Zarządzanie dodatkowymi adresami e-mail, dziennik aktywności w kartotece pojazdu i inne nowości

Z tego artykułu dowiesz się o następujących ulepszeniach w systemie fireTMS:

Zarządzanie dodatkowymi adresami e-mail

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom użytkowników fireTMS, wprowadziliśmy nową konfigurację (Konfiguracja >> Adresy e-mail), która umożliwia centralne zarządzanie nadawcami wiadomości. Administrator może dodawać dodatkowe adresy (skrzynki) i przypisywać je do wybranych użytkowników, oddziałów lub ról systemowych. Przykładowo roli księgowego można przypisać adres, z którego będą wysyłane faktury — wszyscy użytkownicy z tą rolą automatycznie uzyskają do niego dostęp. 

Użytkownicy, którym przypisano adresy, podczas wysyłania wiadomości w systemie mogą wybrać nadawcę z dostępnej puli lub — w Mój profil (Konfiguracja >> Mój profil) — oznaczyć jeden z nich jako domyślny, który będzie podpowiadany w pierwszej kolejności. Dodatkowo użytkownik może dodać własną skrzynkę nadawczą; po złożeniu wniosku Administrator zatwierdza lub odrzuca prośbę. Po akceptacji adres staje się dostępny do użycia w systemie.

Nowa konfiguracja porządkuje i ujednolica komunikację firmową: pozwala wysyłać dokumenty oraz powiadomienia z właściwych skrzynek zgodnie z rolą, oddziałem lub konkretnym użytkownikiem. Dzięki temu można ograniczyć pomyłki przy wyborze nadawcy, przyspieszyć codzienną pracę (dzięki adresom domyślnym i wyborowi z przypisanej puli), zachować pełną kontrolę administracyjną nad uprawnieniami do wysyłki oraz dbać o reputację i porządek w korespondencji poprzez przejrzyste rozdzielenie adresów dla poszczególnych procesów i jednostek organizacyjnych.

Powiadomienia o okresowych przeglądach i czynnościach pojazdów oraz naczep podczas tworzenia zlecenia

W nowej wersji fireTMS wprowadziliśmy mechanizm ostrzegania o zbliżających się i przeterminowanych przeglądach oraz czynnościach dotyczących pojazdów wewnętrznych i naczep. Jeżeli w kartotece pojazdu lub naczepy dodano przypomnienia z terminem ważności (np. numer i koniec ubezpieczenia OC/AC, koniec ważności przeglądu), system podczas tworzenia zlecenia wyświetli informację o nadchodzących terminach oraz pozycjach po terminie. Próg wyprzedzenia (liczbę dni, z jakim system ma ostrzegać) można ustawić w Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Ogólne >> pole Próg ostrzeżenia o okresowych czynnościach i przeglądach. 

Dodatkowo w kartotece pojazdu i naczepy zdarzenia zbliżające się oznaczane są kolorem pomarańczowym, a przeterminowane – jak dotychczas – czerwonym. Rozwiązanie pomaga lepiej planować wykorzystanie floty, ogranicza ryzyko niedopilnowania obowiązkowych czynności i przyspiesza podejmowanie decyzji operacyjnych.

Nowe filtry – Data pierwszego załadunku i Data ostatniego rozładunku

Na liście wszystkich zleceń, zleceń w realizacji oraz w widoku wystawiania faktury zbiorczej (sprzedażowej i zakupowej) dodaliśmy dwa filtry: Data pierwszego załadunku oraz Data ostatniego rozładunku. Dzięki nim można szybko zawęzić zestaw zleceń do tych, które mieszczą się w konkretnych ramach czasowych procesu transportowego — od pierwszego załadunku po finalny rozładunek. Ułatwia to pracę działu księgowości, przyspiesza kompletowanie pozycji do faktur zbiorczych i ogranicza ryzyko pominięć przy rozliczeniach.

Dziennik aktywności w kartotece pojazdu wewnętrznego

Dodaliśmy również sekcję Dziennik aktywności w kartotece pojazdu wewnętrznego. Od teraz w jednym miejscu prezentowane są wszystkie wykonane zmiany i edycje dotyczące wybranego pojazdu — z wyłączeniem informacji z zakładek Koszty oraz Rejestr tankowań (z sekcji Wydatki). Dzięki temu użytkownik może łatwiej prześledzić historię modyfikacji, szybciej wyjaśnić rozbieżności, zyskać pełniejszą audytowalność działań oraz lepszą kontrolę nad danymi pojazdu, co przekłada się na większe bezpieczeństwo procesów i sprawniejszą współpracę zespołów.

Widoczność zleceń dla spedytora ładunku

Kolejną nowością jest opcja, która umożliwia udostępnienie zleceń na liście również spedytorowi przypisanemu do ładunku w danym zleceniu (oprócz właściciela zlecenia) — niezależnie od ustawienia widoczności danych: Tylko własne lub Własne dane, lecz wspólna baza klientów. Aby ją włączyć, należy przejść do: Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Obsługa zleceń >> pole Udostępnij zlecenia na liście zleceń spedytorowi ładunku. Po globalnej aktywacji konfiguracji zlecenia będą widoczne na liście wszystkich zleceń oraz zleceń w realizacji. Rozwiązanie usprawnia współpracę oraz przyspiesza reakcję na potrzeby operacyjne.

Integracja z Telematika GPS

Ostatnią nowością jest integracja z dostawcą telematyki Telematika GPS. Połączenie można skonfigurować w Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Konfiguracja transportu >> sekcja Konfiguracja telematyki (GPS). Po aktywacji integracji system udostępnia bieżące pozycjonowanie pojazdów oraz automatyczny, codzienny zapis stanu licznika w kartotece pojazdu. Dzięki temu użytkownik może szybciej weryfikować przebiegi, ograniczyć błędy w rozliczeniach i skuteczniej planować operacje flotowe.

Chcesz dowiedzieć się więcej o opisanych nowościach w systemie? Skontaktuj się z nami.

* Niektóre z opisanych funkcji dostępne są wyłącznie w wybranych pakietach.