Co to jest karta paliwowa i jakie przynosi korzyści?

Koszty paliwa to jedna z największych pozycji w budżetach firm transportowych. W jaki sposób zmniejszyć tę wartość i zoptymalizować wydatki? Dobrym rozwiązaniem jest karta paliwowa, która nie tylko uprawnia do tankowania w niższej cenie, ale także ułatwia rozliczanie faktur z trasy oraz może przynieść dodatkowe korzyści.

Czym jest karta paliwowa?

Karta paliwowa to rozwiązanie, które pomaga przyspieszyć obsługę kierowców w trasie oraz ułatwia firmom transportowym zarządzanie wydatkami na paliwo, w tym uprawnia do zakupu paliwa po niższych cenach. Swoim wyglądem karta paliwowa nie różni się od zwykłej karty płatniczej, lecz posiada oznaczenia dostawcy tego specjalistycznego rozwiązania, a nie banku. 

Jak działa karta paliwowa?

Zasada działania karty paliwowej jest podobna do działania karty płatniczej lub kredytowej. Po zatankowaniu pojazdu, kierowca płaci kartą paliwową przy kasie. Płatność należy potwierdzić czterocyfrowym kodem PIN lub wygenerowanym kodem QR, często wymagane jest także podanie stanu licznika samochodu. Dane karty, miejsce tankowania, a także informacje dotyczące transakcji, jak ilość oraz wartość zatankowanego paliwa przekazywane są do systemu i udostępniane właścicielowi pojazdu. Ponadto niektórzy dostawcy kart paliwowych umożliwiają dokonywanie nimi płatności za inne produkty i usługi związane z przejazdem, np. opłaty drogowe, opłaty parkingowe, myjnie, materiały eksploatacyjne (oleje, płyny hamulcowe itp.).

W zależności od rodzaju karty, sprzedający pobierze z niej pieniądze lub automatycznie dopisze należność do faktury za dany okres. Ponieważ wystawianie faktur w przypadku płatności kartami paliwowymi jest zautomatyzowane i odbywa się bezpośrednio na linii sprzedający – właściciel floty samochodowej, to kierowca nie musi zajmować się podawaniem danych do faktury i odebraniem dokumentu. 

Jakie są rodzaje kart paliwowych?

Karty paliwowe możemy podzielić na kilka rodzajów, w zależności od sposobu działania, zakresu obowiązywania, jak i od osoby, która się nią posługuje. Jeśli chodzi o sposób płatności, to istnieją dwa rodzaje kart:

• przedpłacone (pre-paid) – właściciel floty pojazdów musi najpierw doładować kartę odpowiednią kwotą pieniędzy, by później kierowca mógł jej użyć do zapłaty za paliwo lub inne produkty. Taka karta działa wyłącznie do momentu wyczerpania zgromadzonych na niej środków,
• z odroczonym terminem płatności (post-paid) – właściciel floty otrzymuje rachunek do opłacenia za określony czas, np. za miesiąc, na podstawie zapisanych na karcie wydatków, poniesionych przez kierowców w tym czasie. Taka karta nie wymaga wcześniejszego doładowania. 

W przypadku zakresu obowiązywania kart, możemy mówić o kartach:

• wielomarkowych – wydawanych przez niezależnych dostawców, np. Eurowag, które obowiązują na stacjach określonych marek,
• przeznaczonych dla jednej marki – wydawanych przez sieć stacji, np. BP, Circle K, Orlen, Shell, obowiązujących jedynie na stacjach jednej sieci.

Wreszcie możemy podzielić karty paliwowe według kryterium osoby, która się nimi posługuje. Wówczas rozróżniamy:

• karty imienne – przypisane do konkretnej osoby, niezależnie od pojazdu, którym kieruje,
• karty przypisane do pojazdu – przypisane do konkretnego pojazdu, bez względu na to, kto się nią posługuje.

Wybór rodzaju karty paliwowej zależy przede wszystkim od preferencji właściciela floty, ale może też być ograniczony jego reputacją. Dotyczy to przede wszystkim kwestii wyboru między kartami przedpłaconymi i post-paid. Dostawcy kart mogą ograniczać możliwość przyznawania kart post-paid do grona swoich stałych i sprawdzonych klientów. Nie każdy dostawca oferuje też karty pre-paid.

Jakie są zalety korzystania z karty paliwowej?

Korzystanie z kart paliwowych przynosi właścicielom wiele pożytku, w tym duże oszczędności czasu i pieniędzy, ale też polepsza zarządzanie finansami i pomaga zwiększyć bezpieczeństwo przewozów. W jaki sposób?

Jakie oszczędności czasu i pieniędzy przynoszą karty paliwowe?

Karty paliwowe bardzo ułatwiają bieżące zarządzanie flotą pojazdów jej właścicielowi. Przede wszystkim odejmują sporo pracy ze zbieraniem i przetwarzaniem faktur z trasy. Ponadto umożliwiają zakup paliwa po preferencyjnych cenach, co przynosi spore oszczędności pieniędzy. 

Jakie korzyści przynoszą karty paliwowe?

• Oszczędność pieniędzy – korzystanie z karty paliwowej może nieść ze sobą dostęp do paliwa po preferencyjnych cenach.
• Oszczędność czasu – ponieważ właściciel floty uzyskuje dostęp do systemu z wszystkimi informacjami o kosztach i faktury ze stacji, nie musi czekać z obliczeniem prowizji ze zlecenia na dostarczenie rozliczenia przez kierowcę po powrocie z trasy.
• Ograniczenie nakładów na pracę biurową – karta paliwowa uwalnia od ewidencjonowania i wprowadzania do systemów elektronicznych papierowych faktur z trasy.
• Kontrola wydatków w trasie – niezbędne wydatki związane z realizacją zlecenia są opłacane kartą i na bieżąco rejestrowane w systemie.

Jak dzięki kartom kontrolować wydatki paliwowe?

Kontrola wydatków na paliwo jest jednym z największych wyzwań stojących przed właścicielami firm transportowych. Dobre planowanie tras i optymalizacja kosztów mogą nie wystarczyć, by skutecznie zarządzać budżetem przewidzianym na realizację zleceń. Dlatego dobrym rozwiązaniem, oprócz stosowania telematyk GPS zintegrowanych z systemem zarządzania transportem, np. fireTMS, które pozwalają na bieżąco śledzić postęp zlecenia, jest używanie kart paliwowych. To pozwala kontrolować w czasie rzeczywistym również koszty, związane z wydatkami na paliwo i inne materiały lub usługi, z których korzystają kierowcy w trasie.

Jakie korzyści związane ze zwiększeniem bezpieczeństwa przynoszą karty paliwowe?

Karta paliwowa może także dać większe poczucie bezpieczeństwa kierowcom w trasie. Przede wszystkim uwalnia ich od konieczności wożenia ze sobą firmowej gotówki i zmniejsza ryzyko kradzieży środków. Karty wymagają podania czterocyfrowego PIN-u, więc niemożliwe jest skorzystanie ze znalezionej karty bez znajomości tego numeru. W przypadku kart imiennych, korzystać też z nich mogą jedynie ich właściciele, a karty przypisane do pojazdów, umożliwiają jedynie zatankowanie konkretnego samochodu. Dodatkowo, podobnie jak w przypadku kart płatniczych, po zgubieniu lub kradzieży można szybko zastrzec kartę paliwową u dostawcy. 

Czy w ramach kart paliwowych dostępne są korzystne programy lojalnościowe?

Sieci stacji benzynowych znane są z oferowania różnych programów lojalnościowych, dzięki którym można uzyskać całkiem duże korzyści, np. w postaci atrakcyjnych rabatów na asortyment na stacjach lub też zniżki na paliwo. Programy lojalnościowe skierowane są jednak do klientów indywidualnych i nie łączą się bezpośrednio z kartami paliwowymi, czyli rozwiązaniem dla biznesu. Warto jednak zauważyć, że niektóre sieci pozwalają na gromadzenie punktów w programie lojalnościowym przy płatności kartą paliwową. Punkty te jednak i w tym przypadku nie łączą się z korzyściami płynącymi z posiadania karty paliwowej.

Jak wybrać odpowiednią kartę paliwową?

Wybór dostawcy karty paliwowej dla firmy nie jest skomplikowanym procesem, ale warto poprzedzić go dobrą analizą potrzeb i dokładnie porównać oferty różnych dostawców. Te dwa czynniki są ze sobą mocno związane, dlatego nie należy kierować się impulsem, ale dać sobie czas na przeanalizowanie ofert.

Jak porównać oferty różnych dostawców?

Dostawcy kart paliwowych prześcigają się w publikowaniu materiałów, które w atrakcyjny sposób nakłaniają do wyboru ich oferty. Niestety, tego typu materiały często skupiają się przede wszystkim na kilku wybranych przewagach konkurencyjnych, pomijając całościowy obraz oferty. Dlatego też należy każdą z ofert przeanalizować pod kątem oferowanych korzyści.

Co porównać, wybierając kartę paliwową?

• Zakres oferty – co poza płatnością za paliwo oferuje dany operator.
• Warunki przystąpienia do programu – opłaty i formalności, które należy spełnić.
• Rodzaje dostępnych kart.
• Zniżki na paliwo.
• Liczba punktów akceptujących kartę.
• Dostępność w krajach, w których firma transportowa wykonuje zlecenia.
• Inne istotne kwestie, np. możliwość kredytowania zakupów lub okres, za który wystawiane są faktury itp.

Jak przeanalizować potrzeby przedsiębiorstwa?

Aby dobrze przygotować się do wyboru karty paliwowej, należy sprawdzić, jakie są potrzeby firmy transportowej. Przede wszystkim należy przeanalizować średnie miesięczne zużycie paliwa w całej firmie, a także parametry silników pojazdów pod kątem średniego spalania. Na tej podstawie można określić ilość paliwa, jaka jest potrzebna do prowadzenia działalności. Od tej wartości może też zależeć wysokość rabatu przyznanego przez dostawcę karty. 

Warto także przyjrzeć się trasom, na których wykonywane są zlecenia, to pomaga sprawdzić, czy karta paliwowa będzie przydatna we wszystkich krajach, dokąd jeżdżą kierowcy. Warto też sprawdzić, jak często wybierane są trasy z opłatami i pod tym kątem dobrać kartę, która umożliwia uregulowanie myta. Dobrym podejściem jest również sprawdzenie na podstawie oferty danego dostawcy kart, czy realnie można skorzystać z większości przedstawianych ułatwień.

Jakie są koszty i opłaty związane z kartą paliwową?

Wystawcy kart często rozliczają się ze swoimi klientami na podstawie abonamentu. Częstą praktyką jest zwalnianie właścicieli flot pojazdów z opłat przez dostawców kart paliwowych przez jakiś czas po podpisaniu umowy. Koszty korzystania z karty są ustalane indywidualnie przez wystawcę na podstawie wielkości firmy oraz ilości kupowanego paliwa, a także od rodzaju karty i warunków korzystania. 

Jaki jest proces ubiegania się o kartę paliwową?

Uzyskanie karty paliwowej poprzedzone jest kontaktem z wystawcą, przedstawieniem wymaganych dokumentów i podaniem danych. Trzeba jednak pamiętać, że nie istnieje jednolita procedura i każdy z dostawców ma swoje wymagania.

Jakie dokumenty są wymagane?

Dostawcy kart paliwowych wymagają podania danych firmy na etapie składania wniosku. Oprócz podstawowych informacji o firmie, danych kontaktowych przedstawiciela firmy, wymagane jest także wpisanie numeru NIP lub KRS, na podstawie którego wystawca pobiera dane z baz danych, w tym teleadresowe. Część dostawców kart może jednak wymagać przesłania dokumentów, potwierdzających te informacje. Często już na tym etapie osoba wypełniająca wniosek może być poproszona o podanie numerów rejestracyjnych pojazdów, a także oszacowanie miesięcznej ilości zużywanego paliwa. 

Jak przebiega procedura aplikacyjna?

Zazwyczaj właściciel floty jest poproszony o wypełnienie formularza z wspomnianymi wyżej danymi oraz przesłanie go dostawcy kart paliwowych. Część firm oferuje przyspieszoną ścieżkę, w postaci zamówienia kart w swoich sklepach internetowych, choć dotyczyć to może głównie kart pre-paid. W przypadku rozwiązań post-paid (opóźniony termin płatności lub karty z limitem kredytowym) wystawcy najczęściej muszą ocenić sytuację finansową firmy i na tej podstawie decydują o wydaniu karty oraz o limicie płatności. W tym wypadku procedura może wydłużyć się do 1-2 tygodni. Następnie karty paliwowe wysyłane są na firmy transportowej, który widnieje w dokumentach rejestrowych. 

Jaki jest czas oczekiwania na kartę paliwową?

Czas oczekiwania różni się w zależności od dostawcy oraz rodzaju zamówionej karty paliwowej. W przypadku kart paliwowych pre-paid cała procedura od zgłoszenia się do otrzymania przesyłki z kartami może trwać kilka dni. Inaczej wygląda sytuacja, gdy w grę wchodzą karty post-paid, wówczas wszystko może zająć nawet 2 tygodnie.

Jakie są najczęstsze błędy związane z kartą paliwową i jak ich unikać?

Większość błędów związanych z kartami paliwowymi wynika z niedostatecznej analizy potrzeb po stronie firmy transportowej. Wśród nich możemy znaleźć m.in.:

• niedoszacowane zużycie paliwa,
• niedopasowanie oferty dostawcy do posiadanej floty,
• niedopasowanie oferty do charakteru działalności,
• wybór karty ze zbyt małą liczbą stacji, na której jest akceptowana, w kraju lub regionie, gdzie firma często ma zlecenia,
• inne związane z błędnymi założeniami na etapie wyboru oferty.

Jak uniknąć tych błędów? Należy dać sobie czas na dokładne sprawdzenie, gdzie, w jaki sposób i w jakich ilościach kupowane jest paliwo oraz określić wymagania wynikające z posiadanej floty pojazdów.

Zdarzają się też błędy wynikające z niedostatecznie dobrego zarządzania kartami paliwowymi już w trakcie eksploatacji. Popularnymi problemami są brak bieżącej kontroli nad wydatkami, ustawianie zbyt małych i zbyt dużych limitów wydatków oraz niewprowadzone procedury wydawania i przechowywania kart w firmie, co może skutkować gubieniem kart i koniecznością wnioskowania do dostawcy o wystawianie płatnych duplikatów. Dlatego też należy przygotować procedury zarządzania flotą pojazdów już na etapie wprowadzania kart paliwowych do firmy transportowej, a następnie modyfikowanie ich według potrzeb.

Jacy są najlepsi dostawcy kart paliwowych na rynku?

Dostawcy kart paliwowych dzielą się na sieci stacji benzynowych lub firmy zajmujące się dystrybucją paliwa oraz tzw. wystawców afiliowanych, czyli niezależne organizacje, które mają podpisane umowy z wieloma sieciami. Zarówno pierwsze, jak i drugie rozwiązanie ma swoje zalety i jest popularne. Wybór dostawcy wynika głównie z preferencji firmy transportowej.

Jacy są najpopularniejsi dostawcy?

Wśród popularnych dostawców kart paliwowych znajdziemy duże, ogólnoeuropejskie lub ogólnoświatowe sieci stacji benzynowych, jak np. BP, Circle K, Shell, a także mniejszych, regionalnych graczy, czyli Orlen lub MOL. Z kolei wśród niezależnych firm, oferujących tzw. karty paliwowe wielomarkowe (czyli te, które uprawniają do płatności na stacjach wielu sieci), znajdziemy takie firmy jak Eurowag, DKV, czy też UTA.

Jakie są opinie użytkowników na temat kart paliwowych?

Opinie użytkowników kart paliwowych mogą być zróżnicowane i motywowane bardzo subiektywnymi odczuciami oraz charakterem działalności. Dlatego też liczne rankingi, które można znaleźć w internecie mogą się od siebie znacząco różnić. Można jednak przyjąć zasadę, że im szersza funkcjonalność karty oraz zasięg jej działania, tym lepsze można znaleźć o niej opinie. Dlatego też przy wyborze karty paliwowej można kierować się opiniami w sieci jedynie w ograniczonym zakresie.

Jakie są porady dotyczące wyboru najlepszego dostawcy?

Wybór dostawcy powinien więc wynikać nie tylko z opinii zaciągniętych w sieci, ale przede wszystkim z analizy potrzeb i dogłębnej analizy ofert dostępnych na rynku. Dlatego warto sprawdzić, co mają do zaoferowania różni dostawcy kart i dopiero na tej podstawie wybrać najlepsze rozwiązanie.

Co brać pod uwagę przy wyborze dostawcy kart paliwowej do firmy transportowej?

• Jasno określone potrzeby firmy transportowej.
• Charakter działalności (krajowa lub międzynarodowa) i rodzaj floty.
• Zakres działania karty paliwowej dopasowany do potrzeb (liczba funkcji oraz zasięg terytorialny).
• Opinie o usłudze i obsłudze rozwiązania.
• Opcje zarządzania kosztami związanymi z paliwem i usługami dodatkowymi.

Dlaczego warto wybrać kartę paliwową?

Karty paliwowe przynoszą firmom transportowym wiele korzyści. Przede wszystkim ułatwiają zarządzanie kosztami paliwa i innych opłat w trasie, ale też ograniczają konieczność gromadzenia i przetwarzania faktur, które są dostarczane przez kierowców po powrocie do bazy. Ponadto zdecydowanie podnoszą komfort pracy kierowców – od umożliwienia szybkich płatności na stacjach benzynowych czy też na bramkach wjazdowych na płatne drogi, przez zapewnienie wyższego stopnia bezpieczeństwa niż w przypadku korzystania z gotówki lub klasycznej karty płatniczej. 

Chcesz poznać sprawdzone rozwiązanie dla firm transportowych działających na terenie Unii Europejskiej i kontynentalnej Europy? Zobacz, co oferują Ci karty paliwowe Eurowag.

Szukasz dobrego rozwiązania do zarządzania transportem w Twojej firmie? Zarejestruj się i wypróbuj przez 14 dni za darmo system fireTMS!