Jak interpretować wydruki z tachografu? Praktyczny przewodnik

Wydruki z tachografu stanowią podstawowe źródło informacji o aktywności kierowcy w trakcie pracy oraz sposobie, w jaki poruszał się pojazd. Prawidłowa interpretacja tych danych jest kluczem do optymalnego wykorzystania floty oraz zapewnienia bezpieczeństwa na drogach, gdyż pozwala sprawdzić, czy kierowca stosował się do przepisów dotyczących czasu pracy oraz przepisów drogowych. To oznacza, że umiejętność odczytywania wydruków z tachografu pozwala unikać kar, raportować nieprawidłowości czy awarie, a także usprawnić zarządzanie pracownikami.

Czym jest tachograf i jakie ma znaczenie dla kierowców?

Tachograf to urządzenie montowane w pojazdach o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony oraz w autobusach przewożących więcej niż 9 osób, które rejestruje aktywności związane z ruchem drogowym oraz pracą kierowcy. Stanowi ono obowiązkowe, wymagane przepisami wyposażenie wspomnianych pojazdów. Tachografy mogą być sprawdzane przez odpowiednie służby, jak np. policja lub Inspekcja Transportu Drogowego, w trakcie rutynowych kontroli pojazdu.

Główne funkcje tachografu to:

• rejestracja czasu jazdy, przerw i odpoczynku – tachograf monitoruje, ile czasu kierowca spędza za kierownicą oraz kiedy ma obowiązkowe przerwy,
• pomiar prędkości i przebiegu – każdy trasa od wyruszenia z bazy do powrotu jest odnotowywana z dużą dokładnością, co umożliwia analizę stylu jazdy i ewentualne wykrywanie przekroczeń prędkości oraz kontrolę liczby przejechanych kilometrów,
• zapisy zdarzeń i usterek – w razie awarii lub nietypowego zachowania tachograf rejestruje te zdarzenia, co pozwala szybko zareagować i dokonać dokładnych przeglądów stanu pojazdu po powrocie do bazy.

Dzięki tym funkcjom zarówno kierowcy, jak i przewoźnicy są w stanie nie tylko udokumentować wykonywanie swojej pracy zgodnie z przepisami, ale też szybciej identyfikować, a następnie rozwiązywać problemy techniczne. Dodatkowo tachografy umożliwiają optymalizację harmonogramów pracy kierowców i przeciwdziałanie sytuacjom, gdy prowadzący pojazdem jest przemęczony i może stanowić zagrożenie na drodze.

Jakie są rodzaje tachografów?

Wraz z rozwojem technicznym także tachografy przeszły dużą ewolucję od prostych mechanicznych urządzeń do wielofunkcyjnego sprzętu, dzięki którym jeszcze lepiej spełniają swoje zadania. Obecnie wyróżniamy dwa główne typy tachografów:

• tachografy analogowe – opierają się na tzw. papierowych wykresówkach, na które mechaniczny rysik nanosi linie odpowiadające aktywnościom kierowcy. Te prostsze urządzenia mogą wymagać mniejszych nakładów pracy do obsługi, ale odczyt zapisanych danych wymaga większej precyzji i doświadczenia,
• tachografy cyfrowe – całkowicie elektroniczne urządzenia, które zapisują dane w pamięci sprzętu i na karcie kierowcy. Umożliwiają generowanie wydruków z dokładnym zestawieniem czasu pracy, prędkości, a także zdarzeń takich jak przekroczenia prędkości czy granic państw.

Cyfrowe tachografy są coraz powszechniejsze, a firmy transportowe instalują je także w starszych pojazdach, w których dotychczas działały tachografy analogowe. Wynika to z potrzeby dysponowania bardziej szczegółowymi danymi, które wymagają mniej skomplikowanej analizy, łatwiejszego przepływu informacji między kierowcą a systemem TMS oraz zgodności z unijnymi przepisami.

Jak odczytywać symbole i dane na wydruku z tachografu?

Podstawową różnicą między wynikami z tachografu analogowego, a ich odpowiednikiem z tachografu cyfrowego jest to, że w tym drugim dane drukowane są na życzenie. O ile w tachografach analogowych efektem jest papierowa tarcza z mechanicznym zapisem danych, a tyle wydruki z tachografu cyfrowego zawierają specjalne piktogramy, które oznaczają poszczególne tryby pracy kierowcy. Ich znajomość pozwala na szybkie i bezbłędne odczytanie raportu bez konieczności dłuższego analizowania zapisu.

Jakie symbole najczęściej występują na wydrukach z tachografu?

Wydruki z tachografu zawierają zamiast opisów piktogramy, dzięki którym taki dokument jest czytelniejszy. Warto jednak pamiętać, że te symbole, choć dość intuicyjne i ustandaryzowane odpowiednim rozporządzeniem na poziomie unijnym, mogą być niezrozumiałe dla kogoś, kto nie miał wcześniej z nimi styczności.

Plusem ujednolicenia piktogramów na poziomie unijnym jest możliwość bezproblemowej obsługi tachografu przez kierowców z terenu całej Unii Europejskiej, bez względu na to skąd pochodzi pojazd.

Które piktogramy można najczęściej spotkać na wydruku z tachografu?

• Odpoczynek – ikona łóżka.
• Jazda – symbol koła kierownicy.
• Praca inna niż jazda – symbol skrzyżowanych młotków.
• Dyspozycyjność – przekreślony kwadrat.
• Obowiązująca przerwa – znak pauzy (dwie grube linie obok siebie).
• Nieznana aktywność – pytajnik.

Jak rozpoznać czas pracy, odpoczynku i przerwy?

Tachograf pokazuje także aktywności w układzie godzinowym, czyli w tak zwanym planie czasu pracy. Wszystkie aktywności są rozłożone na osi czasu od godziny 0 do godziny 24.

Jak w praktyce wygląda taki wydruk?

1. Linia w sekcji „Jazda” – pokazuje każdą minutę prowadzenia pojazdu.
2. Brak linii w sekcji „Jazda” oraz pusta przestrzeń – określa przerwę lub odpoczynek.
3. Ikony „praca inna” i „dyspozycyjność” – wyznaczają okresy, w których kierowca zajmował się czynnościami okołotransportowymi, np. zajmował się wyładunkiem lub załadunkiem lub pozostawał w gotowości do pracy.

Dzięki temu graficznemu przedstawieniu można szybko sprawdzić, czy minimalne przerwy w pracy, np. 45 min po 4,5 godziny jazdy, oraz odpoczynki dzienne (co najmniej 11 godzin) zostały zachowane. Każde odstępstwo od tych norm oznacza naruszenie przepisów i może skończyć się nałożeniem kar.

Jakie dane muszą obowiązkowo znajdować się na wydruku z tachografu?

Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 165/2014, które określa warunki, jakie ma spełniać tachograf cyfrowy, wydruk musi zawierać określony zestaw danych. W świetle prawa tylko w takim przypadku urządzenie działa prawidłowo.

Co musi zawierać wydruk z tachografu?

1. Nagłówek:
   • data i godzina wykonania wydruku,
   • numer seryjny tachografu oraz jego model.
2. Dane identyfikacyjne:
   • imię i nazwisko kierowcy, numer i data ważności karty kierowcy,
   • numer rejestracyjny, VIN oraz kraj rejestracji pojazdu.
3. Szczegóły aktywności:
   • godziny rozpoczęcia i zakończenia jazdy, przerwy, odpoczynku, pracy innej niż jazda, dyspozycyjności.
4. Zdarzenia i usterki:
   • kody przekroczeń prędkości, awarii zasilania, utraty karty, przekroczenia granic państw.
5. Podsumowania:
   • łączny czas jazdy i odpoczynku w danym okresie rozliczeniowym.

Dodatkowo, jeżeli kierowca nie posiada karty, np. została zgubiona lub uszkodzona, jest zobowiązany do ręcznego zapisania na odwrocie wydruku swoich danych identyfikacyjnych oraz szczegółów czasu pracy i odpoczynku.

Jakie są najczęstsze błędy w interpretacji wydruków z tachografu?

Pomimo ustandaryzowania ikonografii w tachografach cyfrowych, nadal zdarza się, że  pracownicy firm transportowych popełniają błędy w odczycie i interpretacji wydruków. Wśród najczęstszych pomyłek można znaleźć złe odczytanie symboli, np. zamianę dyspozycyjności z pracą inną. Ponadto dość powszechne są nieścisłości w obliczeniach, takie jak nieuwzględnienie przerw i czasu na odpoczynek oraz braki lub literówki we wpisach ręcznych na odwrocie wydruku. Podobnie wygląda kwestia przeoczenia zdarzeń, takich jak przekroczenie prędkości.

Choć takie błędy są naturalne i często wynikają z prozaicznych przyczyn, jak choćby niedostateczna koncentracja czy też presja czasu przy interpretowaniu danych, to mogą ze sobą nieść poważne konsekwencje. Dlatego warto podjąć kilka działań, które powinny znacząco zmniejszyć ryzyko popełnienia błędów przy odczycie danych z tachografu cyfrowego. 

Jak unikać błędów związanych z interpretacją danych?

Wśród sposobów na ograniczenie błędów odczytu i interpretacji danych z tachografu cyfrowego możemy znaleźć skuteczne rozwiązania systemowe. Dzięki nim ryzyko poniesienia konsekwencji prawnych staje się znacznie mniejsze.

Sposoby na uniknięcie błędów przy odczycie i interpretacji danych

• Regularne szkolenia dla kierowców i pracowników administracyjnych z obsługi tachografów analogowych i cyfrowych.
• Korzystanie ze specjalnego oprogramowania, które automatycznie analizuje wydruki i sygnalizuje nieprawidłowości.
• Podwójna weryfikacja, czyli ręczne sprawdzenie raportu przez drugą osobę lub przy użyciu kalkulatora czasu pracy.
• Utrzymanie sprzętu w dobrym stanie – przeprowadzanie regularnych kalibracji tachografów.

Jakie konsekwencje grożą za błędną interpretację danych z tachografu?

Jak już wspomnieliśmy, błędy w interpretacji mogą pociągnąć za sobą dotkliwe konsekwencje. Co może się stać w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w danych z tachografu?

• Mandat dla kierowcy – za przekroczenia czasu jazdy lub brak przerw.
• Kara finansowe dla przewoźnika – nawet do kilkudziesięciu tysięcy złotych za naruszenia przepisów.
• Utrata licencji – w skrajnych przypadkach powtarzających się zaniedbań.
• Problemy z firmami ubezpieczeniowymi – brak zgodności dokumentacji przy odszkodowaniach.

Interpretacja wydruków z tachografu to umiejętność łącząca znajomość przepisów, symboli oraz praktycznych narzędzi analitycznych. Dzięki niej kierowcy i przewoźnicy mogą spełniać wymogi prawne, poprawiać efektywność, minimalizować ryzyko kar i zadbać o zapewnienie bezpieczeństwa w ruchu drogowym. 

Szukasz nowoczesnych narzędzi, które pomogą zarządzać firmą transportową? Załóż konto i rozpocznij 14-dniowy okres próbny fireTMS. Nasz system to nowoczesne rozwiązanie TMS 360°, dzięki któremu można kompleksowo zarządzać transportem – od pozyskiwania i zarządzania zleceniami, przez monitorowanie przewozów, aż po automatyczne wystawianie faktur, rozliczanie i raportowanie.