W świecie transportu każda minuta spędzona na ręcznym przepisywaniu danych ze zleceń to czas, którego brakuje na planowanie, kontakt z klientami czy szukanie nowych ładunków. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm szuka sposobów na automatyzację biurowych procesów. Dwa rozwiązania pojawiają się tu najczęściej: klasyczne rozwiązania OCR (Optical Character Recognition) oraz narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, które potrafią wczytywać ładunki do systemu w kilka sekund, takie jak asystent AI w fireTMS. Które z nich lepiej sprawdza się w praktyce? Przyjrzyjmy się bliżej obu rozwiązaniom.
OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków, to technologia, która od lat pomaga przetwarzać papierowe dokumenty na dane cyfrowe. W branży transportowej wykorzystuje się ją do odczytywania informacji z takich dokumentów jak listy przewozowe (CMR), potwierdzenia dostawy (PoD), faktury czy dokumenty celne. Nowoczesne systemy OCR, często określane dziś jako IDP (Intelligent Document Processing), wspierane są przez sztuczną inteligencję, co sprawia, że nie tylko czytają tekst, ale też potrafią rozpoznać jego kontekst.
Dzięki temu proces, który kiedyś wymagał ręcznego wprowadzania danych, staje się w dużej mierze automatyczny. Wystarczy zeskanować dokument, a system sam rozpozna dane nadawcy, odbiorcy, daty, numery zleceń, wagę i inne kluczowe informacje.To ogromna pomoc w wielkich organizacjach, które przetwarzają tysiące dokumentów miesięcznie. Jednak wdrożenie OCR-a w pełnej skali często wymaga integracji, konfiguracji i dopasowania do istniejących procesów. Dla zdecydowanej większości firm transportowych i spedycyjnych może to oznaczać dłuższy czas wdrożenia i większe koszty na start.
Zupełnie inne podejście stoi za prostszymi narzędziami opartymi na sztucznej inteligencji. Jednym z nich jest asystent AI w systemie do zarządzania transportem i spedycją fireTMS, dostępny w pakiecie Enterprise. To rozwiązanie, które działa bezpośrednio w systemie i nie wymaga dodatkowych integracji, serwerów ani zastosowania zewnętrznych narzędzi. Zadania takich rozwiązań są prostsze, np. asystent AI w fireTMS ma za zadanie przyspieszyć wprowadzanie do systemu zleceń, linijek z plików z danymi oraz faktur, a także analizować warunki i ryzyka zleceń.
Jak asystent AI działa w praktyce i w jaki sposób może konkurować z OCR-em? Po wgraniu dokumentu – może to być plik PDF, JPG, PNG, TIFF, GIF, DOCX, TXT lub ODT – narzędzie automatycznie odczyta z niego najważniejsze informacje. Wśród nich znajdują się szczegóły ładunku (nazwa, daty, adresy, wymiary i waga oraz numer zlecenia klienta) lub dane z importowanej faktury.
Dane, po przetworzeniu przez sztuczną inteligencję, trafiają do formularza ładunku w fireTMS lub do formularza rejestracji faktury, gdzie można je dodatkowo zweryfikować. Co ważne, system umożliwia wyświetlenie oryginalnego dokumentu i porównanie z tym, co rozpoznała sztuczna inteligencja, dzięki czemu uzyskuje się pełną kontrolę nad poprawnością danych. Kolejną zaletą fakt, że z asystenta można zacząć korzystać od razu po uruchomieniu systemu, bez konieczności poznawania technologii ani konfigurowania modeli rozpoznawania.
Oba rozwiązania – OCR i asystent AI – mają to samo przeznaczenie: ograniczenie ręcznej pracy z dokumentami w transporcie i spedycji. Różnią się jednak zakresem i sposobem działania.
| Cecha | Klasyczny OCR/IDP | Asystent AI w fireTMS |
| Zakres dokumentów | Bardzo szeroki: faktury, CMR, B/L, PoD, listy pakunkowe, dokumenty celne | Skupiony: zlecenia i faktury |
| Integracja | Wymaga wdrożenia i połączenia z systemami TMS/ERP. Niekiedy dostępna w ramach tych systemów. | Wbudowana funkcja fireTMS (pakiet Enterprise), działa od razu po uruchomieniu systemu |
| Złożoność | Wysoka – konieczne mapowanie pól i testy | Prostota i intuicyjność – system sam uzupełnia wyszczególnione pola |
| Czas wdrożenia | Od kilku tygodni do miesięcy | Wdrażany wraz z chmurowym systemem fireTMS |
| Koszt wejścia | Zależny od dostawcy i liczby dokumentów | Wliczony w pakiet Enterprise |
| Walidacja danych | Często wymaga dodatkowego narzędzia lub integracji | Wbudowana funkcja porównania dokumentu i danych |
OCR to rozwiązanie bardzo uniwersalne, jednak jego funkcje mogą być zbyt rozbudowane w stosunku do potrzeb firm transportowych i spedycyjnych, a przez to w większości niewykorzystywane. Z kolei asystent AI w fireTMS powstał z myślą o codziennej pracy spedytorów i przewoźników, którzy nie chcą tracić czasu na zajmowanie się żmudnymi zadaniami biurowymi, związanymi z wprowadzaniem zleceń i faktur do systemu TMS.
Z powyższego porównania wynika, że z punktu widzenia właścicieli firm transportowych i spedycyjnych wybór prostszego rozwiązania może być opcją bardziej ekonomiczną i lepiej dopasowaną do potrzeb. W przeciwieństwie do postawienia na rozbudowane narzędzie, które nie będzie w pełni wykorzystywane na co dzień.
W klasycznym OCR często trzeba budować całą infrastrukturę przetwarzania dokumentów, integrować się z różnymi systemami i dopasowywać pola. Asystent AI działa natomiast bezpośrednio w fireTMS, w miejscu, gdzie są tworzone i obsługiwane zlecenia, a także faktury. Aby z niego skorzystać, nie trzeba łączyć się z zewnętrznymi aplikacjami, ponieważ wystarczy wgranie odpowiedniego pliku w odpowiednim formularzu.
Asystent AI jest prostym w obsłudze narzędziem, dzięki czemu każdy użytkownik systemu fireTMS, niezależnie od swoich technicznych umiejętności, może z niego korzystać. Rozwiązanie eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych z dokumentów, a także nie wymaga od obsługującej osoby specjalistycznej wiedzy. Cały proces opiera się na przesłaniu pliku, a całą resztą zajmuje się już sztuczna inteligencja, która odczytuje informacje i dopasowuje je do pól w formularzu. To pozwala znacznie odciążyć biuro, zwłaszcza przy większej liczbie codziennych zadań.
Dużą korzyścią płynącą z używania narzędzi AI jest ich wielojęzyczność. Asystent AI rozpoznaje różne języki, dzięki czemu jest tak istotnym wsparciem dla międzynarodowych firm lub przedsiębiorstw, które współpracują z zagranicznymi partnerami. Dzięki temu wyeliminowana zostaje także potrzeba tłumaczenia dokumentów przed wprowadzeniem ich do fireTMS.
Warto też pamiętać, że dane wprowadzone przez asystenta AI nie trafiają do osobnego programu, gdyż są od razu wprowadzane jako zlecenie lub faktura w systemie fireTMS. To oznacza, że po imporcie danych można natychmiast przejść do kolejnych etapów danego procesu, np. do zaplanowania trasy, a potem przydzielenia zadania kierowcy i przejścia do kolejnego zlecenia.
Wybór odpowiedniego rozwiązania jest niełatwy, ponieważ zależy od indywidualnych potrzeb, ścieżki obsługi klienta, czy też możliwości integracji z innymi systemami w firmie. Ponadto firmy spedycyjne i transportowe różnią się skalą działalności, liczbą przetwarzanych dokumentów i stopniem cyfryzacji.
Rozwiązania OCR/IDP sprawdzą się lepiej tam, gdzie dokumentów jest naprawdę dużo, a ich rodzaj jest bardzo zróżnicowany, np. w korporacjach, które przetwarzają setki faktur, dokumentów celnych i przewozowych dziennie. To również dobre rozwiązanie dla organizacji, które dysponują własnym zespołem IT i mogą sobie pozwolić na integrację, konfigurację oraz dalsze utrzymanie systemu.
Asystent AI w fireTMS natomiast to idealne narzędzie dla:
Jeszcze kilka lat temu automatyczne przetwarzanie dokumentów było domeną dużych graczy z branży logistycznej. Dziś, dzięki rozwiązaniom takim jak asystent AI w fireTMS, z tej samej technologii mogą korzystać nawet małe firmy transportowe. W praktyce postawienie na AI oznacza to krótszy czas obsługi zleceń, mniej błędów, a także przyspieszenie przewozów i szybsze fakturowanie.
Wdrożenie systemu fireTMS z asystentem AI daje więcej czasu na to, co naprawdę istotne, czyli zdobywanie klientów i planowanie rentownych tras. Co najważniejsze sztuczna inteligencja w systemie TMS nie zastępuje człowieka, ale pozwala mu skupić się na zadaniach, które wymagają doświadczenia i decyzyjności, a nie na żmudnym przepisywaniu danych z dokumentów.
Chcesz przekonać się, jak działa nowoczesny system TMS wspierany przez sztuczną inteligencję? Załóż już teraz darmowe konto w fireTMS, by przez 14 dni testować fireTMS w najwyższym pakiecie Enterprise, który zawiera asystenta AI.
Regularnie dostarczamy informacji o naszym systemie oraz na tematy z branży TSL.
Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco.
Head of Business Development
Head of Business Development, od 10 lat wdraża fireTMS w firmach transportowych i spedycyjnych. Lider sprzedaży fireTMS, odpowiada za rozwój biznesowy w Polsce oraz na rynkach europejskich. Dzięki swojemu doświadczeniu potrafi skutecznie przekładać potrzeby klientów na realne usprawnienia wspierające ich codzienną pracę.
W 2022 roku branża TSL rozwija się bardzo dynamicznie i stale wymaga podejmowania trudnych decyzji. Wszystko z powodu obserwowanych od lat tendencji oraz planowanych zmian przepisów, ale również zupełnie nieprzewidywalnych czynników. Jeszcze przed wybuchem wojny w Ukrainie eksperci podkreślali, że w bieżącym roku przewoźników, logistyków i spedytorów czekają wyzwania takie, jak deficyt kadrowy czy coraz […]
7 minut czytania
Gwałtowne wahania ceny paliw komplikują sytuację firm transportowych. Ale większym kłopotem jest stały wzrost ceny oleju napędowego, który obserwujemy od ponad dwóch miesięcy. Jak branża TSL radzi sobie z tymi problemami? Ceny paliw zbliżają się do wartości rekordowych. W efekcie wielu przewoźników już teraz ma spore kłopoty z utrzymaniem rentowności przewozów. Wciąż jednak nie widać […]
5 minut czytania
Za nami kolejny kolejny rok pełen wyzwań dla branży TSL, który upłynął zarówno pod znakiem walki z kryzysem, jak również szukania przewag konkurencyjnych dzięki inwestycjom w nowoczesne rozwiązania. Co przyniesie rok 2025 w transporcie i spedycji? Zebraliśmy ważne informacje i prognozy dotyczące rynku transportowego w Europie, które pomogą Ci przygotować się do prowadzenia działalności w […]
11 minut czytania