5 wyzwań dla spedytorów, w których sprawdzi się system TMS 360° z AI

Praca spedytora wiąże się ze stawianiem czoła licznym wyzwaniom każdego dnia – od organizacji transportu, przez dbanie o porządek w dokumentacji, aż po kontrolę budżetu zlecenia. To masa zadań, które trudno skutecznie wykonać bez odpowiednich narzędzi. Właśnie dlatego powstał fireTMS, czyli system do zarządzania transportem i spedycją 360°, wspierany przez sztuczną inteligencję. Zobacz, jak nasze rozwiązanie sprawdza się w pięciu istotnych obszarach pracy spedytora.

Wprowadzanie zleceń spedycyjnych

Wprowadzanie do systemu dokumentów to żmudne i czasochłonne zadanie. Często pod presją czasu, co wiąże się z ryzykiem popełnienia błędów przy przepisywaniu dokumentów, zwłaszcza w papierowej formie. Podobnie wygląda sytuacja w przypadku wprowadzania danych ze zleceń w formie e-maila lub notatki.

Na szczęście w fireTMS można to zadanie zautomatyzować dzięki asystentowi AI. Ta funkcja pozwala na zaimportowanie do systemu danych z dokumentu w formie pliku tekstowego, zdjęcia lub skanu, a nawet e-maila. W kilka sekund nasz asystent przetworzy je i uzupełni następujące informacje:

• nazwę ładunku,
• daty załadunku i rozładunku,
• adresy załadunku i rozładunku wraz z nazwami firm,
• wymiary i wagę ładunku,
• numer ładunku klienta.

Następnie na podstawie tych informacji w łatwy sposób stworzysz nowy ładunek w fireTMS. 

Co daje asystent AI w fireTMS?

• Oszczędność czasu – wprowadzisz ładunek w kilka sekund.
• Eliminacja błędów – dane są przetwarzane automatycznie, więc obejdziesz się bez ręcznego przepisywania.
• Zwiększenie efektywności – wprowadzisz większą liczbę zleceń w trakcie dnia.
• Przyspieszenie etap planowania transportu – szybciej wybierzesz trasę, pojazd i kierowcę.

Znalezienie odpowiedniego przewoźnika

Wprowadzenie ładunków już za Tobą, pora zlecić przewoźnikowi ich transport. W jaki sposób najlepiej to zrobić? Z jednej strony można skorzystać ze sprawdzonych kontrahentów, z którymi masz już wspólne zlecenia zakończone sukcesem. Podobnie wygląda korzystanie z usług przewoźników poleconych przez zaufane firmy lub osoby. Jeszcze innym sposobem będzie szukanie ich w internecie. Zadanie to jednak jest czasochłonne i obarczone dużym ryzykiem, ponieważ w takiej sytuacji możesz nie mieć dostępu do podstawowych dokumentów potwierdzających wiarygodność kontrahenta.

Z rozwiązaniem znów przychodzi system fireTMS i zintegrowana z nim giełda ładunków fireXgo. Dzięki niej możesz szybko i bez konieczności korzystania z dodatkowych, zewnętrznych narzędzi wystawić swoje ładunki – podać informacje dotyczące przewozu oraz koszt zlecenia. Przewoźnicy zgłoszą swoje zainteresowanie ofertą, a Ty unikniesz konieczności sprawdzania ich wiarygodności. Stanie się tak, ponieważ weryfikujemy pod tym kątem każdą firmę, która która rozpoczyna działalność na fireXgo. Dodatkowo dzięki czatowi szybko porozumiesz się w sprawie warunków realizacji zlecenia. 

Co zyskasz z giełdą ładunków fireXgo?

• Uzyskasz dostęp do giełdy transportowej i systemu fireTMS.
• Będziesz mieć dostęp do bazy sprawdzonych przewoźników.
• Szybko zlecisz przewóz ładunków.
• Znajdziesz przewoźników ze wspólną historią zleceń.
• Będziesz korzystać z narzędzi do zarządzania firmą spedycyjną

Realizacja przewozu i dokumenty z trasy

Po zleceniu przewozu Twoim zadaniem jako spedytora jest kontrolowanie przewozu, a finalnie odebranie wszystkich dokumentów związanych ze zleceniem. Wśród nich są, np. CMR czy też faktury od przewoźnika. Podobnie jak w przypadku dokumentów ze zleceniami, te zadania również wiążą się z tzw. papierkową robotą. Specyficznym problemem jest jednak kwestia komunikacji z przewoźnikiem i czas oczekiwania na fizyczne przesłanie dokumentów.

Rozwiązaniem dla Ciebie będzie Portal przewoźnika. Ta funkcja w systemie fireTMS pozwala na szybkie przesyłanie dokumentów po zakończeniu zlecenia. Przewoźnik dostanie od Ciebie link, dzięki któremu może załączać skany istotnych dokumentów, czyli list przewozowy z potwierdzeniem realizacji zlecenia, fakturę za wykonaną usługę, czy też uzupełnić dane do faktury. Co najważniejsze, przyspieszysz tym samym rozliczenie zlecenia i znacznie usprawnisz komunikację między Tobą a firmą transportową.

Dokumenty księgowe i nieterminowe płatności

Nieodłącznym elementem pracy spedytora jest także dbanie o komunikację ze swoimi klientami, czyli właścicielami ładunków. W to wlicza się wystawianie faktur za usługę spedytorską, a często także zadbanie o to, by płatność została zrealizowana w terminie. To jedno z najbardziej czasochłonnych zadań, które na szczęście można zautomatyzować za pomocą fireTMS.

Nasz system TMS umożliwia automatyczne wystawienie faktury po otrzymaniu wszystkich dokumentów potwierdzających wykonanie przewozu. Dzięki temu można zdecydowanie przyspieszyć etap płatności i rozliczenia zlecenia. Dodatkowym atutem jest także opcja automatycznej windykacji. W fireTMS ustawisz automatyczną wysyłkę przypomnień o terminie płatności lub informacji o jego przekroczeniu, co zwolni Cię jako spedytora od konieczności regularnej wysyłki maili w sprawie płatności do klientów.

Dostęp do danych i rentowność zleceń

Ostatnim wyzwaniem, które jest istotne zwłaszcza dla osób zarządzających w firmie spedycyjnej, jest analizowanie rentowności zleceń oraz podejmowanie decyzji biznesowych w oparciu o dokładne i aktualne dane. Dotyczy to zwłaszcza informacji o tym, którzy klienci przynoszą firmie najwięcej zysku, jak wygląda efektywność poszczególnych spedytorów oraz aktualnych danych o dziennych obrotach.

Ponieważ nasze rozwiązanie jest kompleksowym systemem TMS, gromadzącym wszystkie dane i dokumenty związane ze zleceniami spedycyjnymi, to możliwe jest automatyczne generowanie raportów w oparciu o najświeższe dane. Dzięki temu możesz na bieżąco kontrolować, jak wyglądają obroty firmy, które zlecenia są najbardziej rentowne oraz mieć wgląd w skuteczność pracy spedytorów. 

Jakie raporty znajdziesz w fireTMS?

• Informacje o dziennych obrotach
• Obroty i prowizja według oddziału
• Rentowność klientów
• Produktywność spedytorów
• Prowizje przewoźników
• Informacje o pojazdach zewnętrznych, które świadczą dla Ciebie usługi

Cały czas możesz przekonać się, w jaki sposób pomoże Ci jako spedytorowi nasz system TMS 360°. Wystarczy, że zarejestrujesz się i skorzystasz z bezpłatnego 14-dniowego okresu próbnego. Dzięki temu sprawdzisz, jak w praktyce może działać fireTMS.