Automatyczne powiadomienia o dokumentach CMR – dodatkowe opcje, nowości i ulepszenia KSeF oraz inne zmiany

Z tego artykułu dowiesz się o następujących ulepszeniach i nowościach w systemie fireTMS:

Automatyczne powiadomienia o dokumentach CMR: rozszerzenie funkcji

Funkcja automatycznych powiadomień o dostarczeniu dokumentów potwierdzających dostawę (CMR), opisana w jednym z poprzednich wpisów z nowościami, została rozszerzona o dodatkowe opcje konfiguracji. Użytkownik może teraz zdecydować, od jakiego momentu rozpocznie się automatyczna wysyłka przypomnień. Do wyboru są dwie możliwości: po zakończeniu zlecenia lub po ostatniej dacie rozładunku. Dzięki temu można lepiej dopasować działanie przypomnień do specyfiki procesów operacyjnych w firmie i jeszcze skuteczniej zarządzać kompletnością dokumentacji.

Nowości i ulepszenia KSeF

W nowej wersji systemu wprowadziliśmy szereg ulepszeń i nowości związanych z KSeF:

Konfiguracja przekazywania danych do KSeF (mapowanie danych)

Rozszerzyliśmy możliwości konfiguracji przekazywania dodatkowych informacji do KSeF na poziomie konkretnego kontrahenta. W sekcji Księgowość >> Kontrahenci >> edycja kontrahenta >> zakładka Dane dodatkowe KSeF użytkownik może zdefiniować dodatkowe informacje z systemu, które zostaną przeniesione do sekcji Dodatkowe informacje na fakturze w KSeF.

Sekcja Dodatkowe informacje na fakturze KSeF ma formę tabeli, w której można dodawać odpowiedni rodzaj informacji oraz jej treść, a także powiązać je z konkretną pozycją na fakturze.

Pole Rodzaj informacji zostanie przeniesione do odpowiadającej mu kolumny w KSeF. Analogicznie przenoszona jest treść informacji.

Jeżeli dana informacja posiada specjalne miejsce w strukturze KSeF (np. numer zlecenia klienta), system automatycznie przypisze ją do właściwego pola. Jeśli jednak istnieje potrzeba umieszczenia tej samej informacji również w sekcji Dodatkowe informacje, możliwe jest jej dodatkowe przekazanie. Zapewnia to większą elastyczność oraz pozwala lepiej dopasować dokumenty do indywidualnych wymagań klienta.

Obsługa Podmiotu innego (Podmiotu 3) na fakturach sprzedażowych 

Rozszerzyliśmy obsługę KSeF o możliwość wskazania tzw. Podmiotu innego (Podmiotu 3) na fakturach sprzedażowych oraz ich korektach. Nowe pole umożliwia wybór dodatkowego kontrahenta z bazy i jest zgodne z wymaganiami struktury KSeF, dzięki czemu dane tego podmiotu są uwzględniane podczas generowania oraz wysyłki dokumentu do KSeF. Funkcja ma charakter opcjonalny – w przypadku niewskazania Podmiotu 3 faktura działa tak jak dotychczas.

Dodatkowo umożliwiliśmy uzupełnienie identyfikatora wewnętrznego (IDWew) dla Podmiotu 3. Pole to zostało dodane w kartotece kontrahenta (Księgowość >> Kontrahenci) i – jeśli jest wypełnione – jest automatycznie uwzględniane w strukturze XML przekazywanej do KSeF. W pierwszej kolejności system wykorzystuje identyfikator wewnętrzny, a w przypadku jego braku – numer NIP, a następnie numer VAT UE. Warto zaznaczyć, że identyfikator ten może być generowany po stronie KSeF dla firm posiadających wiele oddziałów i przyjmuje format: NIP-XXXXX (gdzie po numerze NIP występuje myślnik oraz pięć cyfr).

Obecnie Podmiot 3 nie jest uwzględniany na wydruku faktury – dane te wykorzystywane są wyłącznie na potrzeby integracji z KSeF. Rozszerzenie to pozwala lepiej odwzorować wymagania formalne oraz zwiększa poprawność wymiany danych z systemem KSeF.

Uwzględnienie podmiotów powiązanych (TP)

Rozszerzyliśmy integrację z KSeF o uwzględnienie informacji o podmiotach powiązanych. Dane skonfigurowane wcześniej w kartotece kontrahenta (Księgowość >> Kontrahenci >> Dane dodatkowe) są teraz automatycznie przenoszone do dokumentów wysyłanych do KSeF. W przypadku wykrycia powiązania, na wydruku faktury KSeF pojawia się odpowiednia adnotacja o istniejących relacjach między stronami transakcji, co odpowiada oznaczeniu TP. Zmiana ta zapewnia zgodność z wymaganiami KSeF.

Uwzględnienie numeru KSeF w eksporcie do Wapro ERP

Kolejną nowością jest rozszerzenie eksportu danych do systemu Asseco Wapro ERP o obsługę numeru KSeF. W tym celu dodany został nowy wariant eksportu oznaczony jako Wapro ERP v2, który uwzględnia dodatkowe pola związane z KSeF. Dzięki temu możliwe jest poprawne przenoszenie informacji o numerze KSeF do systemu księgowego, co zwiększa spójność danych oraz usprawnia dalszą obsługę dokumentów po stronie księgowości.

Zmiana w sposobie przekazywania adresu korespondencyjnego do KSeF

Wprowadziliśmy zmianę w sposobie przekazywania adresu korespondencyjnego do KSeF. Od teraz adres ten jest uwzględniany w strukturze XML wyłącznie wtedy, gdy na płatniku, sprzedawcy lub podmiocie powiązanym (Podmiot 3) zaznaczono opcję wskazującą, że adres korespondencyjny jest inny niż główny. Dzięki temu dane są zgodne z konfiguracją kontrahenta i wymaganiami struktury KSeF.

Powiadomienia o opuszczeniu korytarza: dodatkowe adresy e-mail

Rozbudowaliśmy konfigurację wykrywania opuszczenia korytarza o możliwość dodania dodatkowych adresów e-mail, na które będą wysyłane powiadomienia o zjechaniu pojazdu z wyznaczonej trasy. Nowe pole dostępne jest w: Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Konfiguracja transportu >> opcja Trasy rzeczywiste, obok istniejących ustawień. Użytkownik może wskazać maksymalnie 3 adresy e-mail (oddzielone średnikiem), które otrzymają powiadomienia niezależnie od standardowych odbiorców, takich jak właściciel ładunku czy przypisany spedytor. Dzięki temu możliwe jest lepsze dopasowanie dystrybucji informacji i zwiększenie kontroli nad realizacją transportu. Więcej informacji na temat tras rzeczywistych i wykrywania opuszczenia korytarza można znaleźć w naszym Portalu Pomocy: Wykrywanie opuszczania korytarza przez kierowcę – trasy rzeczywiste.

API: numer KSeF oraz edycja ładunku

Rozszerzyliśmy API (dokumentacja) zarówno o możliwość przekazywania numeru KSeF wraz z datą jego wygenerowania podczas dodawania faktur zakupowych, jak i o nowe endpointy umożliwiające edycję ładunków. Dzięki temu numer KSeF może być zapisywany na dokumencie już na etapie jego tworzenia, co zapewnia spójność danych i eliminuje konieczność ręcznego uzupełniania informacji po imporcie. Jednocześnie wprowadzony endpoint do edycji ładunku pozwala na aktualizację danych w sposób odpowiadający operacjom dostępnym w interfejsie użytkownika, obejmując m.in. miejsca załadunku i rozładunku, parametry transportowe oraz szczegóły towaru. Rozszerzenia te zwiększają możliwości integracyjne i usprawniają automatyzację pracy z systemem fireTMS.

Nowa kolumna Notatka / Komentarz na listach

Wprowadziliśmy nową kolumnę Notatka, dostępną na listach ładunków, zleceń, faktur sprzedażowych i zakupowych oraz płatności (jako kolumna Komentarz). Prezentuje ona pierwsze 60 znaków wpisu, który wcześniej był widoczny wyłącznie w szczegółach danego obiektu. W przypadku dłuższych treści pełna zawartość dostępna jest po najechaniu kursorem (pojawiające się okno tekstowe). Umożliwiliśmy również szybkie dodawanie i edycję notatek bezpośrednio z poziomu listy, bez konieczności przechodzenia do widoku szczegółowego. Dodatkowo wprowadziliśmy filtr Notatka, który pozwala łatwo wyszukiwać rekordy na podstawie zawartych w nich informacji. Funkcja ta usprawnia codzienną pracę, zwiększa dostępność kluczowych danych i przyspiesza zarządzanie operacjami w systemie.

Integracja z GPS Tracknamic: bieżąca lokalizacja i stan licznika

Wprowadziliśmy integrację z systemem GPS Tracknamic, która umożliwia automatyczne pobieranie bieżącej lokalizacji pojazdu oraz stanu licznika. Dane te są aktualizowane i zapisywane w systemie, a stan licznika prezentowany jest na koniec każdego dnia bezpośrednio w kartotece pojazdu. Dzięki temu użytkownicy mają stały dostęp do aktualnych informacji o flocie, co ułatwia monitorowanie pracy pojazdów, analizę przebiegów oraz planowanie działań operacyjnych i serwisowych.

Chcesz dowiedzieć się więcej o opisanych nowościach w systemie? Skontaktuj się z nami.

* Niektóre z opisanych funkcji dostępne są wyłącznie w wybranych pakietach.