fireTMS > Blog > Efektywne zarządzanie flotą pojazdów: strategie i narzędzia

Efektywne zarządzanie flotą pojazdów: strategie i narzędzia

ikona zegara11 minut czytania

26 czerwca 2024 / Autor: Zespół fireTMS

Szukanie sposobów na zwiększenie przychodów i zmniejszenie kosztów działalności transportowej to chyba największe wyzwanie dla właścicieli firm transportowych. Wśród nich znajdziemy pozyskiwanie większej liczby lepszych zleceń oraz zwiększenie efektywności zarządzania flotą transportową. Dzisiaj zajmiemy się tym drugim tematem. Odkryj najlepsze praktyki i strategie zarządzania flotą samochodową. Dowiedz się, jak technologie GPS i mobilne aplikacje mogą usprawnić zarządzanie flotą w Twojej firmie.

Co oznacza zarządzanie flotą samochodową w praktyce?

Fleet management, czyli zarządzanie flotą to wszystkie czynności, które wiążą się z wykorzystaniem i utrzymaniem samochodów w firmie transportowej. W praktyce wiąże się to z szeregiem działań – od planowania tras, przez zakup pojazdów i zadbanie o ich odpowiedni stan techniczny, aż po załatwienie wszystkich formalności związanych z posiadanymi samochodami. 

Wśród wspomnianych działań znajdziemy dodatkowo kilka pozycji, które na pierwszy rzut oka nie są oczywiste, ale finalnie okazują się kluczowe. Są to m.in. zapewnienie kierowcom bezpiecznych warunków pracy, zadbanie o odpowiednie wyposażenie pojazdów oraz zarządzanie kartami paliwowymi. Można zatem powiedzieć, że zarządzanie flotą samochodową to obok zapewnienia zleceń podstawowa działalność osób decyzyjnych w firmach transportowych.

Jakie są podstawowe funkcje i cele zarządzania flotą samochodową?

Zarządzanie flotą transportową zamyka się w czterech podstawowych funkcjach:

  • planowanie poprzez pozyskiwanie zleceń transportowych i projektowanie tras przewozów,
  • organizowanie transportu w postaci pozyskiwania pracowników, samochodów ciężarowych i innych narzędzi niezbędnych do wykonania zleceń,
  • zarządzanie kierowcami i zadbanie o poziom ich wyszkolenia oraz wiedzy,
  • kontrolowanie kosztów, stopnia zużycia sprzętu i skuteczności realizacji planów.

W każdym przypadku celem zarządzania flotą samochodową będzie zwiększenie zysków i stałe ograniczanie kosztów działalności, przy zachowaniu norm bezpieczeństwa i przepisów prawa.

Załadowana ciężarówka czeka na odjazd z towarem

Jakie są kluczowe elementy skutecznego zarządzania flotą pojazdów?

Skuteczne zarządzanie flotą pojazdów w firmie transportowej musi opierać się na kilku założeniach, które trzeba zdefiniować na samym początku. Przede wszystkim należy określić wielkość floty samochodowej w perspektywie kilku najbliższych lat. Masz 2-3 ciężarówki? Zastanów się, jak realnie będzie wyglądała ta liczba za kilka lat. 

Dlaczego to tak ważne? Ponieważ wraz z wzrostem liczby posiadanych pojazdów, rośnie też stopień komplikacji zarządzania flotą. Podobnie wygląda sytuacja z oszacowaniem liczby zleceń, liczbą zatrudnionych pracowników, stałymi kosztami utrzymania firmy oraz kosztami zmiennymi, takimi jak zużycie paliwa. Na koniec warto oszacować, jaki jest obecny stopień wykorzystania pojazdów. To umożliwi Ci stworzenie bazy do wprowadzania ulepszeń.

Jakie narzędzia i metody są najbardziej efektywne w zarządzaniu flotą?

Podstawowym narzędziem, które umożliwi lepsze zarządzanie flotą w firmie transportowej jest odpowiednie oprogramowanie. Wybór systemu TMS fireTMS i późniejsze wdrożenie go pozwoli przenieść wszystkie dokumenty (papierowe i pliki) w jedno miejsce. Tym samym dostęp do wszystkich ważnych informacji jest zdecydowanie łatwiejszy, a zarządzanie posiadanymi pojazdami możliwe szybsze. W przypadku floty można do systemu wprowadzić wszystkie pojazdy i dodać szczegółowe informacje na ich temat, takie jak okres ubezpieczenia, posiadane zezwolenia, przeglądy, wyposażenie samochodu itd.

System TMS zapewnia najlepsze działanie i przynosi największe korzyści, gdy jest zintegrowany z telematykami GPS oraz mobilnymi aplikacjami. To istotne ze względu na możliwość bieżącej kontroli przewozów i szybkiego kontaktu między dyspozytorami a kierowcami, którzy już są w trasie. Takie integracje zapewniają dostęp do wielu przydatnych informacji w procesie zarządzania flotą. Z jednej strony można sprawdzić, czy zaplanowane trasy są realizowane przez kierowców, z drugiej – w przypadku jakichkolwiek problemów na trasie można mieć kontakt z kierowcą i na bieżąco weryfikować plany.

Posiadanie systemu TMS zintegrowanego z telematykami GPS i dodatkowych aplikacji, umożliwi bieżące zarządzanie flotą samochodową, co jest najskuteczniejsza metodą. W takiej sytuacji nie trzeba opierać się tylko na kontakcie telefonicznym z kierowcą i czekaniu na powrót z trasy, by ocenić stopień realizacji planu przewozu.

W jaki sposób systemy GPS i mobilne aplikacje wpływają na efektywność floty? 

Systemy GPS od wielu lat są podstawą w branży transportowej. Ta niegdyś wojskowa technologia została w połowie lat 80. XX wieku udostępniona do użycia cywilnego. Początkowo wykorzystywana w lotnictwie, szybko rozprzestrzeniła się na inne branże i dziś trudno wyobrazić sobie życie bez GPS. W przypadku zarządzania flotą samochodową, GPS dostarcza na bieżąco informacji o położeniu pojazdów. Dzięki temu można łatwo skontrolować, jaki jest postęp realizacji zleceń. 

Doskonałym uzupełnieniem telematyk GPS są aplikacje, które umożliwiają szybki kontakt między osobą, która koordynuje transport (może to być właściciel, dyspozytor lub spedytor) a kierowcami. W przypadku fireTMS są to aplikacje fireTMS Dispo dla tych pierwszych i fireTMS Driver dla drugich. 

Aplikacja fireTMS Dispo umożliwia:

  • bezpośredni dostęp do zleceń całą dobę,
  • nadzorowanie pracy kierowców,
  • sprawdzanie statusu przewozów i monitorowanie tras,
  • raportowanie wyników,
  • generowanie raportów.

Aplikacja fireTMS Driver umożliwia:

  • wysyłanie zleceń z systemu fireTMS na telefon kierowcy,
  • przesyłanie dokumentów do systemu w postaci załączników, 
  • dostęp do nawigacji dla samochodów ciężarowych,
  • dostęp do systemu lokalizacji GPS,
  • dostęp do map online i offline,
  • sprawdzanie statusu zlecenia.

Połączenie systemu TMS z telematykami GPS oraz aplikacjami mobilnymi dla kierowców i dyspozytorów zdecydowanie ułatwia m.in. skuteczne zarządzanie flotą aut

Dyspozytor pracujący na tablecie na parkingu firmy transportowej

Jak efektywnie planować i monitorować użycie pojazdów we flocie transportowej?

Trudno mówić o efektywnym zarządzaniu flotą transportową w sytuacji, gdy wykorzystuje się jedynie podstawowe narzędzia, jak np. arkusze kalkulacyjne czy dokumenty papierowe, które każdorazowo należy ręcznie wypełniać. Podobnie wygląda sytuacja z monitoringiem użycia pojazdów – dopiero, gdy telematyki GPS są w pełni zintegrowane z systemem TMS, można skutecznie je kontrolować. 

Efektywne planowanie powinno opierać się na analizie danych o posiadanych pojazdach, ich dostępności oraz dopasowania do zleceń. Jest to wynikowa stanu samochodu, wyposażenia, jego charakterystyki oraz rodzaju ładunku do przewiezienia i samej trasy. W przypadku stosowania oprogramowania TMS i dodatkowych rozwiązań oraz urządzeń, można w łatwy sposób wybrać odpowiedni samochód do realizacji konkretnego zlecenia, a następnie zaplanować trasę tak, by ograniczyć koszty i zużycie sprzętu.

Jakie znaczenie ma analityka danych i raportowanie w zarządzaniu flotą?

Błyskawiczna analityka i dostęp do raportów mają kolosalne znaczenie w zarządzaniu flotą pojazdów w firmie transportowej. Dzięki zaawansowanym możliwościom gromadzenia danych, czy to z raportów z trasy, czy zgromadzonych informacji na temat sprzętu, można szybko ocenić dostępność posiadanych pojazdów. 

W przypadku, gdy ciężarówka ulegnie awarii albo przegląd czy ubezpieczenie stracą ważność, można na podstawie wspomnianych raportów szybko zareagować. W tym zaplanować odpowiednie działania, przewidzieć odpowiedni budżet, a następnie naprawę, wykupienie odpowiedniego ubezpieczenia czy wysłanie samochodu na przegląd. Raporty są także niezbędnym źródłem informacji o kosztach utrzymania i rentowności floty. Dzięki nim można sprawdzić, które ciężarówki przynoszą zysk, a które są nierentowne i powinny zostać przeznaczone do innych zadań lub sprzedane. To pomocne w przypadku planowania działalności firmy, rozwoju floty i określania celów biznesowych. 

W jaki sposób zarządzanie flotą może pomóc w minimalizowaniu przestojów i awarii?

Stosowanie zaawansowanych narzędzi wspomagających zarządzanie flotą umożliwia natychmiastową ocenę stanu samochodów. Pozwala również dobrze zaplanować użycie samochodów w trasie. Dzięki zgłaszanym na bieżąco informacjom o przewozie można jeszcze w sytuacji, gdy samochód jest w trasie, zaplanować zakup części zamiennych czy też naprawę. W takim przypadku możemy zminimalizować niebezpieczeństwo poważniejszych awarii i ograniczyć sytuacje, gdy samochód stoi w warsztacie, więc nie może zarabiać. Bezpośredni kontakt z kierowcą umożliwia też bardzo szybkie reagowanie na zgłaszany problemy na trasie. 

W przypadku systemów TMS, które posiadają zaawansowane narzędzia do planowania tras z wykorzystaniem map, można zaplanować dodatkowo szczegółowe trasy przejazdu, z uwzględnieniem warunków przewozu. W dodatku można przeanalizować trasę pod kątem pustych przebiegów i wykorzystać te informacje przy szukaniu zleceń na giełdach transportowych, by w jak największym stopniu wykorzystać kurs. Dodatkowo, nowoczesne systemy jak choćby fireTMS, dają możliwość integracji systemu z giełdami transportowymi. To znacznie przyspiesza planowanie tras i efektywne zarządzanie flotą w firmie

Jak optymalizować koszty operacyjne floty?

Jednym z największych wyzwań, stojących przed właścicielami firm transportowych jest optymalizacja kosztów. To obszar działalności, który często zależny jest od szefostwa firmy. O ile liczba zleceń może się zmieniać w zależności od okresu w roku czy ogólnej sytuacji gospodarczej, to wysokość kosztów i możliwości ich optymalizacji wynikają z przyjętej strategii. Aby jej realizacja była możliwa, należy wdrożyć w firmie odpowiednie narzędzia przeznaczone specjalnie dla firm z branży.

Jakie koszty można dzięki temu optymalizować?

  • Koszty bieżącej działalności, w tym obsługi zleceń.
  • Koszty utrzymania floty, takie jak ubezpieczenia, zezwolenia, przeglądy i naprawy.
  • Koszty zmienne, czyli np. zużycie paliwa, zużycie sprzętu.
Mechanik zmienia koło w ciężarówce w warsztacie

Jakie strategie mogą pomóc w redukcji kosztów paliwa, konserwacji i ubezpieczenia floty?

Spośród strategii, które są wdrażane w firmach transportowych najciekawszą i opartą na najnowocześniejszych rozwiązaniach jest ta, zakładająca błyskawiczne raportowanie i analizę informacji otrzymanych z GPS czy innych narzędzi kontroli. 

Takie mobilne zarządzanie flotą z wykorzystaniem systemu TMS ze zintegrowanymi telematykami i aplikacjami pozwala na podejmowanie błyskawicznych decyzji. Dzięki temu można lepiej zaplanować trasy, sprawdzając, która z opcji jest tańsza pod kątem zużycia paliwa, opłat drogowych i warunków przewozu (autostrada, droga lokalna, przeprawa promowa). 

W przypadku jakichkolwiek problemów na trasie, wyznaczony plan przewozu można na bieżąco modyfikować, by ograniczyć ewentualne koszty. Można też policzyć konkretne pozycje w dłuższej perspektywie czasowej, np. miesiąca lub kwartału. Taką pozycją może być zużycie paliwa, co jest podstawą do podjęcia decyzji, np. o zmianie dostawcy karty paliwowej lub podjęciu negocjacji dotyczących warunków współpracy z obecnym dostawcą.

Odpowiednia strategia oparta na zaawansowanych rozwiązaniach pomaga zwizualizować też bieżące problemy, np. kwestię wygasających ubezpieczeń i lepiej zaplanować ich wykup u ubezpieczyciela. Innym obszarem będzie planowanie przeglądów, przedłużania zezwoleń czy też zaplanowanie rutynowych napraw samochodów. 

Jakie role odgrywają szkolenia i certyfikaty w utrzymaniu wysokich standardów bezpieczeństwa floty?

Na koniec docieramy do ostatniego, ale nie mniej ważnego niż poprzednie elementu zarządzania flotą pojazdów. Szkolenie kierowców i uzyskiwanie certyfikatów znacząco wpływają na jej efektywność. Stale podnoszący swoje kompetencje kierowca to przede wszystkim wysoko wykwalifikowany pracownik, który lepiej wykonuje swoje obowiązki. Umiejętność bardziej ekonomicznej jazdy pod kątem spalania i zużywania się części samochodowych znacząco wpływa na zachowanie floty w dobrym stanie oraz bezpieczeństwo przewozu towarów. 

Jako bezpieczeństwo przewozów rozumiemy nie tylko bezpieczeństwo sprzętu, ale przede wszystkim pracowników. Ograniczanie bezpośrednich kosztów różnego rodzaju szkoleń i certyfikacji może przynieść doraźne efekty na krótką metę, ale w dalszej perspektywie może znacząco wpłynąć na możliwości zarabiania. Choćby ze względu na zwiększoną wypadkowość, zużywanie się maszyn czy spadającą jakość realizacji zleceń.

Warto zadbać o przyjęcie odpowiedniej strategii zarządzania flotą samochodową z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi. Jeśli chcesz zobaczyć, w jaki sposób może Ci w tym pomóc system TMS, wypróbuj fireTMS w ciągu bezpłatnego 14-dniowego okresu!

Newsletter

Informacje od fireTMS są cenne jak ładunek

Regularnie dostarczamy informacji o naszym systemie oraz na tematy z branży TSL.

Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco.

Obowiązek informacyjny RODO - Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest fireTMS.com Sp. z o.o. Dane wskazane w niniejszym formularzu będą przetwarzane w celu dostarczenia newsletterów fireTMS.com Sp. z o.o. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymywania newslettera. Twoje prawa oraz zasady przetwarzania danych osobowych są szczegółowo określone w Polityce prywatości

Tagi
Rate the article!

0

0 ratings, avg: 0
Zespół fireTMS

Zespół fireTMS

Artykuł został napisany przez zespół fireTMS, w oparciu o wiedzę, doświadczenie i znajomość branży TSL.

Zobacz podobne artykuły
Dyspozytor pracujący w systemie TMS wśród samochodów ciężarowych

Jak system transportowy może zmienić oblicze twojej firmy?

Ogólnoświatowe trendy i dostępne rozwiązania wskazują, że zwiększenie efektywności firm w ostatnich latach to przede wszystkim zasługa cyfryzacji i inwestycji w nowoczesne systemy informatyczne. Dowiedz się, jak inteligentne systemy transportowe mogą usprawnić logistykę w Twojej firmie, zwiększając efektywność i obniżając koszty operacyjne. Co to jest system transportowy i jakie ma znaczenie dla biznesu? System transportowy, […]

ikona zegara11 minut czytaniaPrzeczytaj więcej
Zakazy dla ciężarówek w 2024 r.

Zakaz ruchu ciężarówek w Polsce – ograniczenia w 2024 r.

W określonych dniach i godzinach pojazdy oraz zespoły pojazdów, których masa całkowita przekracza 12 ton nie mogą poruszać się po drogach ze względu na wzmożony ruch. W jakie dni obowiązuje zakaz ruchu ciężarówek w 2024 roku? Zapraszamy do lektury. Zakazy ruchu ciężarówek – cel Zakaz jazdy ciężarówek ma na celu zmniejszenie natężenia ruchu, gdy na […]

ikona zegara5 minut czytaniaPrzeczytaj więcej
Płynność finansowa w firmie transportowej

Płynność finansowa w firmie transportowej. Sprawdź fireTMS

Płynność finansowa w branży TSL to spore wyzwanie, które wynika m.in z wysokich kosztów prowadzenia działalności, odroczonych terminów płatności i opóźnień w regulowaniu należności przez kontrahentów. Jakie narzędzia wspierają przedsiębiorców w utrzymaniu płynności finansowej w branży transportowej i jaką rolę odgrywa fireTMS? Przeczytaj w poniższym artykule. Co to jest płynność finansowa? Płynność finansowa to zdolność […]

ikona zegara6 minut czytaniaPrzeczytaj więcej