KSeF w fireTMS: jak skonfigurować system i wystawiać e-faktury?

Zmiany prawne i objęcie obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od lutego dużych firm i od kwietnia 2026 roku pozostałych przedsiębiorstw, pociągnęły za sobą także zmiany w fireTMS. Dzięki integracji naszego systemu z KSeF, także po wprowadzeniu obowiązkowych e-faktur można skutecznie i w pełni prawidłowo pod względem prawnym wystawiać je na bazie zakończonych zleceń, bez konieczności korzystania z zewnętrznych rozwiązań. W tym artykule opisujemy, w jaki sposób skonfigurować fireTMS, a następnie wystawiać e-faktury w KSeF i podajemy linki do przygotowanych przez nas szczegółowych instrukcji.

Jak wygenerować certyfikat umożliwiający umożliwiający połączenie fireTMS z KSeF?

Pierwszym krokiem do połączenia fireTMS z KSeF jest wygenerowanie dwóch certyfikatów, które umożliwiają logowanie online z KSeF oraz podpisywanie linku do weryfikacji wystawcy przy wystawianiu faktur w trybie offline. Aby to zrobić, należy przejść na stronę Ministerstwa Finansów (w przypadku testów należy wygenerować certyfikaty w środowisku testowym), zalogować się podpisem zaufanym, certyfikatem kwalifikowanym lub odciskiem palca certyfikatu kwalifikowanego. 

Następnie należy przejść do zakładki Certyfikaty i złożyć wniosek o wydanie certyfikatu umożliwiającego dostęp online do KSeF. Wówczas należy podążać za komunikatami systemu i podać wszystkie wymagane dane. System wygeneruje klucz w postaci pliku .crt, który należy pobrać i zapisać w bezpiecznym miejscu. Podobnie wygląda kwestia zapisania hasła do klucza. Po przetworzeniu wniosku można będzie korzystać z certyfikatu, by wystawiać e-faktury online. Aby wygenerować certyfikat do podpisywania linku do weryfikacji wystawcy w trybie offline, należy zawnioskować o kolejny certyfikat i podążać za komunikatami strony.

Należy pamiętać, że certyfikaty wygenerowane w środowisku testowym, używanym do nauki korzystania z KSeF, nie działają w wersji produkcyjnej, czyli tej używanej na co dzień do wystawiania faktur. Aby wysyłanie faktur do KSeF z fireTMS działało poprawnie, trzeba wygenerować certyfikaty na wskazanej wyżej stronie MF.

Aby poznać szczegóły tego procesu, wystarczy przejść do przygotowanej przez nas instrukcji: Generowanie certyfikatów w KSeF.

Jak skonfigurować system fireTMS, by działał z KSeF?

Po wygenerowaniu certyfikatów i pobraniu kluczy można przejść do konfiguracji systemu fireTMS tak, by możliwe było jego połączenie z KSeF (Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> Księgowość >> Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur). Następnie można wybrać jedną z dostępnych opcji:

• Integracja wyłączona – fireTMS nie zostanie połączony z KSeF. Wówczas e-faktury można wystawiać jedynie bezpośrednio w KSeF lub za pomocą innych programów połączonych z tym systemem.
• Środowisko demonstracyjne/przedprodukcyjne – umożliwia nauczenie się procesu wystawiania e-faktur. Po zaakceptowaniu faktury wygenerowanej ze zlecenia nie jest ona wysyłana automatycznie do KSeF i nie niesie ze sobą żadnych skutków prawnych.
• Środowisko produkcyjne – dostępne od 1 lutego 2026, faktury po przygotowaniu w fireTMS można wysłać do KSeF dodatkowym kliknięciem.

Możliwa jest również opcjonalna konfiguracja ustawień tak, by nasz system przesyłał automatycznie faktury do KSeF po ich zatwierdzeniu w fireTMS.

Szczegółowe informacje na temat tego zagadnienia można znaleźć w naszej instrukcji: Konfiguracja środowiska KSeF w systemie fireTMS.

W jaki sposób dodać certyfikaty do fireTMS?

Po odpowiednim skonfigurowaniu fireTMS należy dodać wygenerowane w KSeF certyfikaty online i offline. Aby to zrobić, należy przejść do zakładki Konfiguracja >> Mój profil >> Certyfikaty KSeF i dodać najpierw Certyfikat typu 1 (certyfikat online), poprzez załadowanie pliku certyfikatu i pliku klucza prywatnego oraz wpisanie hasła do klucza. Po zapisaniu należy powtórzyć cały proces, wybierając najpierw typ certyfikatu 2 (certyfikat offline). Warto wiedzieć, że bez wcześniejszego dodania certyfikatu typu 1 nie można dodać certyfikatu typu 2. Należy też pamiętać, że bez dodania certyfikatów nie jest możliwe korzystanie z KSeF przez fireTMS. Certyfikaty w fireTMS można także dodawać niezależnie do wybranego oddziału.

Dodawanie certyfikatów krok po kroku opisaliśmy w szczegółowej instrukcji: Dodawanie certyfikatów KSeF w systemie fireTMS.

Czy można użyć tokenów do integracji fireTMS i KSeF?

Tak, istnieje możliwość dodawania tokenów KSeF dla oddziałów i poszczególnych użytkowników fireTMS. Aby dodać token oddziałowy należy przejść do konfiguracji systemu: Konfiguracja >> Oddziały, a następnie wybrać odpowiedni oddział i zakładkę KSeF. Potem trzeba przejść do sekcji Konfiguracja KSeF dla oddziału i wkleić wygenerowany token KSeF w pole Token dla oddziału. W takim przypadku każdy pracownik przypisany do oddziału, który ma uprawnienia do wystawiania faktur uzyskuje dostęp do KSeF za pomocą fireTMS. 

Dodatkowo można dodać indywidualne tokeny pracowników. Wówczas należy przejść do Konfiguracja >> Mój profil >> KSeF, wybrać oddział i dodać token.

O dodawaniu tokenów można przeczytać w instrukcji: Dodawanie tokenów KSeF w systemie fireTMS.

Jak wystawić fakturę w trybie online?

Wystawianie faktury w trybie online w fireTMS odbywa się w podobny sposób, jak przed wprowadzeniem KSeF, czyli zarówno w oparciu o zamknięte zlecenie, jak i bez związku ze zleceniem. Po sprawdzeniu, czy wszystkie dane na wygenerowanym szkicu dokumentu są prawidłowe, można wysłać ją do KSeF ręcznie lub automatycznie (po odpowiednym skonfigurowaniu systemu). Warto jednak pamiętać, że faktura jest uznana za wystawioną online, jeśli data wystawienia na fakturze pokrywa się z datą wysyłki do KSeF. 

Po wysłaniu faktury do systemu KSeF wyświetlą się informację zawierające status wysyłki, datę wygenerowania numeru KSeF i numer KSeF. Dodatkowo można pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru i plik XML z kompletem danych z faktury. Po przyjęciu faktury przez KSeF status zostanie zaktualizowany i wyświetli się komunikat potwierdzający przyjęcie.

Więcej informacji o wystawianiu faktur w trybie online w fireTMS, a także: podglądzie i wydruku e-faktury, weryfikacji faktur w KSeF, komunikacie o błędzie wysyłki faktury oraz statusach na liście wystawionych faktur można znaleźć w instrukcji: Wystawianie faktury sprzedaży w trybie online (KSeF).

Jak wystawić fakturę w trybie offline?

W przypadku, gdy nie można wystawić faktury online, można skorzystać z trybu offline. Przypadki, gdy jest to możliwe i zgodne z przepisami są ściśle określone. Zaliczają się do nich:

• planowe przerwy techniczne lub prace w KSeF,
• awarie KSeF,
• problemy techniczne po stronie wystawiającego fakturę.

W przypadku, gdy po wysłaniu faktury do KSeF występują kłopoty, np. problem z połączeniem, wyświetli się w fireTMS odpowiedni komunikat. Wówczas należy najpierw wybrać opcję wystawienia faktury offline, a następnie sprawdzić status KSeF i na tej podstawie wybrać odpowiedni tryb wysyłki: 

• offline 24, gdy KSeF działa, ale są problemy z połączeniem po stronie wystawcy faktury,
• offline, w przypadku zaplanowanej przerwy w działaniu KSeF,
• awaryjny, gdy oficjalnie ogłoszono awarię KSeF.

Tak wystawiona e-faktura będzie zawierała dwa kody QR – jeden z linkiem do faktury w KSeF (jednak dopóki ta faktura nie zostanie skutecznie przesłana do KSeF, to rządowy system nie będzie jej wyświetlał), a drugi do weryfikacji tożsamości wystawcy faktury. Po ustąpieniu kłopotów należy, w zależności od użytego trybu, niezwłocznie wysłać fakturę do KSeF.

Warto też pamiętać, że wcześniej należy wygenerować i zaimportować do fireTMS odpowiedni certyfikat, by móc korzystać z trybu offline.

Więcej informacji na temat wystawiania faktur w trybie offline można znaleźć w instrukcji: Wystawianie faktury sprzedaży w trybie offline (KSeF).

Wszystkie instrukcje dotyczące konfiguracji, certyfikatów i tokenów oraz korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą fireTMS można znaleźć w Portalu pomocy.

Jeszcze nie korzystasz z fireTMS? Sprawdź funkcje naszego kompleksowego systemu do zarządzania transportem. Załóż darmowe konto fireTMS i rozpocznij bezpłatne, 14-dniowe testy systemu.