Jakie są klucze do sukcesu w spedycji krajowej?

Spedycja krajowa zajmuje się organizacją przewozu ładunków z jednego punktu do drugiego na obszarze danego państwa. Połączenia lokalne nie zakładają nawiązania współpracy z zagranicznymi agencjami. Spedycja krajowa ma mniej podwykonawców niż międzynarodowa, jednak taka forma spedycji może przynieść wiele korzyści nie tylko dla firmy transportowej, ale także dla rodzimej gospodarki. Jak zorganizować spedycję krajową? Zapraszamy do lektury.

Co stanowi fundament efektywnej spedycji krajowej?

Spedycja krajowa jest podstawowym elementem procesu zarządzania łańcuchami dostaw. Skupia się na efektywnym i równocześnie bezpiecznym przemieszczaniu towarów od punktu ich powstania/przechowywania do miejsca przeznaczenia.

Fundamentem efektywnej spedycji jest właściwa organizacja przewozu ładunków, na którą składa się:

• planowanie, 
• koordynacja, 
• monitorowanie procesu transportowego.

Podejmowane działania muszą odbywać się w sposób optymalny, kompleksowy i odpowiadający indywidualnym potrzebom klientów. Na sukces składa się nie tylko przewóz ładunku, dochodzi do tego także zaplanowanie dokumentacji transportowej, organizacja załadunku i rozładunku, a także składowanie towarów. Istotne znaczenie odgrywa obsługa kwestii związanych z ubezpieczeniami, a także procedurami celnymi, negocjacje z dostawcami i innymi podmiotami zaangażowanymi w realizację procesu.

Jeżeli wszystkie działania i procesy przebiegają sprawnie, spedycja krajowa drobnicowa i wielkogabarytowa jest efektywna i konkurencyjna na rynku. Dobrze zaplanowana krajowa spedycja towarów pozwala także na redukcję kosztów operacyjnych oraz skrócenie czasu dostaw.

Jakie są pierwsze kroki w zakładaniu firmy spedycyjnej na rynku krajowym?

Sprawdź, jak założyć firmę spedycyjną krok po kroku:

• opracowanie biznesplanu – poza działaniami ściśle wynikającymi z przepisów prawa, warto zacząć od przygotowania analizy wraz z weryfikacją szans i zagrożeń występujących w branży TSL, 
• złożenie wniosku do CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) lub KRS (Krajowy Rejestr Sądowy):

• wniosek w CEIDG służy do rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej i spółki cywilnej, 
• wniosek KRS służy do rejestracji spółki komandytowo-akcyjnej, spółki z o.o. oraz spółki akcyjnej – za wniosek trzeba uregulować opłatę, 

• uregulowanie opłaty za rejestrację w KRS, 
• zgłoszenie firmy spedycyjnej jako płatnika podatku VAT (obowiązkowe) – służy do tego formularz VAT-R,
• zgłoszenie do ZUS-u przy pomocy formularza ZUS ZUA albo ZUS ZZA, 
• nabycie ubezpieczenia OCS – firma spedycyjna jest zobligowana do uzyskania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej spedytora, czyli w skrócie OCS, 
• w celu założenia i prowadzenia firmy spedycyjnej konieczne jest uzyskanie licencji, którą poprzedza otrzymanie certyfikatu kompetencji zawodowych, 
• założenie rachunku firmowego.

W celu założenia firmy, trzeba dopełnić wielu formalności, aczkolwiek polska spedycja krajowa od lat rozwija się intensywnie. Już po rozpoczęciu pracy, warto korzystać ze wsparcia księgowego i nabyć zaawansowany program do zarządzania transportem, jak chociażby fireTMS.

Jakie znaczenie ma wybór przewoźników w spedycji krajowej?

Przewoźnik i spedytor ściśle ze sobą współpracują, mimo iż każdy z nich ma przypisane inne zadania i spełnia odmienną funkcję. Firma spedycyjna nie istnieje bez podmiotów zajmujących się transportem ładunków. Podstawowym zadaniem przewoźnika jest przemieszczenie towarów z punktu A do punktu B z dbałością o bezpieczeństwo i w wyznaczonym terminie. Oznacza to działania podejmowane w celu spełnienia warunków wyznaczonych w umowie transportowej.

Aby wybrać dobrego przewoźnika, warto zwrócić uwagę na jego doświadczenie oraz opinie o nim. Jeżeli przewoźnik ogłasza swoje usługi na giełdzie transportowej, musi przejść weryfikację, co oznacza, że jest sprawdzony i rzetelny, a co za tym idzie – skorzystanie z jego usług jest bezpieczne. Krajowa spedycja towarów i praca przewoźników jest ściśle powiązana, stąd warto dbać o wypracowanie korzystnych warunków współpracy.

Wśród podstawowych obowiązków spedytora można wymienić:

• transport i dostawa – fizyczne dostarczenie ładunków, zgodnie z warunkami umowy transportowej, 
• zarządzanie flotą – zachowanie pojazdów w dobrym stanie technicznym, podejmowanie działań zapobiegawczych i wykonywanie regularnych przeglądów, 
• przestrzeganie przepisów – gwarancja zgodności z lokalnymi, krajowymi oraz międzynarodowymi przepisami transportowymi, wliczając do tego regulacje związane z czasem pracy kierowców, przewozem materiałów niebezpiecznych i innych wymagań, 
• zarządzanie ładunkiem – bezpieczny załadunek oraz rozładunek towarów i zabezpieczenie podczas transportu, co pozwala ograniczyć ryzyko uszkodzeń, 
• monitorowanie – śledzenie przesyłek podczas transportu oraz przekazanie aktualnych informacji o statusie dostawy klientów lub spedytorów.

Jak ustalać stawki w spedycji krajowej, by być konkurencyjnym i rentowym?

Podczas wyznaczania stawek za świadczenie usług, spedycja krajowa uwzględnia wiele czynników, które wynikają chociażby z intensywnie zmieniającej się sytuacji gospodarczej w Polsce. Aby wyznaczyć adekwatne stawki i zadbać przy tym o dobrą pozycję na rynku, warto przede wszystkim zweryfikować koszty ponoszone podczas wykonywania zleceń krajowych. W praktyce oznacza to weryfikację ceny paliwa za litr w stosunku do średniego spalania przez używane pojazdy. Należy uwzględnić także koszty ubezpieczeń, do których zaliczamy OC, AC i ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przewoźnika w przeliczeniu na wszystkie dostępne pojazdy i roczne koszty wybranych czynności, do których można zaliczyć konieczność wykonania serwisu, przeglądów floty, wymianę opon, zużycie materiałów, obowiązek opłacenia podatków, połączenia telefoniczne i koszty ponoszone na parking. Podczas wyznaczania stawek za spedycję krajową nie należy zapominać także o opłatach ponoszonych na obsługę księgową i prawną przedsiębiorstwa. W ustalaniu stawek należy uwzględnić także wynagrodzenie kierowców.

Wymienione wydatki trzeba zsumować, a następnie porównać do liczby kilometrów, które każdego roku są pokonywane przez kierowców. Do stawek trzeba dodać także zysk, czyli marżę. Jeżeli stawka jest zbyt niska, ma to niekorzystny wpływ na rentowność zleceń i przyczynia się do zmniejszenia osiąganych dochodów. Gdy stawka jest zbyt wysoka, jest to równoznaczne z pogorszeniem konkurencyjności firmy. Spedycja krajowa na busa, wywrotki i inne pojazdy jest istotna dla całej branży TSL, dlatego tak ważne jest wyznaczenie właściwych stawek.

Jakie czynniki wpływają na kształtowanie stawek w spedycji krajowej?

Dodatkowe czynniki, które mają wpływ na stawki transportowe:

• BAF (Bunker Adjustment Factor) – korekta paliwowa, dzięki której możliwe jest automatyczne modyfikowanie stawki transportowej; wskaźnik rośnie albo maleje po uwzględnieniu cen paliw,
• CAF (Currency Adjustment Factor) – korekta walutowa, która pozwala ograniczyć ryzyko strat wynikających z wahania kursów walut, 
• opłaty drogowe – opłaty drogowe powinny być uwzględniane w stawkach, jakie są wyznaczone dla transportu krajowego; opłaty trzeba uregulować za przejazd na wybranych odcinkach dróg krajowych i ekspresowych, a także autostrad pojazdów o DMC przekraczającym 3,5 tony,
• rodzaj trasy – ma wpływ na średnie spalanie paliwa na danym odcinku; przejazd po nizinach jest tańszy niż trasa odbywająca się na obszarach górskich.

W jaki sposób różnorodność floty wpływa na sukces w spedycji krajowej?

Przewoźnicy zajmują się transportem różnorodnych materiałów, dlatego spedycja krajowa powinna wyjść naprzeciw potrzebom i dążyć do zaspokojenia potrzeb jak największej ilości zleceniodawców. Im więcej różnorodnych pojazdów, tym większa szansa na realizację dodatkowych zleceń, a przez to również poprawę sytuacji finansowej firmy. Warto korzystać ze zróżnicowanych pojazdów i kontenerów. 

Dobór odpowiednich pojazdów i kontenerów pozwala zagwarantować bezpieczny przewóz towarów oraz ich dopasowanie do potrzeb i preferencji klienta.

Wśród dostępnych kontenerów można wymienić:

• cysterny – zbiorniki zamontowane na ramie standardowego kontenera i dedykowane do przewożenia materiałów ciekłych o różnym charakterze, 
• kontenery uniwersalne – dedykowane do transportu ładunków drobnicowych albo ciężkich materiałów, których nie należy przewozić w dużych ilościach, 
• kontenery Open Top – nie mają dachu, jednakże na górze umieszczane są specjalne plandeki; służą głównie do przewozu towarów, których nie można załadować drzwiami, 
• kontenery Flat Rack – nie mają dłuższych boków oraz dachu, są dedykowane do przewozu ciężkiego sprzętu i przesyłek, których nie można umieścić w uniwersalnym kontenerze, 
• kontenery platformy – nie mają ścian; są dedykowane do wielogabarytowych przesyłek, 

reefery – kontenery chłodnicze, które posiadają także funkcję grzewczą (przedział temperatury od -65°C do +40°C.

Różnorodna flota pozwala na realizację dodatkowych, lepiej płatnych zleceń, pozwala uniknąć pustych przestojów i dobrze wpływa na ogólną sytuację firmy. Spedycja krajowa do 3,5 t oraz ponad 3,5 t jest istotna z punktu widzenia każdej firmy transportowej.

Jak budować zaufanie i lojalność klientów w branży spedycyjnej?

Zaufanie i lojalność to ważne cechy, jakie ma spedycja krajowa. Współpraca na dobrych warunkach przekłada się na większą ilość zleceń przy sporej konkurencji. Warto mieć na uwadze, że stali zleceniodawcy są na wagę złota. Jeżeli klient znajdzie firmę spedycyjną, którą może obdarzyć zaufaniem, nie będzie raczej szukał innej, gdyż ryzyko oszustwa jest wysokie.

Dla wielu klientów wyznacznikiem zaufania jest doświadczenie, dlatego czasem na znalezienie najbardziej opłacalnych zleceniodawców, trzeba uzbroić się w cierpliwość. Spedytorzy, którzy dopiero zaczynają działać w branży TSL są często postrzegani jako niedoświadczeni oraz podmioty, które oferują słabą jakość usług. Problemem może być także brak pozytywnych opinii, dzięki czemu trudniej o znalezienie zleceń – tylko upływ czasu, ale i skrupulatne dążenie do celu pomoże osiągnąć sukces.

Aby zdobyć zaufanie i lojalność, warto mieć na uwadze, że jakość może być zapamiętana na dłużej niż korzystna cena. Wysoka jakość przyczynia się do rekomendacji, a także możliwości udostępnienia pozytywnych ocen i opinii potencjalnym klientom. Jednak, aby je uzyskać trzeba ciężko pracować, nie poddawać się w chwilach zwątpienia i świadczyć najlepsze z możliwych usług. Takie postępowanie jest bardzo doceniane w branży TSL. Należy mieć świadomość, że tania spedycja krajowa nie zawsze oznacza najlepsze rozwiązanie. Optymalnym rozwiązaniem jest znalezienie opcji korzystnej finansowo, aczkolwiek rzetelnej i zaangażowanej.

Jakie nowoczesne narzędzia i technologie są obecnie wykorzystywane w spedycji krajowej?

Dobra spedycja krajowa korzysta z dostępnych narzędzi i nowoczesnej technologii. W pierwszej kolejności mowa o stosowaniu zaawansowanych systemów do obsługi zleceń i zarządzania transportem, jak fireTMS. Dobrze dobrane oprogramowanie przyczynia się do automatyzacji procesu obsługi zleceń transportowych, zgromadzenia wszystkich wymaganych danych i ważnych informacji w jednym miejscu, możliwość reagowania na zmienne sytuacje na trasie, kontakt z kierowcą i wiele dodatkowych udogodnień i możliwości. System TMS łączy w sobie wiele funkcji, które są przydatne dla każdej firmy transportowej. Najlepsza spedycja krajowa to ważny element sprawnego transportu, dlatego warto się na tym skupiać.

Spedycja krajowa i międzynarodowa odgrywają istotną rolę w branży TSL, gdyż przyczynia się do optymalizacji zleceń, sprawnej organizacji transportu ładunków, a do tego pozwala zredukować ilość problemów i unikać pustych przebiegów. Spedycja krajowa ma  ważne znaczenie dla rodzimej gospodarki.