Import i synchronizacja kosztów między zleceniem a fakturą zakupową oraz inne nowości

Z tego artykułu dowiesz się o następujących ulepszeniach w systemie fireTMS:

Import i synchronizacja kosztów między zleceniem a fakturą zakupową

Dotychczas rejestracja kosztów dodatkowych wymagała pracy w dwóch miejscach – osobno w zleceniu spedycyjnym oraz w module księgowym, co wydłużało proces i zwiększało ryzyko błędów. W nowej wersji systemu wprowadziliśmy scentralizowany proces oparty na widoku faktury zakupu.

W widoku rejestracji faktury zakupu dostępna jest opcja Importuj koszty ze zlecenia.

• W przypadku faktury powiązanej ze zleceniem system wyświetla listę kosztów z tego zlecenia (z pominięciem tych, które zostały już uwzględnione w kwocie dla przewoźnika) i umożliwia wybór pozycji do zaimportowania.
• Niezależnie od tego użytkownik może po wybraniu opcji Importuj koszty ze zlecenia dodać nowe pozycje kosztowe bezpośrednio w widoku rejestracji faktury i przypisać je do zlecenia (opcja Dodaj nowy wydatek do tego zlecenia) – podczas zapisu faktury odpowiednie koszty zostaną wówczas automatycznie utworzone także w danym zleceniu.

Zaimportowane oraz nowo dodane koszty można edytować bezpośrednio w widoku rejestracji faktury zakupu. Po zarejestrowaniu faktury zakupu system synchronizuje dane ze zleceniem spedycyjnym: aktualizuje istniejące koszty, a dla nowych pozycji tworzy odpowiednie koszty w zleceniu. Jednocześnie edycja takiego kosztu w samym zleceniu zostaje zablokowana, jeśli został on zapisany jako pozycja na fakturze.

Rozwiązanie zapewnia spójność danych między zleceniami a księgowością oraz znacząco skraca czas potrzebny na rejestrację i aktualizację dodatkowych kosztów. 

Zawijanie listy zleceń i ładunków na fakturach zbiorczych

Na listach faktur sprzedażowych i zakupowych wprowadziliśmy nowy sposób prezentowania danych w kolumnach Zlecenia oraz Ładunki. Do tej pory przy fakturach zbiorczych, powiązanych z wieloma zleceniami lub ładunkami, pojedynczy wiersz na liście mógł zajmować bardzo dużo miejsca, co utrudniało przeglądanie dokumentów.

Od teraz, jeśli do faktury przypisano więcej niż 3 pozycje, na liście widoczne są tylko trzy pierwsze, a obok pojawia się znacznik w formie skrótu, np. ▼ 101 – informujący o łącznej liczbie powiązanych pozycji. Po kliknięciu w ten znacznik wyświetlana jest pełna lista zleceń lub ładunków. Dzięki temu widok faktur jest bardziej przejrzysty, a jednocześnie w każdej chwili można podejrzeć wszystkie przypisane pozycje.

Konfiguracja wydruku numeru dokumentu na kopercie Poczty Polskiej (eNadawca)

W najnowszej wersji systemu dodaliśmy nową opcję konfiguracyjną dla integracji z eNadawcą – Uwzględnij numer dokumentu na etykiecie (Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładkaOgólne >> sekcja Dostawca usług pocztowych). Opcję tę można zaznaczyć zarówno podczas definiowania nowej integracji, jak i przy edycji istniejącej. Po jej włączeniu na kopercie generowanej przy zlecaniu wysyłki (np. faktur sprzedażowych) drukowany jest numer dokumentu, co ułatwia identyfikację przesyłek zarówno po stronie odbiorcy, jak i działu księgowego.

Jeżeli podczas zlecania wysyłki faktur zostanie wybrana opcja Grupuj po odbiorcy, system tworzy przesyłkę zbiorczą – dla danego kontrahenta drukowana jest jedna koperta zawierająca zbiorcze zestawienie faktur. W takim przypadku numery dokumentów są umieszczane na etykiecie jako lista oddzielona przecinkami (kolejno, od pierwszych numerów dokumentów). Należy przy tym pamiętać, że po stronie Poczty Polskiej prezentowanych jest jedynie 40 pierwszych znaków, więc na etykiecie widoczne będą tylko wybrane numery z tego zestawienia, jeśli łączna długość listy je przekroczy.

Dodatkowo, podczas zlecania wysyłki w ramach integracji z Elektronicznym Nadawcą Poczty Polskiej, na liście placówek nadawczych prezentowany jest również adres danej placówki. Dzięki temu, w sytuacji gdy kilka oddziałów ma tę samą nazwę, możliwy jest łatwiejszy i bardziej precyzyjny wybór właściwego urzędu nadania.

Rozszerzenie API fireTMS

W nowej wersji systemurozbudowaliśmy obszar faktur zakupowych w API fireTMS. Dzięki temu integracje mogą jeszcze lepiej odzwierciedlać powiązania kosztów z procesami operacyjnymi. Do interfejsu dodaliśmy m.in. możliwość:

• przypisywania ładunku do dodawanej faktury zakupowej,
• przypisywania zlecenia do dodawanej faktury zakupowej,
• przypisywania tabeli kursów walut do pozycji w dodawanej fakturze zakupowej,
• pobierania informacji o nazwie pliku powiązanego z fakturą zakupową (pliku oznaczonego jako typ Faktura).

Dodatkowo w API udostępniliśmy możliwość pobierania listy ładunków dostępnych w systemie wraz z kompletem informacji prezentowanych na liście ładunków.

Zmiany w API wspierają automatyzację procesów księgowych i rozliczeniowych, ograniczają konieczność ręcznego dopisywania powiązań oraz zwiększają spójność danych pomiędzy fireTMS a systemami zewnętrznymi.

Integracja z GPS TachoBus

Ostatnią nowością jest integracja z systemem telematycznym TachoBus, który – oprócz bieżącej pozycji pojazdu – udostępnia również informacje o aktualnym stanie licznika. Stany liczników są automatycznie pobierane raz na koniec dnia i zapisywane w kartotece wybranego pojazdu, co pozwala zachować spójność oraz aktualność danych bez konieczności ręcznego wprowadzania odczytów. Rozwiązanie to ułatwia kontrolę przebiegów, planowanie przeglądów oraz weryfikację kosztów eksploatacyjnych. 

Konfiguracja integracji dostępna jest w menu Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Konfiguracja transportu >> sekcja Konfiguracja telematyki (GPS) i po jej aktywacji dane z TachoBus są wykorzystywane w fireTMS do monitorowania pojazdów oraz odczytów liczników.

Chcesz dowiedzieć się więcej o opisanych nowościach w systemie? Skontaktuj się z nami.

* Niektóre z opisanych funkcji dostępne są wyłącznie w wybranych pakietach.