Jak obsłużyć zlecenie transportowe za pomocą fireTMS: przewodnik krok po kroku

Obsługa zlecenia transportowego to rozbudowany proces, znacznie bardziej złożony niż sporządzenie pliku PDF z informacjami i wysłanie go kierowcy. W praktyce to cały łańcuch działań: od zebrania wszystkich danych, przez przekazanie go przewoźnikowi lub kierowcy, zaplanowanie trasy, kontrolę realizacji, aż po fakturowanie i rozliczenie. W fireTMS ten proces można przejść w prosty sposób. Jak w praktyce wygląda obsługa zlecenia transportowego w naszym systemie? 

Import zlecenia i skompletowanie danych

Obsługa każdego zlecenia transportowego zaczyna się od zebrania kompletu danych przed przekazaniem informacji kierowcy. fireTMS posiada narzędzia, które pozwalają szybciej skompletować wszystkie istotne informacje i dzięki temu sprawniej rozpocząć obsługę zlecenia. System umożliwia szybkie wprowadzenie danych z plików PDF, JPG, PNG, GIF, TIFF, DOCX, TXT, ODT do systemu za pomocą asystenta AI. Dzięki temu można zaimportować kluczowe informacje na temat ładunku, w tym:

• nazwa ładunku,
• daty załadunku i rozładunku,
• adresy załadunku i rozładunku wraz z nazwami firm,
• wymiary i waga ładunku,
• numer ładunku klienta.  

Dzięki temu można zaoszczędzić czas i siły na wpisywaniu tych danych ręcznie, a ryzyko popełnienia pomyłek przy przepisywaniu zostaje wyeliminowane. Wystarczy jedynie skontrolować, czy zaimportowane informacje zgadzają się z tymi zawartymi w oryginalnym pliku i dodać ładunek. 

Utworzenie zlecenia transportowego

Na podstawie wprowadzonego ładunku można utworzyć nowe zlecenie transportowe. Utworzone w fireTMS zlecenie, oprócz danych ładunku (w tym danych finansowych), zawiera także szacunkowe wyliczenie kosztów przewozu. Do zlecenia można również dołączyć załączniki w formie elektronicznej, w tym CMR i inne istotne dokumenty.  

Wybór pojazdu i kierowcy

W widoku zlecenia można wybrać pojazd oraz kierowcę według kryteriów podanych w ładunku, określających wymagania zleceniodawcy. Może to być wskazanie konkretnego rodzaju pojazdu, naczepy lub przyczepy, ale też informacje o przewożeniu ładunków niebezpiecznych, co wpływa na wykonanie zlecenia. Wybór pojazdu i kierowcy jest zsynchronizowany z harmonogramami pojazdów i kierowców, co pozwala uniknąć sytuacji, gdy pojazd zostaje przypisany do obsługi dwóch nakładających się na siebie zleceń na innych trasach.

Aby harmonogram pojazdów, a co za tym idzie tworzenie zleceń transportowych działało prawidłowo, należy dodać do kartoteki w systemie fireTMS swoje pojazdy, a także kierowców. 

Wybór trasy przejazdu

To na tym etapie można już zaplanować trasę oraz wybrać odpowiedni pojazd i kierowcę. Planowanie tras można wykonać za pomocą narzędzia map – fireTMS zaproponuje trasę już na podstawie danych z ładunku. Można ją jednak edytować, wybierając lepiej dopasowane warianty (dostępne opcje: najkrótsza, najtańsza, najszybsza), a także w przypadku korzystania z map Here ustawić pomijanie wybranych krajów, dróg płatnych czy przepraw promowych. Mapy Here umożliwiają również precyzyjne zaplanowanie trasy w oparciu o lokalne ograniczenia, np. tonażowe. 

Po dodaniu pojazdu i kierowcy oraz zatwierdzeniu trasy pojazdu można przejść dalej, przesyłając kierowcy zlecenie SMS-em lub do aplikacji mobilnej fireTMS Driver. 

Proces tworzenia zleceń transportowych w fireTMS pozwala:

• zaoszczędzić czas na przepisywanie danych z ładunków i innych źródeł,
• zgromadzić wszystkie dane na temat zlecenia w jednym miejscu,
• w łatwy sposób zaplanować trasę przejazdu,
• szybko wybrać pojazd dostępny w danym terminie i odpowiedni do realizacji tego zlecenia,
• przesłać komplet danych kierowcy bezpośrednio z systemu.

Monitorowanie realizacji zlecenia i komunikacja

Tak przygotowane zlecenie transportowe, które zostało przesłane kierowcy jest podstawą do tego, by rozpocząć realizację usługi. Na tym etapie bardzo ważne jest nie tylko monitorowanie statusu realizacji, ale również możliwość utrzymywania stałego kontaktu z klientem i kierowcą. Te funkcje również są dostępne w fireTMS i pozwalają znacznie uprościć ten etap obsługi zlecenia transportowego.

Sprawdzanie statusu realizacji zlecenia

Dzięki integracji fireTMS z dostawcami telematyk GPS możliwe jest stałe monitorowanie położenia pojazdu, co pozwala na szybkie sprawdzenie statusu przewozu. Sprawdzanie położenia pojazdu jest również możliwe na podstawie aplikacji fireTMS Driver – wówczas system rejestruje punkt, w którym znajduje się telefon z aplikacją. Dużym ułatwieniem dla dyspozytorów jest także automatyczne informowanie przez system fireTMS o zbliżaniu się pojazdów do punktów załadunku i rozładunku na podstawie danych dostarczanych przez telematyki GPS. 

Statusy związane ze zbliżaniem się lub oddalaniem od punktu załadunku lub rozładunku: 

• „Zbliżył się do punktu”, gdy pojazd znalazł się 10 kilometrów od punktu załadunku lub rozładunku, 
• „Oddalił się od punktu” w przypadku oddalenia się o ponad 20 kilometrów bez wykonania czynności we wspomnianych punktach. 

Dodatkową funkcją fireTMS, która pomaga monitorować przewozy są Trasy rzeczywiste. Dzięki niej można ustawić dopuszczalną szerokość korytarza transportowego, po którego opuszczeniu przesyłany jest odpowiedni alert. To pozwala niemal natychmiast skontaktować się z kierowcą i wyjaśnić zaistniałą sytuację, a tym samym zapobiec nakładaniu kilometrów i zwiększeniu kosztów przewozu.

Szybkie informowanie klienta o statusie zlecenia

Bardzo ważną częścią procesu obsługi zlecenia jest utrzymywanie kontaktu z klientem. Niestety, bardzo często wspomniany kontakt opiera się na ręcznym wysyłaniu e-maili czy rozmowach telefonicznych, co zajmuje dużo czasu i odrywa pracowników od ich zadań. Panel klienta w fireTMS jest rozwiązaniem, dzięki któremu kontakt z klientem w sprawie zlecenia zostaje zautomatyzowany, gdyż dostaje on dostęp do automatycznie aktualizowanych przez system statusów swoich zleceń. Tym samym, może on w dowolnej chwili sprawdzić, na jakim etapie jest przewóz jego ładunków. Dodatkowo klient może pobrać z Panelu dokumenty przewozowe, a także wprowadzać kolejne zlecenia.

Stały kontakt z kierowcą

Bardzo ważnym elementem obsługi zlecenia transportowego jest również kontakt z kierowcą. fireTMS umożliwia to poprzez aplikację mobilną fireTMS Driver. Aplikacja ta pozwala utrzymywać stały kontakt w trasie – zarówno ze strony dyspozytora, który może przesyłać zlecenia kierowcy, jak i ze strony kierowcy, który uzyskuje możliwość szybkiej wysyłki dokumentów, np. skanów CMR-ów i tym samym przyspiesza etap wystawienia faktury oraz rozliczenia zlecenia. Aplikacja fireTMS Driver przydaje się także w przypadku wystąpienia nieoczekiwanych zdarzeń na trasie. Pozwala tym samym szybciej i skuteczniej reagować na opóźnienia wynikające zarówno z warunków na drodze (korki, złe warunki pogodowe), jak i z losowych zdarzeń, np. awarie pojazdów. 

Jakie korzyści przynosi fireTMS w zakresie monitorowania transportu i komunikacji?

• Bieżący dostęp do statusów realizacji zleceń – zarówno dla dyspozytora, jak i dla klienta
• Oszczędność czasu związana z automatycznym powiadamianiem klientów o zmianie statusu zleceń w Panelu klienta.
• Oszczędność pieniędzy dzięki powiadomieniom o opuszczeniu wyznaczonego  korytarza transportowego.
• Szybsza reakcja na niespodziewane zdarzenia w trasie.
• Usprawnienie komunikacji między kierowcami a dyspozytorami dzięki aplikacji mobilnej fireTMS Driver.

Wystawianie faktury i rozliczenie zlecenia

Ostatnim etapem obsługi zlecenia transportowego jest wystawienie faktury i rozliczenie zlecenia. fireTMS posiada narzędzia, które pozwalają nie tylko łatwo wystawić faktury, ale także zautomatyzować monitorowanie terminów płatności faktur.

Przede wszystkim fireTMS umożliwia wystawienie faktury bezpośrednio z zamkniętego zlecenia w systemie. Po dostarczeniu wszystkich wymaganych dokumentów, jak np. CMR, pracownik może wystawić fakturę na podstawie danych zawartych w zleceniu. Wystarczy tylko sprawdzić, czy dane na fakturze są poprawne i zatwierdzić fakturę.

W związku z wprowadzeniem obowiązku z korzystania z KSeF w Polsce, wysłanie faktury do KSeF jest również możliwe z poziomu fireTMS i zajmuje kilka chwil. Dodatkowo nasz system obsługuje także wystawianie faktur offline, gdy Krajowy System e-Faktur przechodzi prace techniczne lub trwa jego awaria. Ponadto w fireTMS można odbierać faktury z KSeF. Więcej o konfiguracji i korzystaniu z KSeF za pomocą fireTMS można przeczytać w naszych artykułach w Portalu pomocy.

Po wystawieniu faktury można ją wysłać klientowi, a także monitorować termin płatności na podstawie danych zawartych na fakturze. Dzięki funkcji automatycznej windykacji, fireTMS może wysyłać do klienta automatyczne maile z przypomnieniem o zbliżającym się lub przekroczonym terminie. Tym samym pracownicy nie muszą poświęcać czasu na żmudne pilnowanie kalendarzy i pisanie ponaglających e-maili.

Co można zyskać z fireTMS na etapie wystawiania faktur i rozliczania zleceń?

• Przyspieszenie wystawiania faktur, dzięki możliwości generowania ich bezpośrednio z zamkniętych zleceń.
• Polepszenie płynności finansowej – im szybciej faktura zostanie wystawiona i wysłana klientowi, tym szybciej klient zapłaci za usługę.
• Oszczędność czasu pracowników, którzy nie muszą poświęcać czasu na ręczne wystawianie faktur i wysyłanie informacji o terminie płatności.
• Szczelność systemu – automatyzacja windykacji powoduje, że informacja o płatności za każde wykonane zlecenie zostanie wysłana do klienta.

Podsumowanie: obsługa zleceń w fireTMS

fireTMS to kompleksowy system do zarządzania transportem, który umożliwia pełną i płynną obsługę zleceń na każdym etapie ich realizacji. Dodatkowo system posiada liczne narzędzia, które nie tylko pomagają wprowadzić dane, wybrać pojazd i kierowcę, zaplanować trasy i komunikować się z kierującymi w trasie, ale także umożliwiają automatyzację wielu zadań, takich jak monitorowanie statusów przewozów, kontakt z klientami, a także wystawianie faktur i rozliczenia zleceń.

Chcesz sprawdzić, w jaki sposób w praktyce działa obsługa zleceń w fireTMS? Załóż darmowe konto i rozpocznij 14-dniowy okres próbny systemu, w trakcie którego możesz poznać jego najważniejsze funkcje.