W najnowszej wersji systemu udostępniliśmy widok listy faktur kosztowych z KSeF (Księgowość >> Zakupy >> Import faktur zakupowych z KSeF), który umożliwia szybki podgląd dokumentów oraz wykonanie podstawowych operacji bezpośrednio z listy. Dodaliśmy m.in. opcję Odrzuć, pozwalającą odrzucić wybraną fakturę z listy, oraz pole wyboru Pokaż odrzucone, dzięki któremu można w razie potrzeby wyświetlić również wcześniej odrzucone dokumenty. Listę faktur kosztowych z KSeF można filtrować m.in. po oddziale, dacie wystawienia, rodzaju podmiotu, statusie oraz rodzaju faktury. W kolejnym etapie planujemy rozszerzenie tego obszaru o możliwość pobierania (importu) faktur z KSeF bezpośrednio do fireTMS.
Przekazywanie uwag z faktury do KSeF
W nowej wersji systemu pole Uwagi do faktur (na wydruku) jest przenoszone do sekcji Stopka w KSeF. Dotychczas wpisywane tam ogólne uwagi (np. stałe klauzule, informacje formalne czy warunki współpracy) pojawiały się wyłącznie na wydruku faktury. Teraz te same treści są również widoczne w jej wersji elektronicznej w KSeF. W pierwszej kolejności do stopki trafiają indywidualne uwagi dodane bezpośrednio na fakturze, a następnie globalne uwagi zdefiniowane na poziomie oddziału. Dzięki temu komunikaty kierowane do odbiorców są prezentowane w sposób spójny we wszystkich kanałach (wydruk, system, KSeF), co ułatwia utrzymanie jednolitej treści zapisów formalnych i warunków współpracy.
Dane kontaktowe wystawcy w eksporcie do KSeF
Przy eksporcie faktur do KSeF uzupełniana jest teraz sekcja Dane kontaktowe wystawcy (Podmiot1). Do KSeF przekazywany jest numer telefonu z obiektu sprzedawcy (oddziału) – o ile został uzupełniony – oraz adres e-mail użytkownika wystawiającego fakturę. Dzięki temu odbiorca dokumentu ma bezpośredni dostęp do aktualnych danych kontaktowych osoby odpowiedzialnej za fakturę, co ułatwia wyjaśnianie niejasności i przyspiesza komunikację z działem księgowym.
Przekazywanie komentarzy z pozycji faktury do KSeF
Podczas eksportu faktur do KSeF system przenosi teraz do sekcji Dodatkowe informacje komentarze wprowadzone na poziomie pozycji faktury (pole Komentarz). Dla każdej pozycji, która posiada komentarz, tworzony jest osobny wiersz w tabeli Dodatkowy opis z numerem wiersza (odnoszącym się do pozycji, której dotyczy wpis), rodzajem informacji oraz treścią komentarza. Pole tekstowe ma limit 256 znaków; w przypadku konieczności skrócenia treści system ucina ją do dozwolonej długości i na końcu dodaje znak „…”. Dzięki temu odbiorca faktury w KSeF ma dostęp do wszystkich kluczowych dopisków (np. uwag operacyjnych, dodatkowych ustaleń), co ułatwia interpretację poszczególnych pozycji dokumentu i powiązanie ich z rzeczywistymi ustaleniami biznesowymi.
Przekazywanie numerów rejestracyjnych do KSeF
W ramach dalszego rozwoju integracji z KSeF rozszerzyliśmy także zakres danych trafiających do sekcji Dodatkowe informacje. Oprócz komentarzy z pozycji, do tej sekcji przenoszone są teraz numery rejestracyjne powiązane z daną pozycją faktury. Dla każdej pozycji, przy której wskazano pojazd lub naczepę, w tabeli Dodatkowy opis dodawany jest osobny wiersz z rodzajem informacji Numery rejestracyjne oraz listą numerów przypisanych do tej pozycji. Pozwala to jednoznacznie powiązać konkretną pozycję faktury z użytymi środkami transportu, co ułatwia późniejsze kontrole i rozliczenia po stronie księgowości oraz kontrahenta.
Informacje o oryginalnej walucie pozycji i kursie w KSeF
Kolejną nowością w integracji z KSeF jest uwzględnianie informacji o oryginalnej walucie pozycji oraz zastosowanym kursie wymiany walut w sekcji Dodatkowe informacje. W sytuacji, gdy faktura jest wystawiona w PLN, a pojedyncze pozycje dodane są w innych walutach (np. EUR, USD), dla takich pozycji dodawany jest wiersz typu Kurs walutowy. Zawiera on wartości w walucie oryginalnej oraz kurs NBP, według którego pozycja została przeliczona na PLN. Dzięki temu w KSeF widoczny jest pełny kontekst walutowy danej pozycji, co ułatwia weryfikację rozliczeń i późniejsze kontrole księgowe.
Numer KSeF na fakturach zakupowych
Na fakturach zakupowych pojawiła się dodatkowa sekcja Numer KSeF. Pole to pozwala wprowadzić numer nadany fakturze w Krajowym Systemie e-Faktur. Wprowadzony numer KSeF jest widoczny nie tylko w podglądzie faktury, lecz także na listach dokumentów zakupowych, co ułatwia wyszukiwanie, weryfikację oraz powiązanie faktur w systemie z ich odpowiednikami w KSeF.
Uwzględnienie numeru IBAN i SWIFT przy eksporcie faktur do KSeF
W ramach integracji z KSeF rozszerzyliśmy eksport danych o informacje z pól IBAN i SWIFT zdefiniowanych na koncie bankowym w systemie. Pola te są opcjonalne i jeżeli zostaną uzupełnione, ich wartości są podczas wysyłki faktury przenoszone do pola Opis rachunku, ponieważ w strukturze KSeF nie ma osobnych miejsc na te dane. Dzięki temu numery IBAN i SWIFT są widoczne w przekazywanym do KSeF dokumencie, co ułatwia identyfikację rachunku po stronie odbiorcy oraz działu księgowego.
Obsługa daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi w KSeF
W ramach integracji z KSeF doprecyzowaliśmy sposób przekazywania informacji o dacie dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, zgodnie z wymaganiami KSeF. Jeżeli wszystkie pozycje na fakturze mają tę samą datę, do KSeF przekazywana jest pojedyncza data w polu P_6. Gdy poszczególne pozycje mają różne daty, zamiast P_6 wysyłany jest zakres dat w elemencie OkresFa (pola P_6_Od oraz P_6_Do), a konkretne daty są wskazywane na poziomie poszczególnych pozycji.
W fireTMS przy wyznaczaniu tej daty w pierwszej kolejności bierzemy pod uwagę Termin zakończenia zlecenia powiązanego z fakturą. Jeśli taki termin nie jest dostępny (np. brak powiązanego zlecenia), wykorzystywana jest Data sprzedaży z faktury. Dzięki temu faktury w KSeF poprawnie odzwierciedlają zarówno proste przypadki (jedna data), jak i bardziej złożone scenariusze, w których poszczególne dostawy lub usługi realizowane są w różnych terminach.
Wysyłka do KSeF faktur z płatnikiem bez NIP/VAT UE (osoba fizyczna)
Ostatnią nowością w obszarze integracji z KSeF jest możliwość obsługi faktur, w których płatnikiem jest osoba fizyczna, nieposiadająca numeru NIP ani VAT UE. Dotychczas brak tych danych uniemożliwiał wysyłkę takich faktur do KSeF. Obecnie system pozwala pominąć numer NIP/VAT UE i mimo to wygenerować plik XML do KSeF. Dzięki temu możliwe jest obsłużenie szerszego zakresu scenariuszy sprzedażowych, szczególnie tam, gdzie płatnikiem są klienci indywidualni.
Chcesz dowiedzieć się więcej o opisanych nowościach w systemie? Skontaktuj się z nami.
* Funkcje dostępne we wszystkich pakietach.
Informacje od fireTMS są cenne jak ładunek
Regularnie dostarczamy informacji o naszym systemie oraz na tematy z branży TSL.
Od 10 lat łączy szeroką wiedzę o fireTMS z utrzymaniem najwyższej jakości obsługi technicznej klientów. Dzięki swojemu doświadczeniu skutecznie zarządza zespołem, co przekłada się na sprawne i profesjonalne wsparcie techniczne firm. Poprzez swoje kompetencje realnie podnosi jakość pracy całego systemu i doświadczeń użytkowników.
Choć wydawałoby się, że firmy transportowe najwięcej pieniędzy tracą na poważnych zdarzeniach, jak np. wypadki, to tak naprawdę kluczową rolę odgrywają codzienne zaniedbania. Wśród nich znajdziemy: brak odpowiedniej weryfikacji kontrahenta, prowadzenie harmonogramów pojazdów i kierowców na arkuszach, wybór tras przewozu bez głębszej analizy, brak skutecznego monitorowania transportu i podejmowanie decyzji bez dostępu do danych. Każdy […]
Nowe przepisy doprecyzowały definicję bazy transportowej. Tym samym jej posiadanie przestało być tylko formalnym wymogiem, który trzeba spełnić, aby otrzymać licencję transportową. Sprawdź, co się zmieniło i poznaj fakty dotyczące bazy transportowej w 2023 roku. Zmiany w Pakiecie Mobilności, dotyczące bazy transportowej, obowiązują od początku 2023 roku. Wprowadziły wymogi, które musi spełnić baza eksploatacyjna, ale […]
Chcesz zajmować się przewozem towarów i nie wiesz czy warto inwestować w ten rodzaj działalności? Dowiedz się, jakie wymogi musisz spełnić, aby założyć firmę transportową i czy jest to opłacalny biznes. Czym zajmuje się firma transportowa? Firma transportowa oferuje przewóz towarów pojazdami samochodowymi. Transport ładunków może odbywać się zarówno na terenie kraju, jak i poza […]
12 minut czytania
