Jak uniknąć 5 najdroższych błędów w firmach transportowych?

Choć wydawałoby się, że firmy transportowe najwięcej pieniędzy tracą na poważnych zdarzeniach, jak np. wypadki, to tak naprawdę kluczową rolę odgrywają codzienne  zaniedbania. Wśród nich znajdziemy: brak odpowiedniej weryfikacji kontrahenta, prowadzenie harmonogramów pojazdów i kierowców na arkuszach, wybór tras przewozu bez głębszej analizy, brak skutecznego monitorowania transportu i podejmowanie decyzji bez dostępu do danych. Każdy z tych elementów osobno może wydawać się do opanowania, ale w dłuższej perspektywie czasowej potrafi skutecznie obniżać marżę, zajmować cenny czas zespołu i wystawiać na próbę cierpliwość klientów. 

Dobra wiadomość jest taka, że te straty da się ograniczyć, porządkując procesy i automatyzując rutynowe zadania. System TMS, taki jak fireTMS, gromadzi kluczowe informacje w jednym miejscu, umożliwia kontrolowanie procesów i daje narzędzia do planowania, monitorowania realizacji zleceń oraz analizy wyników. Poniżej opisujemy 5 najdroższych błędów w firmach transportowych i pokazujemy, jakie funkcje fireTMS pomagają ich uniknąć.

Błąd 1. Brak weryfikacji kontrahentów

Nieweryfikowanie kontrahentów jest jednym z najpoważniejszych błędów w branży transportowej. Zarówno na etapie ustalania szczegółów realizacji zlecenia, jak i wystawiania faktur za wykonaną usługę. To istotne zwłaszcza, gdy firma obsługuje wielu klientów, a termin realizacji zlecenia jest wyśrubowany i brakuje czasu na weryfikację tradycyjnymi metodami.

Dlaczego brak weryfikacji jest tak kosztowny?

Brak kontroli wiarygodności kontrahentów i nieokreślenie zasad współpracy przed przyjęciem zlecenia mogą wiązać się z wystąpieniem następujących problemów:

• opóźnione płatności i zagrożenie dla płynności finansowej firmy,
• dodatkowa praca związana z bieżącym ustalaniem szczegółów przewozu, a nawet  monitowaniem płatności i windykacją,
• ryzyko przeoczeń terminów płatności przy dużej liczbie klientów.

W firmach transportowych szczególnie ważne jest stosowanie podejścia systemowego, czyli regularnych weryfikacji klientów oraz egzekwowanie ustalonych zasad współpracy. W znacznej mierze umożliwia to automatyzacja tych procesów, np. dzięki inwestycji w system TMS.

Jak fireTMS pomaga w tym weryfikować kontrahentów?

fireTMS pomaga w weryfikacji kontrahentów poprzez mechanizmy, które porządkują zasady współpracy i pilnują ich automatycznie. 

• Kredyty kupieckie i limity – w fireTMS można przypisać dla pojedynczego klienta lub grupy kontrahentów zarówno limit kredytowy, jak i ustawić maksymalną wartość nieopłaconych faktur. Po przekroczeniu jednej z tych wartości system może blokować możliwość wystawiania kolejnych zleceń na podstawie ładunków dodanych przez tego partnera.
• Czasowa weryfikacja klientów – dla każdego kontrahenta można ustawić okres ważności weryfikacji. Jeśli nie zostanie ona odnowiona w terminie, fireTMS blokuje dalszą współpracę do momentu ponownego zatwierdzenia.
• Weryfikacja w VIES – dodatkowo w fireTMS można sprawdzić kontrahenta w bazie VIES podczas wystawiania faktury sprzedażowej.

Błąd 2. Brak dynamicznie aktualizowanych harmonogramów pojazdów i kierowców

Drugi błąd wiąże się z klasycznym problemem organizacji pracy w firmie przewozowej bez systemu do zarządzania transportem. Prowadzenie harmonogramów pojazdów i kierowców w oderwaniu od programu zarządzania zleceniami może skutkować poważnymi konsekwencjami, jak np. opóźnienie realizacji zlecenia lub w ogóle niewykonanie usługi. Przede wszystkim chodzi o brak jednego źródła danych o zajętości samochodów i pracowników, co wiąże się z dużym ryzykiem popełnienia błędów, gdy harmonogramy istnieją w formie fizycznej (papierowej, na tablicach) lub w Excelu czy też innym programie. Tego typu niedogodności urastają do naprawdę wielkich problemów zwłaszcza, gdy ze względu na opóźnienia, awarie pojazdów oraz urlopy lub choroby pracowników trzeba na szybko zmieniać plany.

Dlaczego brak harmonogramów pojazdów i kierowców generuje koszty?

Brak aktualizowanych na bieżąco harmonogramów zazwyczaj skutkuje następującymi problemami:

• przestoje floty, gdy dyspozytor nie zauważy, że pewne pojazdy nie mają przypisanych zleceń,
• przypisanie kilku zleceń w tym samym czasie zajętemu pojazdowi lub kierowcy,
• nieefektywna komunikacja z kierowcami, dotycząca ich harmonogramów pracy,
• wyznaczanie napiętych terminów realizacji zleceń i powodowanie błędów w organizacji pracy kierowców.

W rezultacie cierpi na tym nieefektywnie pracujący zespół, który może być obciążony zbyt dużą ilością pracy, ale także finanse firmy, ponieważ brak skutecznych narzędzi wpływa na terminowość realizacji, a zatem i marżowość zleceń. 

Jak fireTMS pomaga uporządkować harmonogramy pracy?

fireTMS pomaga w dynamicznym planowaniu poprzez aktualizowany na bieżąco harmonogram pojazdów i kierowców, który pokazuje w jednym miejscu obciążenie floty i dostępność kierowców. Harmonogramy powstają w oparciu o dane ze zleceń, co eliminuje większość problemów, związanych z ludzkimi błędami.

Co pociąga za sobą planowanie pracy za pomocą fireTMS?

• Planowanie odbywa się na jednej bazie danych, a nie na różnych wersjach kilku plików
• System wizualizuje graficznie plany pracy i pozwala szybko dostrzec nadmierne obciążenie zadaniami i luki w grafiku
• Dyspozytorzy oraz menedżerowie mogą szybciej i łatwiej podejmować decyzję w nagłych sytuacjach (awaria, opóźnienie lub choroba kierowcy).

Błąd 3. Nieskuteczne planowanie tras przewozu

Pozyskanie dobrze płatnego zlecenia nie zagwarantuje zysków, jeśli trasa przewozu nie zostanie dobrze zaplanowania. Powszechnym błędem na tym etapie jest planowanie przejazdów z przyzwyczajenia, np. stałą trasą, w oparciu o wiedzę kierowcy, czy po prostu poprzez wyznaczenie najkrótszej trasy na mapie. Tego typu podejście naraża firmę na dodatkowe koszty, np. wysokie opłaty drogowe i skutkuje również gorszym czasem przejazdu lub koniecznością szukania na szybko objazdów, choćby ze względu na zakazy wjazdu samochodów ciężarowych. 

Dlaczego nieefektywne planowanie tras może tyle kosztować?

Nieefektywne planowanie tras może pociągnąć za sobą następujące konsekwencje:

• wyższe koszty paliwa,
• nieuwzględnienie w kalkulacji kosztów opłat drogowych,
• większą liczbę kilometrów przejechanych bez ładunku,
• niepotrzebne objazdy i opóźnienia.

Co gorsza, wspomniane wyżej koszty są znane dopiero po powrocie pojazdu do bazy, co powoduje, że marża firmy transportowej spada, co przekłada się na jej płynność finansową.

Jak fireTMS pomaga w planowaniu tras?

fireTMS pomaga w planowaniu tras poprzez rozwiązania mapowe przeznaczone dla ciężkiego transportu drogowego (w przeciwieństwie do popularnych serwisów mapowych dla pojazdów osobowych, np. Google Maps). Ważne jest to, że mapy w fireTMS umożliwiają wyznaczenie kilku wariantów przewozu, w zależności od najmniejszej odległości, najmniejszych kosztów lub najlepszego czasu, a także uniknięcia płatnych odcinków dróg. Ponadto pozwalają przeprowadzić wstępną kalkulację kosztów, co pozwala oszacować marżę dla danego zlecenia. Dodatkowo płatne mapy Here pozwalają na dalszą optymalizację tras, w tym wykluczenie promów i państw z wysokim mytem czy też uwzględnienie ograniczeń czasowych i tonażowych.

Co warto uwzględnić na etapie planowania tras w fireTMS?

• Zdefiniowanie najkorzystniejszego wariantu trasy, a następnie wybór spośród opcji: najszybsza, najkrótsza, najtańsza
• Uwzględnianie opłat drogowych w kalkulacji
• Dopasowanie trasy do parametrów pojazdu, żeby unikać niespodzianek w postaci zakazów wjazdu dla pojazdów ciężarowych

Element planowania trasy	Tradycyjny sposób planowania	Planowanie z mapami w  fireTMS
Opłaty drogowe	często pomijane, szacowane  lub obliczane ręcznie	uwzględniane w planowaniu trasy i kalkulacji kosztów
Warianty trasy	zwykle jeden lub dwa, wybierane na podstawie wcześniejszych doświadczeń	wybierane na podstawie konkretnego celu, kosztów, długości i czasu przejazdu
Proces planowania	zależy od osoby, która planuje trasę	ustandaryzowany, jednakowy dla każdego pracownika

Błąd 4. Brak monitoringu tras

Zaplanowanie tras najkorzystniejszych pod kątem kosztów to dopiero połowa sukcesu. Wiele zależy bowiem od realizacji planów i rzeczywistych wydatków na przewóz ładunków. Bez skutecznych narzędzi do monitorowania firma często dowiaduje się o problemach, jakie wydarzyły się w trasie dopiero wtedy, gdy pojawiają się opóźnienia. To uniemożliwia efektywne zareagowanie na odstępstwa od planu i podjęcie odpowiednich decyzji.

Dlaczego brak narzędzi do monitorowania przewozów kosztuje tak dużo?

Brak bieżącego monitorowania realizacji zleceń sprawia, że komunikacja zarówno z kierowcami, jak i klientami staje się nieefektywna, a koszty związane z przewozem mogą wymknąć się spod kontroli. 

Czym skutkuje brak monitorowania zleceń?

• Więcej telefonów do kierowców i ręcznych aktualizacji statusów przewozów
• Spóźnione decyzje przy problemach występujących w trasie lub opóźnieniach
• Możliwość pojawienia się większych niż zakładane kosztów realizacji zleceń
• Większe ryzyko sporów z klientami i reklamacji związanych z nieterminową realizacją zleceń
• Gorsza jakość obsługi, która opiera się na nieaktualnych informacjach.

W praktyce monitorowanie przewozów jest sposobem na szybsze reagowanie i lepszą komunikację z klientem.

Jak fireTMS pomaga w monitorowaniu przewozów?

fireTMS pomaga w monitorowaniu transportu poprzez kilka narzędzi. Przede wszystkim ważna jest integracja z wieloma telematykami GPS, co pozwala na bieżąco sprawdzać status realizacji zleceń. Dodatkowo sprawniejszą komunikację zapewnia aplikacja mobilna dla kierowców fireTMS Driver, dzięki której dyspozytor może szybko skontaktować się z osobą kierującą. Ponadto w fireTMS istnieje funkcja Trasy rzeczywiste, dzięki której system informuje dyspozytora, że kierowca opuścił wyznaczony korytarz transportowy, co pozwala ograniczyć koszty przewozu, a także szybko dowiedzieć się o ewentualnych problemach na trasie. Wreszcie, usprawnienie komunikacji z klientami jest możliwe za pomocą Panelu klienta, gdzie może m.in. poznać status realizacji zlecenia i pobrać dokumenty związane ze zleceniem. 

Co firma przewozowa zyskuje dzięki rozwiązaniom zawartym w fireTMS?

• Zespół zna aktualną sytuację bez konieczności ręcznego zbierania danych
• Łatwiejsze komunikowanie klientom statusów realizacji zleceń
• Prostsze kontrolowanie terminów i kosztów przewozów, zwłaszcza w sytuacji, gdy w jednym momencie transportowanych jest wiele ładunków

Błąd 5. Brak raportów o działalności firmy

Ostatnim błędem, który opisujemy jest brak skutecznego raportowania w firmie. To błąd, którego konsekwencje nie są wyczuwalne od razu, a u mniejszych przewoźników mogą się nie ujawniać nawet przez lata. Firma działa, zlecenia cały czas spływają, ale decyzje są podejmowane na wyczucie. Tymczasem bez raportów trudno odpowiedzieć na proste pytania, np. którzy klienci są najbardziej marżowi, które pojazdy generują najwięcej przychodu, jak wyglądają dzienne obroty w danym okresie. W rezultacie podejmowanie decyzji bez takich danych może doprowadzić do poważnych kłopotów organizacyjnych i finansowych.

Dlaczego brak raportów jest ryzykowny?

Jeśli firma działa bez raportowania lub raporty przygotowywane są ręcznie, w oparciu o stare dane, to zazwyczaj pojawiają się następujące problemy:

• podejmowanie decyzji w oparciu o stare dane,,
• błędy w zestawieniach danych, gdyż raporty bazują na wielu źródłach,
• chaos związany z brakiem jednolitych wskaźników w firmie, np. marżowości klientów,
• trudności w bieżącej kontroli rentowności i kosztów.

Częstym efektem takiego podejścia jest realizacja mniej rentownych zleceń, które tylko w teorii przynoszą duże zyski lub spóźnione decyzje kadrowe lub inwestycyjne.

Jak fireTMS pomaga w tym obszarze?

fireTMS umożliwia pracę na automatycznie generowanych raportach dla transportu i spedycji, które są aktualizowane w czasie rzeczywistym, w oparciu o dane zawarte w systemie. Dzięki temu możliwa jest szybka analiza sytuacji w firmie i podjęcie kluczowych decyzji w oparciu o mierzalne kryteria.

Przykładowe pytania, na które można znaleźć odpowiedzi dzięki raportom w fireTMS

• Które zlecenia były najbardziej rentowne w ostatnim miesiącu?
• Które pojazdy wygenerowały najwyższy przychód i najniższe koszty?
• Jak wygląda zużycie paliwa w rozbiciu na pojazdy?
• Którzy klienci generują największą marżę, a którzy największe koszty?

Podsumowanie: pięć błędów w firmach transportowych, jeden wspólny mianownik

Pięć opisanych błędów w firmach transportowych łączy jeden temat: nieuporządkowanie procesów i brak aktualnych danych w jednym miejscu. Rozproszenie informacji i ręczne wykonywanie zadań w różnych programach powoduje wzrost ryzyka kosztownych przeoczeń.

fireTMS zapobiega popełnianiu tych błędów poprzez:

• automatyzację kontroli kontrahentów,
• planowanie przewozów z pomocą harmonogramu pojazdów i kierowców,
• skuteczne planowanie tras i kalkulacji kosztów transportu z mapami,
• monitorowanie realizacji zleceń dzięki integracji z telematykami GPS,
• bieżące raportowanie i możliwość podejmowania decyzji w oparciu o aktualne informacje z systemu.

Chcesz sprawdzić, ile czasu i pieniędzy da się zaoszczędzić dzięki uporządkowaniu procesów? fireTMS, czyli kompleksowy system do zarządzania transportem pozwala połączyć w jednym miejscu kluczowe elementy pracy: od weryfikacji kontrahentów, przez planowanie floty i tras, aż po monitorowanie przewozów i raporty. Załóż darmowe konto już teraz, wprowadź do fireTMS swoje pojazdy i sprawdź, w jaki sposób nasz system pomoże Ci wyeliminować kosztowne błędy w prowadzeniu firmy transportowej. Bezpłatny okres testowy fireTMS to aż 14 dni.