Nowości i usprawnienia KSeF, data ważności karty kierowcy oraz inne nowości

Z tego artykułu dowiesz się o następujących ulepszeniach i nowościach w systemie fireTMS:

Nowości i usprawnienia KSeF

KSeF: import faktur zakupowych bez dodatkowych przeliczeń wartości

Usprawniliśmy mechanizm importu faktur zakupowych z KSeF, aby jeszcze dokładniej odwzorowywać wartości zawarte w dokumentach źródłowych. Podczas importu system zachowuje wartości przekazane w pliku XML i wykorzystuje je bez dodatkowych przeliczeń, co pozwala uniknąć różnic wynikających z zaokrągleń lub sposobu prezentacji danych przez wystawcę faktury.

Zmiana obejmuje zarówno wartości pozycji faktury, jak i podsumowania dokumentu, w tym kwoty netto, VAT oraz brutto. Dzięki temu dane zapisane w fireTMS są zgodne z informacjami przekazanymi przez KSeF, co zwiększa poprawność rozliczeń i ogranicza konieczność ręcznej weryfikacji dokumentów po imporcie. W przypadku późniejszej edycji dokumentu system przelicza wartości zgodnie ze standardowymi zasadami obowiązującymi w fireTMS.

KSeF: oznaczenie jednostki podrzędnej JST

Wprowadziliśmy obsługę jednostek podrzędnych JST (Jednostek Samorządu Terytorialnego) w dokumentach wysyłanych do KSeF. Funkcja jest przeznaczona dla podmiotów realizujących rozliczenia z urzędami, gminami, miastami, powiatami oraz innymi jednostkami organizacyjnymi samorządu terytorialnego.

Pole Jednostka podrzędna JST dostępne jest w kartotece kontrahenta (Księgowość >> Kontrahenci >> edycja wybranego kontrahenta). Po oznaczeniu kontrahenta jako jednostki podrzędnej JST na fakturze należy wskazać dodatkowy podmiot z rolą JST – odbiorca. Dzięki temu dokument może zostać poprawnie przesłany do KSeF, a wymagane informacje zostaną uwzględnione w strukturze faktury.

Alternatywnie użytkownik może wskazać Podmiot 3 z rolą JST – odbiorca bezpośrednio na fakturze, bez wcześniejszego oznaczania kontrahenta w kartotece. W takim przypadku system również uwzględni wymagane dane podczas wysyłki dokumentu do KSeF.

Zmiana ułatwia wystawianie faktur dla jednostek samorządowych i zapewnia zgodność dokumentów z wymaganiami KSeF.

Nowe placeholdery w szablonach wiadomości e-mail

Dodaliśmy nowe placeholdery, które pozwalają automatycznie uzupełniać wybrane dane w szablonach wiadomości e-mail. Placeholdery są specjalnymi znacznikami, które podczas wysyłki wiadomości są automatycznie zastępowane odpowiednimi danymi z systemu. Dzięki temu użytkownik może tworzyć bardziej szczegółowe i spersonalizowane szablony bez konieczności ręcznego uzupełniania informacji. Funkcja dostępna jest w Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> sekcja Konfiguracja wydruków >> zakładka Szablony.

Nowe placeholdery obejmują:

• Trasę zlecenia – dostępną dla szablonów dotyczących zleceń. Prezentuje trasę w formacie: pierwszy punkt załadunku → ostatni punkt rozładunku. Dzięki temu temat lub treść wiadomości e-mail może zawierać czytelną informację o trasie, co ułatwia archiwizację i szybkie wyszukiwanie korespondencji.
• Numer KSeF – dostępny dla szablonów wiadomości e-mail dotyczących faktur sprzedażowych. Pozwala automatycznie umieszczać numer KSeF w treści lub temacie wysyłanej wiadomości.
• Numer zlecenia dla płatności – dostępny dla szablonów wiadomości e-mail dotyczących płatności, np. powiadomień o płatności oraz wezwań do zapłaty. Pozwala automatycznie wskazać numer zlecenia, którego dotyczy dana płatność.

Zmiany zwiększają elastyczność konfiguracji szablonów i pozwalają lepiej dopasować generowane wiadomości do potrzeb użytkowników.

Data ważności karty kierowcy w kartotece kierowcy

Rozszerzyliśmy kartotekę kierowcy o nowe pole Koniec ważności karty kierowcy, dostępne w sekcji okresowych czynności. Pozwala ono na niezależne ewidencjonowanie terminu ważności karty kierowcy, który dotychczas nie był przechowywany w systemie jako osobna informacja.

Nowe pole działa analogicznie do pozostałych dat ważności dokumentów kierowcy, dzięki czemu użytkownicy mogą łatwiej monitorować terminy wymaganych dokumentów oraz skuteczniej zarządzać ich aktualnością. Zmiana zwiększa kompletność danych przechowywanych w kartotece kierowcy i usprawnia organizację obowiązków związanych z zarządzaniem dokumentacją.

Eksport do Rewizora GT i Subiekta GT: obsługa oznaczenia TP

Rozszerzyliśmy eksport dokumentów do programów Insert Rewizor GT oraz Insert Subiekt GT o obsługę oznaczenia TP (transakcje z podmiotami powiązanymi). Oznaczenie to stosowane jest w przypadku transakcji realizowanych pomiędzy podmiotami, pomiędzy którymi występują określone powiązania kapitałowe, organizacyjne lub rodzinne.

Jeśli na kontrahencie w fireTMS wskazano powiązanie, informacja ta zostanie teraz automatycznie uwzględniona również w plikach eksportowych przekazywanych do systemów księgowych. Dzięki temu dane eksportowane z fireTMS lepiej odzwierciedlają informacje zawarte na dokumentach oraz są bardziej zgodne z wymaganiami ewidencyjnymi i księgowymi.

Zmiana ogranicza konieczność ręcznego uzupełniania oznaczeń po imporcie dokumentów do programów księgowych i usprawnia proces dalszej obsługi faktur.

Integracja z GPS Hunter

Rozszerzyliśmy możliwości monitorowania floty o integrację z systemem GPS Hunter. Dzięki połączeniu z fireTMS możliwe jest automatyczne pobieranie bieżącej lokalizacji pojazdów oraz aktualnego stanu licznika, co pozwala na jeszcze dokładniejsze monitorowanie pracy floty.

Dane są regularnie synchronizowane z systemem, dzięki czemu użytkownicy mają dostęp do aktualnych informacji o położeniu pojazdów i przebiegach bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. Integracja wspiera bieżącą kontrolę realizowanych transportów, analizę wykorzystania pojazdów oraz planowanie działań eksploatacyjnych i serwisowych.

Chcesz dowiedzieć się więcej o opisanych nowościach w systemie? Skontaktuj się z nami.

* Niektóre z opisanych funkcji dostępne są wyłącznie w wybranych pakietach.