Definiowanie dodatkowych terminów płatności, przypomnienia o terminach dokumentów kierowcy podczas tworzenia zlecenia i inne nowości

Z tego artykułu dowiesz się o następujących ulepszeniach w systemie fireTMS:

Definiowanie dodatkowych terminów płatności

W nowej wersji systemu wprowadziliśmy możliwość definiowania nowych terminów płatności. Globalne szablony terminów są dostępne w konfiguracji systemu i mogą być stosowane w całej firmie. Dodatkowo można przypisać indywidualne terminy płatności do konkretnego kontrahenta, a także – w razie potrzeby – zmienić termin bezpośrednio na poziomie pojedynczego dokumentu (np. faktury sprzedażowej lub zakupu). Dzięki temu łatwiej dopasować warunki płatności do ustaleń handlowych i praktyk stosowanych w różnych relacjach z klientami oraz dostawcami.

Nowe konfiguracje obejmują m.in. dwa typy ustawień:

• liczba dni po końcu miesiąca – jeśli ustawimy 10 dni, to dla dokumentów wystawionych w marcu termin płatności zostanie ustawiony na 10 kwietnia, dla dokumentów z kwietnia na 10 maja itd.,
  
• koniec miesiąca po liczbie dni – jeśli ustawimy 14 dni, to faktura wystawiona 10 marca otrzyma termin płatności 31 marca, natomiast faktura z 25 marca otrzyma termin 31 kwietnia (ze względu na brak spełnienia warunku 14 dni wybranych przez użytkownika) itd., po wybraniu tej konfiguracji datą płatności będzie zawsze ostatni dzień miesiąca.

Tak zdefiniowane schematy pozwalają odzwierciedlić w systemie złożone warunki płatności, często spotykane w umowach z kluczowymi kontrahentami, jednocześnie ograniczając ręczne korygowanie terminów i ryzyko pomyłek.

Przypomnienia o terminach dokumentów kierowcy podczas tworzenia zlecenia

We wcześniejszym artykule: Zarządzanie dodatkowymi adresami e-mail, dziennik aktywności w kartotece pojazdu i inne nowości opisaliśmy mechanizm przypomnień o okresowych przeglądach i czynnościach dla pojazdów wewnętrznych oraz naczep, wraz z komunikatami wyświetlanymi podczas tworzenia zlecenia. Obecnie podobne rozwiązanie zostało udostępnione także dla kartoteki kierowcy – zbliżające się i przeterminowane pozycje są odpowiednio wyróżniane, co ułatwia nadzór nad obowiązkowymi formalnościami. Dodatkowo, podczas tworzenia zlecenia, do którego przypisany jest dany kierowca, wyświetlany jest komunikat informujący o nadchodzących oraz przeterminowanych terminach związanych z jego dokumentami.

W kartotece kierowcy pojawiło się również nowe pole Koniec ważności zezwolenia na pobyt, które pozwala kontrolować kluczowe daty związane z legalnością pobytu kierowcy i w odpowiednim momencie podjąć działania związane z odnowieniem dokumentów.

Integracja z OCRK/4Trans

W systemie fireTMS pojawiła się integracja z usługą OCRK, wspierającą rozliczanie czasu pracy i wynagrodzeń kierowców. Dzięki połączeniu systemów dane o załadunkach i rozładunkach mogą być automatycznie przekazywane z fireTMS do OCRK/4Trans, co ogranicza konieczność ręcznego wprowadzania informacji i zmniejsza ryzyko pomyłek.

Aby uruchomić integrację, konieczne jest uzyskanie tokenu dostępowego od Opiekuna lub Konsultanta usługi OCRK. Po skonfigurowaniu połączenia w fireTMS (Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Ogólne >> pole Token dostępu OCRK) możliwe jest wysyłanie danych bezpośrednio z listy zleceń. W tym celu należy przejść do Zlecenia >> Wszystkie zlecenia, zawęzić listę odpowiednimi filtrami, a następnie w opcji Eksport wybrać OCRK: API – wszystkie wyfiltrowane zlecenia zostaną przekazane do OCRK. Szczegółową instrukcję obsługi można znaleźć w materiale wideo.

Integracja usprawnia współpracę z działem rozliczeń, przyspiesza przygotowanie zestawień dla kierowców i ułatwia spełnienie wymogów związanych z ewidencją czasu pracy w transporcie.

Integracja z GPS MYTRACKO

Ostatnią nowością jest integracja z systemem GPS MYTRACKO, wykorzystywanym do monitorowania floty w czasie rzeczywistym. Konfiguracja połączenia dostępna jest w menu Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Konfiguracja transportu >> sekcja Konfiguracja telematyki (GPS). Po aktywacji integracji pozycje pojazdów z MYTRACKO są prezentowane w fireTMS, co ułatwia nadzór nad trasami, bieżącą kontrolę realizacji zleceń oraz szybsze reagowanie na zdarzenia na drodze. Rozwiązanie wspiera pracę spedytorów i dyspozytorów, zapewniając lepszą widoczność floty bez konieczności przełączania się między różnymi systemami.

Chcesz dowiedzieć się więcej o opisanych nowościach w systemie? Skontaktuj się z nami. 

* Funkcje dostępne we wszystkich pakietach.