Wie die automatische Rechnungsstellung in fireTMS Ihnen hilft, Zeit und Geld zu sparen

Jeden Tag verschwenden die Angestellten in Transport- und Speditionsunternehmen wertvolle Zeit mit dem manuellen Ausstellen von Rechnungen, dem Kopieren von Daten aus Transportaufträgen und dem Überprüfen aller Angaben auf ihre Richtigkeit. Bei einer großen Anzahl von zu bearbeitenden Aufträgen nehmen diese arbeitsintensiven Tätigkeiten wöchentlich mehrere Stunden in Anspruch. Würde allein dieser Bereich automatisiert, könnten die Angestellten mehr Zeit für andere Aufgaben aufwenden, die für das Unternehmen oft wesentlich wichtiger sind. Wie kann man sich die Arbeit erleichtern und die Rechnungsstellung automatisieren?

Die Rechnungsstellung in den Bereichen Transport und Spedition zählt zu den zeitaufwändigsten Verwaltungsaufgaben für Unternehmen. Moderne technologische Lösungen bringen jedoch eine große Veränderung mit sich. Ein TMS-System mit automatischer Rechnungsstellung, wie fireTMS, eliminiert die Notwendigkeit, Daten manuell einzugeben und Informationen in ein externes Rechnungsprogramm zu exportieren.

Tägliche Herausforderungen bei der Rechnungsstellung im Transportbereich

Jeder, der in einem Transportunternehmen arbeitet, weiß, wie mühsam die Rechnungsstellung sein kann. Die herkömmliche Methode der Rechnungsstellung ist vor allem extrem zeitaufwändig. Täglich müssen Daten aus Transportaufträgen manuell in externe Programme übertragen werden. Ein mittelgroßes Transportunternehmen kann täglich rund ein Dutzend Rechnungen bearbeiten, bei denen Kundendaten, Leistungsdaten und Beträge genauestens übertragen werden müssen.

Die Rechnungsstellung nimmt nicht nur Zeit in Anspruch, sondern birgt auch ein erhebliches Fehlerrisiko. Ein falscher Klick genügt, um einen falschen Betrag, eine falsche Adresse oder eine falsche Steuernummer einzugeben. Wird eine solche Rechnung mit Fehlern ausgestellt, muss sie mit einem separaten Dokument korrigiert werden, was die Sache noch komplizierter macht. Bei Rechnungskorrekturen, also wenn ein Kunde Anmerkungen zu den Angaben im ausgestellten Dokument macht, muss der gesamte Prozess von vorne wiederholt werden. Dann muss man den Auftrag suchen, die Rechnung finden, die Änderungen vornehmen und alles noch einmal überprüfen.

Eine weitere Herausforderung stellt die Nachverfolgung des Zahlungsstatus dar. Ohne ein integriertes System muss man bei der Überprüfung, ob eine Rechnung bezahlt wurde, zwischen verschiedenen Programmen oder Dateien wechseln. Infolgedessen können leicht überfällige Zahlungen übersehen oder Fehler bei der Abrechnung gemacht werden. Die Rechnungsstellung im Transport- und Speditionsbereich wird noch komplizierter, wenn verschiedene Währungen, unterschiedliche Mehrwertsteuersätze oder spezielle Zahlungsbedingungen für einzelne Kunden berücksichtigt werden müssen. Die Aufrechterhaltung der Datenkonsistenz bei der manuellen Rechnungsstellung ist eine sehr anspruchsvolle Aufgabe.

Darüber hinaus haben viele Transport- und Speditionsunternehmen Schwierigkeiten mit der Dokumentenarchivierung. Physische Rechnungskopien nehmen viel Platz in Anspruch und die Suche nach ihnen ist zeitaufwändig. Selbst bei elektronischer Archivierung kann das Auffinden einer bestimmten Rechnung eine Herausforderung sein, wenn das entsprechende System nicht umgesetzt ist. Schließlich führt die fehlende Automatisierung der Rechnungsstellung im Transportbereich nicht nur zu einer Verschwendung von Zeit, sondern auch von Geld. Verzögerungen bei der Rechnungsstellung schlagen sich in Zahlungsverzögerungen nieder, die sich wiederum negativ auf den Cashflow eines Unternehmens auswirken können.

Transformation mit fireTMS: Von manueller zu automatischer Rechnungsstellung

Die Umstellung von manueller auf automatische Rechnungsstellung bedeutet für Unternehmen eine wesentliche Erleichterung. Im Laufe der Jahre haben sich die Angestellten vieler Transport- und Speditionsunternehmen an einen mühsamen Prozess gewöhnt: Auftragsdaten eingeben, in ein externes Buchhaltungsprogramm exportieren, anschließend eine Rechnung erstellen und alle Angaben überprüfen. Der gesamte Prozess hat viel Zeit und Energie in Anspruch genommen.

fireTMS funktioniert ganz anders. Anstatt Angaben aus einem Auftrag manuell in ein Buchhaltungsprogramm zu kopieren, genügen nur wenige Klicks, um eine Rechnung direkt aus dem Transportauftrag auszustellen. Dieser Prozess ist blitzschnell und eliminiert die Notwendigkeit für externe Rechnungsprogramme, was sich ebenfalls als Kostenersparnis auswirkt.

Wie erstelle ich eine Rechnung für den ausgeführten Auftrag in fireTMS?

Wie genau funktioniert diese Funktion? fireTMS erfasst alle notwendigen Auftragsdaten – Preise, Mehrwertsteuersätze, Kundendaten und Leistungsdaten. Sobald ein bestimmter Auftrag als abgeschlossen markiert wird, sind alle notwendigen Daten bereits im System vorhanden. Anhand dieser Daten wird automatisch ein Rechnungsentwurf erstellt. Nach der Überprüfung aller Angaben kann der Rechnungsentwurf freigegeben und direkt aus dem System heraus per E-Mail versendet werden.

Darüber hinaus bietet die automatische Rechnungsstellung in fireTMS weitere Optionen. Beispielsweise ist es möglich, Sammelrechnungen für einen einzelnen Kunden für einen bestimmten Zeitraum zu erstellen, was die Arbeit noch effizienter macht. Zusätzlich bietet das System die Möglichkeit, verschiedene Währungen, Mehrwertsteuersätze und Zahlungstermine einzustellen, ohne diese Angaben jedes Mal manuell eingeben zu müssen.

So spart ein Transportmanagementsystem mit automatischer Rechnungsstellung nicht nur Zeit, sondern verringert auch das Fehlerrisiko deutlich. Jede Rechnung wird auf der Grundlage der bei der Auftragserstellung eingegebenen Daten ausgestellt, wodurch Fehler durch manuelle Dateneingabe vermieden werden.

7 echte Vorteile der automatischen Rechnungsstellung in fireTMS

Die automatische Rechnungsstellung in fireTMS bringt den Systembenutzern konkrete und messbare Vorteile. Hier finden Sie acht echte Vorteile, die sich durch die Implementierung unseres Systems ergeben.

1. Zeitersparnis – anstatt mehrere Stunden pro Woche mit Verwaltungsaufgaben zu verbringen, können Sie diese Zeit nutzen, um neue Kunden anzuziehen und Ihr Geschäft zu entwickeln.
2. Eliminierung menschlicher Fehler – das System überträgt Daten automatisch vom Auftrag in die Rechnung und verhindert so Fehler bei der manuellen Eingabe von Beträgen, Daten oder Angaben zum Kunden.
3. Schnellere Rechnungsstellung – mit wenigen Klicks erstellen Sie eine Rechnung direkt aus dem Transportauftrag.
4. Sammelrechnungsstellung – die Möglichkeit der Zusammenfassung mehrerer Aufträge in einer einzigen Rechnung für denselben Kunden spart Zeit und vereinfacht die Rechnungsstellung.
5. Sofortiger Versand – erstellte Rechnungen können sofort an den Kunden gesendet werden, was die Zahlungen beschleunigt und den Cashflow verbessert.
6. Einfacher Zugriff auf die Rechnungshistorie – alle Rechnungen werden an einem Ort gespeichert, sodass Sie frühere Rechnungen einfach durchsuchen und analysieren können.
7. Vereinfachte Rechnungskorrekturen – sollten Änderungen erforderlich sein, können Sie im System schnell Rechnungskorrekturen vornehmen, ohne das Dokument von Grund auf neu erstellen zu müssen.

Zudem ermöglicht das TMS-System mit automatischer Rechnungsstellung, Rechnungsvorlagen an die visuelle Identität Ihres Unternehmens anzupassen. Sie können auch verschiedene Währungen, Mehrwertsteuersätze und Zahlungstermine für einzelne Kunden festlegen – all dies wird bei der Rechnungserstellung automatisch berücksichtigt. Darüber hinaus besteht bei der Rechnungsstellung in fireTMS die Möglichkeit, Transportdokumente direkt an die Rechnung anzuhängen, was die Transparenz und Professionalität gegenüber Ihren Kunden erhöht. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern können auch stärkere Geschäftsbeziehungen aufbauen.

Während Sie bei der herkömmlichen Rechnungsstellung ständig zwischen verschiedenen Programmen wechseln müssen, integriert fireTMS alle Prozesse an einem Ort und schafft so einen reibungslosen Arbeitsablauf vom Auftrag über die Transportüberwachung bis hin zur Rechnungsstellung und Zahlungsverfolgung.

Warum fireTMS implementieren?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die automatische Rechnungsstellung in fireTMS eine praktische und heutzutage sogar unverzichtbare Lösung für Transport- und Speditionsunternehmen darstellt, die mit dem zeitaufwändigen Rechnungsstellungsprozess zu kämpfen haben. Die wöchentlich eingesparten Stunden bringen mehr Zeit für strategische Geschäftsaktivitäten.

Es sollte auch darauf hingewiesen werden, dass fireTMS nicht nur eine einfache Rechnungserstellung auf der Grundlage von Aufträgen ermöglicht. Es handelt sich um ein umfassendes Transport- und Speditionsmanagementsystem, das alle Prozesse an einem Ort integriert. Von der Transportplanung über die Routenplanung, Auftragsverwaltung und Transportüberwachung bis hin zu Analysen und Leistungsabrechnung. fireTMS vereinfacht als 360°-TMS-System die täglichen Aufgaben, beschleunigt die Arbeit und bringt echte Einsparungen. 

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mit zeitaufwändiger Rechnungsstellung zu kämpfen haben oder ein bewährtes Transport- und Speditionsmanagement-System suchen, melden Sie sich kostenlos bei fireTMS an und starten Sie eine 14-tägige Testphase. Finden Sie heraus, wie Prozessautomatisierung Ihr Geschäftspotenzial freisetzen kann und Ihnen erlaubt, sich auf die Entwicklung Ihres Unternehmens zu konzentrieren.