Szukanie sposobów na zwiększenie przychodów i zmniejszenie kosztów działalności transportowej to chyba największe wyzwanie dla właścicieli firm transportowych. Wśród nich znajdziemy pozyskiwanie większej liczby lepszych zleceń oraz zwiększenie efektywności zarządzania flotą transportową. Dzisiaj zajmiemy się tym drugim tematem. Odkryj najlepsze praktyki i strategie zarządzania flotą samochodową. Dowiedz się, jak technologie GPS i mobilne aplikacje mogą usprawnić zarządzanie flotą w Twojej firmie.
Fleet management, czyli zarządzanie flotą to wszystkie czynności, które wiążą się z wykorzystaniem i utrzymaniem samochodów w firmie transportowej. W praktyce wiąże się to z szeregiem działań – od planowania tras, przez zakup pojazdów i zadbanie o ich odpowiedni stan techniczny, aż po załatwienie wszystkich formalności związanych z posiadanymi samochodami.
Wśród wspomnianych działań znajdziemy dodatkowo kilka pozycji, które na pierwszy rzut oka nie są oczywiste, ale finalnie okazują się kluczowe. Są to m.in. zapewnienie kierowcom bezpiecznych warunków pracy, zadbanie o odpowiednie wyposażenie pojazdów oraz zarządzanie kartami paliwowymi. Można zatem powiedzieć, że zarządzanie flotą samochodową to obok zapewnienia zleceń podstawowa działalność osób decyzyjnych w firmach transportowych.
Zarządzanie flotą transportową zamyka się w czterech podstawowych funkcjach:
W każdym przypadku celem zarządzania flotą samochodową będzie zwiększenie zysków i stałe ograniczanie kosztów działalności, przy zachowaniu norm bezpieczeństwa i przepisów prawa.
Skuteczne zarządzanie flotą pojazdów w firmie transportowej musi opierać się na kilku założeniach, które trzeba zdefiniować na samym początku. Przede wszystkim należy określić wielkość floty samochodowej w perspektywie kilku najbliższych lat. Masz 2-3 ciężarówki? Zastanów się, jak realnie będzie wyglądała ta liczba za kilka lat.
Dlaczego to tak ważne? Ponieważ wraz z wzrostem liczby posiadanych pojazdów, rośnie też stopień komplikacji zarządzania flotą. Podobnie wygląda sytuacja z oszacowaniem liczby zleceń, liczbą zatrudnionych pracowników, stałymi kosztami utrzymania firmy oraz kosztami zmiennymi, takimi jak zużycie paliwa. Na koniec warto oszacować, jaki jest obecny stopień wykorzystania pojazdów. To umożliwi Ci stworzenie bazy do wprowadzania ulepszeń.
Podstawowym narzędziem, które umożliwi lepsze zarządzanie flotą w firmie transportowej jest odpowiednie oprogramowanie. Wybór systemu TMS fireTMS i późniejsze wdrożenie go pozwoli przenieść wszystkie dokumenty (papierowe i pliki) w jedno miejsce. Tym samym dostęp do wszystkich ważnych informacji jest zdecydowanie łatwiejszy, a zarządzanie posiadanymi pojazdami możliwe szybsze. W przypadku floty można do systemu wprowadzić wszystkie pojazdy i dodać szczegółowe informacje na ich temat, takie jak okres ubezpieczenia, posiadane zezwolenia, przeglądy, wyposażenie samochodu itd.
System TMS zapewnia najlepsze działanie i przynosi największe korzyści, gdy jest zintegrowany z telematykami GPS oraz mobilnymi aplikacjami. To istotne ze względu na możliwość bieżącej kontroli przewozów i szybkiego kontaktu między dyspozytorami a kierowcami, którzy już są w trasie. Takie integracje zapewniają dostęp do wielu przydatnych informacji w procesie zarządzania flotą. Z jednej strony można sprawdzić, czy zaplanowane trasy są realizowane przez kierowców, z drugiej – w przypadku jakichkolwiek problemów na trasie można mieć kontakt z kierowcą i na bieżąco weryfikować plany.
Posiadanie systemu TMS zintegrowanego z telematykami GPS i dodatkowych aplikacji, umożliwi bieżące zarządzanie flotą samochodową, co jest najskuteczniejsza metodą. W takiej sytuacji nie trzeba opierać się tylko na kontakcie telefonicznym z kierowcą i czekaniu na powrót z trasy, by ocenić stopień realizacji planu przewozu.
Systemy GPS od wielu lat są podstawą w branży transportowej. Ta niegdyś wojskowa technologia została w połowie lat 80. XX wieku udostępniona do użycia cywilnego. Początkowo wykorzystywana w lotnictwie, szybko rozprzestrzeniła się na inne branże i dziś trudno wyobrazić sobie życie bez GPS. W przypadku zarządzania flotą samochodową, GPS dostarcza na bieżąco informacji o położeniu pojazdów. Dzięki temu można łatwo skontrolować, jaki jest postęp realizacji zleceń.
Doskonałym uzupełnieniem telematyk GPS są aplikacje, które umożliwiają szybki kontakt między osobą, która koordynuje transport (może to być właściciel, dyspozytor lub spedytor) a kierowcami. W przypadku fireTMS są to aplikacje fireTMS Dispo dla tych pierwszych i fireTMS Driver dla drugich.
Aplikacja fireTMS Dispo umożliwia:
Aplikacja fireTMS Driver umożliwia:
Połączenie systemu TMS z telematykami GPS oraz aplikacjami mobilnymi dla kierowców i dyspozytorów zdecydowanie ułatwia m.in. skuteczne zarządzanie flotą aut.
Trudno mówić o efektywnym zarządzaniu flotą transportową w sytuacji, gdy wykorzystuje się jedynie podstawowe narzędzia, jak np. arkusze kalkulacyjne czy dokumenty papierowe, które każdorazowo należy ręcznie wypełniać. Podobnie wygląda sytuacja z monitoringiem użycia pojazdów – dopiero, gdy telematyki GPS są w pełni zintegrowane z systemem TMS, można skutecznie je kontrolować.
Efektywne planowanie powinno opierać się na analizie danych o posiadanych pojazdach, ich dostępności oraz dopasowania do zleceń. Jest to wynikowa stanu samochodu, wyposażenia, jego charakterystyki oraz rodzaju ładunku do przewiezienia i samej trasy. W przypadku stosowania oprogramowania TMS i dodatkowych rozwiązań oraz urządzeń, można w łatwy sposób wybrać odpowiedni samochód do realizacji konkretnego zlecenia, a następnie zaplanować trasę tak, by ograniczyć koszty i zużycie sprzętu.
Błyskawiczna analityka i dostęp do raportów mają kolosalne znaczenie w zarządzaniu flotą pojazdów w firmie transportowej. Dzięki zaawansowanym możliwościom gromadzenia danych, czy to z raportów z trasy, czy zgromadzonych informacji na temat sprzętu, można szybko ocenić dostępność posiadanych pojazdów.
W przypadku, gdy ciężarówka ulegnie awarii albo przegląd czy ubezpieczenie stracą ważność, można na podstawie wspomnianych raportów szybko zareagować. W tym zaplanować odpowiednie działania, przewidzieć odpowiedni budżet, a następnie naprawę, wykupienie odpowiedniego ubezpieczenia czy wysłanie samochodu na przegląd. Raporty są także niezbędnym źródłem informacji o kosztach utrzymania i rentowności floty. Dzięki nim można sprawdzić, które ciężarówki przynoszą zysk, a które są nierentowne i powinny zostać przeznaczone do innych zadań lub sprzedane. To pomocne w przypadku planowania działalności firmy, rozwoju floty i określania celów biznesowych.
Stosowanie zaawansowanych narzędzi wspomagających zarządzanie flotą umożliwia natychmiastową ocenę stanu samochodów. Pozwala również dobrze zaplanować użycie samochodów w trasie. Dzięki zgłaszanym na bieżąco informacjom o przewozie można jeszcze w sytuacji, gdy samochód jest w trasie, zaplanować zakup części zamiennych czy też naprawę. W takim przypadku możemy zminimalizować niebezpieczeństwo poważniejszych awarii i ograniczyć sytuacje, gdy samochód stoi w warsztacie, więc nie może zarabiać. Bezpośredni kontakt z kierowcą umożliwia też bardzo szybkie reagowanie na zgłaszany problemy na trasie.
W przypadku systemów TMS, które posiadają zaawansowane narzędzia do planowania tras z wykorzystaniem map, można zaplanować dodatkowo szczegółowe trasy przejazdu, z uwzględnieniem warunków przewozu. W dodatku można przeanalizować trasę pod kątem pustych przebiegów i wykorzystać te informacje przy szukaniu zleceń na giełdach transportowych, by w jak największym stopniu wykorzystać kurs. Dodatkowo, nowoczesne systemy jak choćby fireTMS, dają możliwość integracji systemu z giełdami transportowymi. To znacznie przyspiesza planowanie tras i efektywne zarządzanie flotą w firmie.
Jednym z największych wyzwań, stojących przed właścicielami firm transportowych jest optymalizacja kosztów. To obszar działalności, który często zależny jest od szefostwa firmy. O ile liczba zleceń może się zmieniać w zależności od okresu w roku czy ogólnej sytuacji gospodarczej, to wysokość kosztów i możliwości ich optymalizacji wynikają z przyjętej strategii. Aby jej realizacja była możliwa, należy wdrożyć w firmie odpowiednie narzędzia przeznaczone specjalnie dla firm z branży.
Jakie koszty można dzięki temu optymalizować?
Spośród strategii, które są wdrażane w firmach transportowych najciekawszą i opartą na najnowocześniejszych rozwiązaniach jest ta, zakładająca błyskawiczne raportowanie i analizę informacji otrzymanych z GPS czy innych narzędzi kontroli.
Takie mobilne zarządzanie flotą z wykorzystaniem systemu TMS ze zintegrowanymi telematykami i aplikacjami pozwala na podejmowanie błyskawicznych decyzji. Dzięki temu można lepiej zaplanować trasy, sprawdzając, która z opcji jest tańsza pod kątem zużycia paliwa, opłat drogowych i warunków przewozu (autostrada, droga lokalna, przeprawa promowa).
W przypadku jakichkolwiek problemów na trasie, wyznaczony plan przewozu można na bieżąco modyfikować, by ograniczyć ewentualne koszty. Można też policzyć konkretne pozycje w dłuższej perspektywie czasowej, np. miesiąca lub kwartału. Taką pozycją może być zużycie paliwa, co jest podstawą do podjęcia decyzji, np. o zmianie dostawcy karty paliwowej lub podjęciu negocjacji dotyczących warunków współpracy z obecnym dostawcą.
Odpowiednia strategia oparta na zaawansowanych rozwiązaniach pomaga zwizualizować też bieżące problemy, np. kwestię wygasających ubezpieczeń i lepiej zaplanować ich wykup u ubezpieczyciela. Innym obszarem będzie planowanie przeglądów, przedłużania zezwoleń czy też zaplanowanie rutynowych napraw samochodów.
Na koniec docieramy do ostatniego, ale nie mniej ważnego niż poprzednie elementu zarządzania flotą pojazdów. Szkolenie kierowców i uzyskiwanie certyfikatów znacząco wpływają na jej efektywność. Stale podnoszący swoje kompetencje kierowca to przede wszystkim wysoko wykwalifikowany pracownik, który lepiej wykonuje swoje obowiązki. Umiejętność bardziej ekonomicznej jazdy pod kątem spalania i zużywania się części samochodowych znacząco wpływa na zachowanie floty w dobrym stanie oraz bezpieczeństwo przewozu towarów.
Jako bezpieczeństwo przewozów rozumiemy nie tylko bezpieczeństwo sprzętu, ale przede wszystkim pracowników. Ograniczanie bezpośrednich kosztów różnego rodzaju szkoleń i certyfikacji może przynieść doraźne efekty na krótką metę, ale w dalszej perspektywie może znacząco wpłynąć na możliwości zarabiania. Choćby ze względu na zwiększoną wypadkowość, zużywanie się maszyn czy spadającą jakość realizacji zleceń.
Warto zadbać o przyjęcie odpowiedniej strategii zarządzania flotą samochodową z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi. Jeśli chcesz zobaczyć, w jaki sposób może Ci w tym pomóc system TMS, wypróbuj fireTMS w ciągu bezpłatnego 14-dniowego okresu!
Regularnie dostarczamy informacji o naszym systemie oraz na tematy z branży TSL.
Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco.
Zespół fireTMS
Artykuł został napisany przez zespół fireTMS, w oparciu o wiedzę, doświadczenie i znajomość branży TSL.
Branża TSL już kilka lat temu stanęłą przed wielkim wyzwaniem przygotowania się do zielonej transformacji i zmian, jakie w związku z tym zachodzą w gospodarce. Jednym z najważniejszych obszarów, związanych z przystosowywaniem biznesu do nowych warunków jest optymalizacja kosztów. Dotyczy to przede wszystkim najbardziej energochłonnej dziedziny w branży TSL, czyli transportu. Poznaj nowatorskie metody i […]
15 minut czytania
W 2022 roku branża TSL rozwija się bardzo dynamicznie i stale wymaga podejmowania trudnych decyzji. Wszystko z powodu obserwowanych od lat tendencji oraz planowanych zmian przepisów, ale również zupełnie nieprzewidywalnych czynników. Jeszcze przed wybuchem wojny w Ukrainie eksperci podkreślali, że w bieżącym roku przewoźników, logistyków i spedytorów czekają wyzwania takie, jak deficyt kadrowy czy coraz […]
7 minut czytania
Płynność finansowa w branży TSL to spore wyzwanie, które wynika m.in z wysokich kosztów prowadzenia działalności, odroczonych terminów płatności i opóźnień w regulowaniu należności przez kontrahentów. Jakie narzędzia wspierają przedsiębiorców w utrzymaniu płynności finansowej w branży transportowej i jaką rolę odgrywa fireTMS? Przeczytaj w poniższym artykule. Co to jest płynność finansowa? Płynność finansowa to zdolność […]
6 minut czytania