Z tego artykułu dowiesz się o następujących ulepszeniach i nowościach w systemie fireTMS:
Wprowadziliśmy w systemie globalny mechanizm automatycznych e-maili z prośbą o dosłanie dokumentów potwierdzających dostawę. Funkcję można włączyć w Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Obsługa zleceń >> opcja Automatyczne przypomnienia o dokumentach potwierdzających dostawę. Po jej aktywacji fireTMS wysyła do zewnętrznych przewoźników (na adres e-mail osoby kontaktowej przypisanej do zlecenia) przypomnienia o brakujących załącznikach.
Podczas konfiguracji można dodatkowo określić szczegóły działania funkcji, m.in. uwzględnienie wymaganych dokumentów dodanych do powiązanych dokumentów sprzedażowych czy wysyłkę powiadomień tylko w przypadku aktywnego Portalu przewoźnika. Istnieje również możliwość ustawienia maksymalnej liczby przypomnień (od 1 do 3) oraz interwału ich wysyłki (od 1 do 5 dni).
System cyklicznie sprawdza zlecenia, które zmieniły status z „w realizacji” na „zakończone”. Po upływie ustawionego interwału – liczonego od momentu zakończenia zlecenia – o godzinie 7:00 rano weryfikowane jest, czy wymagane dokumenty zostały dołączone. Jeśli nadal brakuje ich zarówno na zleceniu spedycyjnym, jak i na powiązanym ładunku, do przewoźnika automatycznie wysyłane jest przypomnienie.
Treść wiadomości opiera się na szablonie konfigurowanym w Konfiguracja wydruków >> zakładka Szablony >> podzakładka Przypomnienie o dokumentach potwierdzających dostawę. Można tam edytować domyślną treść lub dodać własne szablony. Funkcja ma charakter globalny, ale dla wybranych przewoźników da się ją wyłączyć w kartotece (Kontrahenci >> Przewoźnicy >> edycja>> sekcja Dane przewoźnika >> checkbox Nie wysyłaj przypomnień o dokumentach potwierdzających dostawę). Informacja o wysłaniu powiadomienia zapisywana jest w Dzienniku aktywności zlecenia, dzięki czemu łatwo prześledzić historię komunikacji. Jeżeli firma korzysta z Portalu przewoźnika, w treści e-maila automatycznie dodawany jest link do portalu, gdzie przewoźnik może od razu wgrać brakujące dokumenty. W przypadku braku portalu wysyłana jest standardowa wiadomość z prośbą o ich dostarczenie.
Automatyczne przypomnienia pomagają szybciej kompletować dokumenty, co ułatwia zamykanie zleceń, przyspiesza rozliczenia z klientami i przewoźnikami oraz zmniejsza ryzyko opóźnień spowodowanych brakami w dokumentacji.
Dodaliśmy możliwość informowania użytkowników o pobraniu faktur zakupowych z KSeF. Po aktywacji odpowiednich opcji system automatycznie wysyła powiadomienia w momencie zakończenia importu, w którym pobrano co najmniej jedną nową fakturę.
Funkcję można włączyć na poziomie oddziału w Konfiguracja >> Oddziały >> edycja oddziału >> zakładka KSeF, gdzie dostępne są dwie formy powiadomień: systemowe (dzwonkiem) oraz e-mail.
Powiadomienia systemowe trafiają do wszystkich użytkowników posiadających dostęp do widoku importu faktur z KSeF. Zawierają informację o oddziale, którego dotyczy import, oraz liczbie zaimportowanych. Kliknięcie powiadomienia przenosi bezpośrednio do widoku importu faktur.
W przypadku powiadomień e-mail, po ich włączeniu możliwe jest wskazanie adresów odbiorców (oddzielonych średnikiem). System weryfikuje poprawność adresów oraz ich liczbę (maksymalnie 10). Wiadomość e-mail zawiera analogiczne informacje jak powiadomienie systemowe, dzięki czemu użytkownicy mogą szybko zareagować na nowe dokumenty.
Dodaliśmy możliwość podglądu wizualizacji dokumentów importowanych z KSeF bezpośrednio w systemie. Funkcja wykorzystuje oficjalny generator PDF udostępniony przez Ministerstwo Finansów, dzięki czemu prezentowany widok dokumentu jest zgodny ze standardem KSeF. Podgląd dostępny jest w dwóch miejscach: z poziomu listy importu dokumentów z KSeF oraz po zaimportowaniu dokumentu. Użytkownik może w szybki sposób sprawdzić zawartość faktury bez konieczności jej wcześniejszego pobierania czy ręcznego przetwarzania.
Dodaliśmy możliwość zarządzania zasadami importu faktur zakupowych z KSeF, co pozwala lepiej kontrolować, które dokumenty są widoczne na liście importu. Funkcja dostępna jest dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami (domyślnie Administrator i Zarząd) w Konfiguracja >> Role >> Księgowość >> KSeF >> Zasady importu.
W ramach nowych ustawień można dodać wykluczone numery NIP, dla których faktury zakupowe nie będą wyświetlane na liście importu. Istnieje możliwość dodania zarówno numeru NIP, jak i kontrahenta powiązanego z tym numerem. Dane te są zapisywane w systemie i wykorzystywane automatycznie podczas filtrowania dokumentów.
Dodatkowo dostępny jest tryb filtrowania, który pozwala ograniczyć widok faktur wyłącznie do wybranych typów kontrahentów (np. klientów lub przewoźników). Po jego włączeniu na liście pojawiają się tylko dokumenty spełniające określone kryteria.
Dzięki temu użytkownik może łatwiej zarządzać importowanymi dokumentami i dostosować widok do swoich potrzeb operacyjnych.
Aby ułatwić kontrolę wykorzystania funkcji AI, udostępniliśmy również widok Historia użycia AI, dostępny w sekcji Asystent AI (Ładunki >> Wprowadź ładunek, Zlecenia >> Wprowadź zlecenie oraz Księgowość >> Zakupy >> Rejestruj nowy dokument >> Import AI). Prezentowane są tam informacje o dacie użycia, użytkowniku, ilości, typie operacji oraz tym, czy dany import został wliczony do limitu. W kolumnie Ilość pokazywane jest zużycie tokenów dla danej operacji. Dzięki temu użytkownicy mogą na bieżąco weryfikować wykorzystanie AI i lepiej kontrolować przydzielony limit. Dodatkowo wprowadziliśmy nowy widok Ładunki >> Ładunki z asystentem AI, który umożliwia import ładunków na podstawie plików. Użytkownik może wgrać pojedynczy plik lub paczkę. W przypadku plików CSV system pobiera informacje o wszystkich ładunkach dostępnych w poszczególnych wierszach. Po odczytaniu wszystkich rekordów istnieje możliwość wyboru konkretnego wiersza i utworzenia ładunku na podstawie wybranych danych, co daje większą kontrolę nad importowanymi informacjami.
Usprawniliśmy nawigację pomiędzy fakturami a ich korektami. Na liście faktur sprzedażowych oraz zatwierdzonych faktur zakupowych, jeśli do dokumentu została wystawiona korekta, dostępny jest bezpośredni link umożliwiający szybkie przejście do powiązanej faktury korygującej. Dodatkowo w widoku edycji faktury korygującej umożliwiliśmy łatwe przejście do faktury pierwotnej – po wybraniu ikony przy polu Status użytkownik zostaje automatycznie przekierowany do odpowiedniego dokumentu. Funkcja obejmuje zarówno faktury sprzedażowe, jak i zakupowe i pozwala sprawniej poruszać się między powiązanymi dokumentami.
W nawiązaniu do wcześniej opisanej nowości dotyczącej przekazywania numeru KSeF w eksportach do programów księgowych, w najnowszej wersji systemu przygotowaliśmy również osobny wariant eksportu do Comarch Optima ERP oznaczony końcówką v2. Wersja ta uwzględnia pola związane z KSeF, dzięki czemu dane z dokumentów powiązanych z KSeF mogą być poprawnie przenoszone także do tego systemu księgowego. Rozwiązanie to zwiększa spójność danych pomiędzy fireTMS a Comarch Optima ERP i ułatwia dalszą obsługę dokumentów po stronie księgowości.
Chcesz dowiedzieć się więcej o opisanych nowościach w systemie? Skontaktuj się z nami.
* Niektóre z opisanych funkcji dostępne są wyłącznie w wybranych pakietach.
Regularnie dostarczamy informacji o naszym systemie oraz na tematy z branży TSL.
Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco.
Head of Technical Customer Support
Od 10 lat łączy szeroką wiedzę o fireTMS z utrzymaniem najwyższej jakości obsługi technicznej klientów. Dzięki swojemu doświadczeniu skutecznie zarządza zespołem, co przekłada się na sprawne i profesjonalne wsparcie techniczne firm. Poprzez swoje kompetencje realnie podnosi jakość pracy całego systemu i doświadczeń użytkowników.
Program dla firmy spedycyjnej jest narzędziem, które może dokonać teoretycznie bardzo trudnego zadania – połączyć pracę spedytora, księgowej, a także obowiązki prezesa firmy. Wydaje się, że prezes, spedytor i księgowa nie mogą pracować w jednym narzędziu, dlatego, że ich obowiązki są całkiem różne, a na rynku nie istnieje program, który mógłby im pomóc. Czy firma transportowa może […]
7 minut czytania
Gestia transportowa stanowi istotny element umowy handlowej oraz ułatwia organizację łańcucha dostaw i dostarczania ładunków. Choć jej posiadanie oznacza wiele korzyści, to w niektórych przypadkach może wiązać się z ryzykiem ponoszenia dodatkowych kosztów. Co to jest gestia transportowa i jakie są jej rodzaje? Odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania w tym temacie. Gestia transportowa – definicja […]
6 minut czytania
Nowe przepisy doprecyzowały definicję bazy transportowej. Tym samym jej posiadanie przestało być tylko formalnym wymogiem, który trzeba spełnić, aby otrzymać licencję transportową. Sprawdź, co się zmieniło i poznaj fakty dotyczące bazy transportowej w 2023 roku. Zmiany w Pakiecie Mobilności, dotyczące bazy transportowej, obowiązują od początku 2023 roku. Wprowadziły wymogi, które musi spełnić baza eksploatacyjna, ale […]
6 minut czytania