenia od pracodawcy, lecz nie zwalnia to kierowcy z podstawowego obowiązku okresowego odczytu karty co 28 dni. Brak odczytu w wymaganym terminie stanowi naruszenie prawa i może prowadzić do nałożenia kar pieniężnych czy postępowania w sprawie unieważnienia świadectwa kierowcy.
• Sprawa C‑317/12 wyjaśniła, że określone wyjątki od obowiązku używania tachografu są interpretowane ściśle, co podkreśla wymóg montowania i korzystania z urządzeń rejestrujących w trasie.

Praktyczne aspekty użytkowania czytników kart kierowcy

W codziennej eksploatacji czytnik kart kierowcy jest kluczowym narzędziem, które umożliwia zachowanie zgodności z przepisami w firmie transportowej. To również realne wsparcie dla działów kontrolingu, HR oraz logistyki, pozwalające uniknąć błędów manualnych, zautomatyzować raportowanie i błyskawicznie reagować na sygnały ostrzegawcze płynące z danych tachografu. Inny przykładem są czytniki kart używane przez funkcjonariuszy służb kontrolujących transport drogowy.

Zastosowanie czytników przez Inspekcję Transportu Drogowego i inne służby

Inspektorzy Inspekcji Transportu Drogowego, funkcjonariusze Policji oraz urzędnicy Inspekcji Celnej korzystają z czytników kart kierowcy podczas kontroli drogowych. W tym przypadku mamy do czynienia zazwyczaj z modelami mobilnymi, zasilanymi akumulatorem lub akumulatorem pojazdu, które są wyposażone w szybkie moduły łączności, pozwalające na szybkie odczytanie i analizę danych.

Znaczenie regularnego odczytu i archiwizacji danych

Firmy transportowe zobowiązane są nie tylko do terminowego odczytu, ale także do przechowywania danych przez co najmniej 12 miesięcy (w przypadku karty kierowcy) i 6 miesięcy (dotyczy tachografu) zgodnie z polską ustawą o czasie pracy kierowców. Niewykonanie tego obowiązku może zostać uznane za wykroczenie i skutkować nałożeniem kar.

Konsekwencje finansowe za nieprzestrzeganie obowiązków odczytu danych

Niedopełnienie obowiązku cyklicznego odczytu i prawidłowego przechowywania plików DDD to też konkretne koszty, które mogą obciążyć budżet firmy i w skrajnych sytuacjach zagrozić prowadzonej działalności.

Jakie kary mogą spotkać firmy nieprzestrzegające zapisów o kartach kierowcy?

• Mandat ITD do 1 500 PLN
  Inspektor podczas kontroli drogowej może nałożyć grzywnę na miejscu, gdy stwierdzi brak aktualnych odczytów z karty kierowcy lub tachografu. 
• Kara administracyjna do 30 000 PLN
  W postępowaniu wyjaśniającym organ ITD lub urząd marszałkowski może zdecydować o nałożeniu wyższej kary. Jej wartość jest uzależniona od skali i charakteru naruszeń, np. długotrwały brak archiwizacji danych czy manipulacje w plikach.
• Utrata lub zawieszenie licencji transportowej
  W skrajnych sytuacjach, gdy uchybienia są poważne lub powtarzają się pomimo wezwań do usunięcia nieprawidłowości, organ kontrolny może wszcząć postępowanie o cofnięcie decyzji zezwalającej na transport drogowy. Dla firmy oznacza to konieczność wstrzymania działalności lub przejściowe jej zawieszenie.

Szukasz sposobów na ulepszenie zarządzania transportem i spedycją w Twojej firmie? Załóż darmowe konto i rozpocznij 14-dniowe bezpłatne testy fireTMS, czyli kompleksowego systemu do zarządzania transportem i spedycją.