Dokumenty transportowe różnią się przede wszystkim w zależności od gałęzi transportu. Jednak w każdym przypadku okazują się niezbędne, a ich brak lub nieprawidłowe uzupełnienie mogą skutkować poważnymi konsekwencjami. Dlatego już teraz poznaj rodzaje dokumentów transportowych oraz wymagania i wskazówki dotyczące ich stosowania.
Dla przewoźnika dokumenty transportowe są równie ważne, jak właściwy stan techniczny środka transportu czy prawidłowo zabezpieczony ładunek. Okazuje się jednak, że dokumentacja ta jest obszerna i dotyczy praktycznie wszystkich aspektów przewozu, zaczynając od ładunku, a kończąc na pracownikach zajmujących się jego przewozem. Aby rozwiać wątpliwości, sprawdź najważniejsze informacje na temat dokumentów transportowych.
Jakie są główne rodzaje dokumentów transportowych?
Główne rodzaje dokumentów transportowych pozostają niezależne od środka przewozu. Należy jednak pamiętać, że podczas transportów międzynarodowych często zachodzi konieczność uzupełnienia ich o dodatkowe zaświadczenia i zestawienia, o których piszemy dokładniej w dalszej części tego wpisu.
Do głównych dokumentów transportowych zaliczamy:
Czym są dokumenty transportowe i spedycyjne?
Dokumenty transportowe zawierają informacje o kosztach transportu i sposobie jego organizacji. Natomiast w dokumentach spedycyjnych znajdziemy szczegóły dotyczące zarówno ilości i typu przewożonych towaru, jak i jego opakowań, przygotowań do wysyłki czy miejsca i daty załadunku.
W jakim celu są wykorzystywane dokumenty transportowe?
Jeżeli zastanawiasz się, w jakim celu są wykorzystywane dokumenty transportowe, powinieneś wiedzieć, że konieczność ich sporządzenia wynika przede wszystkim z uregulowań prawnych takich, jak rozporządzenia, umowy i konwencje. Dokumenty transportowe umożliwiają bezpieczną i terminową realizację przewozu, a także jego rozliczenie. Wykorzystywane są również w procedurach celno-podatkowych.
Jakie dokumenty obowiązują w poszczególnych gałęziach transportu?
Jak już wspomnieliśmy typ wymaganych dokumentów transportowych zależy od kilku czynników. Bez wątpienia jednym z najważniejszych jest rodzaj transportu, który często wymusza konieczność stosowania dokumentacji specyficznej dla danej gałęzi transportu (np. lotniczy list przewozowy niezbędny do przewozu towarów samolotem).
W transporcie morskim stosuje się natomiast konosament, czyli morski list przewozowy, a także:
- ogólny list przewozowy
- kwit sternika
- kwity dokowe
- czarter lub notę bukingową
Jakie są główne dokumenty transportowe w transporcie drogowym?
Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r., poz. 58) w art. 87 nakłada na kierowcę pojazdu samochodowego konieczność posiadania w trakcie przewozu drogowego:
- prawa jazdy
- zaświadczenia o ważnych badaniach psychologicznych i lekarskich
- karty kierowcy
- wykresówek
- zapisów odręcznych oraz wydruków z tachografu
- wypisu z zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego lub wypisu z licencji
- dokumentów wymaganych do przewozu szczególnych grup towarów np. świadectwo ATP, ADR czy fitosanitarne
Dodatkowo w transporcie drogowym wymagane są dokumenty dotyczące pojazdu (np. ubezpieczenie OC, a w przypadku przewozu towarów ADR także świadectwo zgodności pojazdu z wymaganiami umowy ADR), dokumenty potwierdzające przyznanie firmie uprawnienie transportowych oraz dokumenty wymienione w poprzednim akapicie.
Jakie są podstawowe dokumenty transportowe w logistyce?
Dokumenty transportowe w logistyce dotyczą kwestii związanych z towarem. Z tego powodu zaliczamy do nich list przewozowy, specyfikacje ładunku, świadectwo pochodzenia towaru, dokumenty sprzedaży, kwity wagowe, dokumenty WZ.
Jakie dokumenty są wymagane podczas korzystania z usług spedycyjno-transportowych?
Dokumenty wymagane podczas korzystania z usług spedycyjno-transportowych bardzo często dotyczą międzynarodowych przewozów towarów. Jak już wspomnieliśmy z tego powodu do standardowych dokumentów, obowiązujących w transporcie drogowym, dochodzą nowe, specyficzne dla przewozów zagranicznych.
Jakie dokumenty są niezbędne przy transporcie TIR?
Konwencja TIR ułatwia i upraszcza międzynarodowy transport towarów. Jej podstawowym dokumentem jest karnet TIR, ale w zagranicznej spedycji konieczne jest posiadanie także:
- zlecenia spedycyjnego, na podstawie którego spedytor wykonuje swoje usługi i który jest wiążący w przypadku niezawarcia odrębnej umowy spedycyjnej
- instrukcji wysyłkowej przeznaczonej dla dostawcy. Zawiera informacje m.in. o ilości i typie towaru, miejscu załadunku, odprawie celnej
- międzynarodowego listu przewozowego z danymi nadawcy, przewoźnika i odbiorcy towaru oraz informacjami potrzebnymi podczas odprawy celnej
- wzoru specyfikacji towarowej, przygotowanego przez eksperta. Ten dokument transportowy jest niezbędny do odprawy towaru i na jego podstawie wystawia się list przewozowy
- Jednolity Dokument Administracyjny, czyli SAD, stosowany w formalnościach celnych, dotyczących obrotu towarami spoza UE
Jakie dokumenty są wymagane w przypadku transportu multimodalnego?
Transport multimodalny dotyczy przewozu towarów co najmniej dwoma różnymi gałęziami transportu na podstawie jednej umowy. Dokumenty wymagane w przypadku transportu multimodalnego to przede wszystkim zbywalny oraz niezbywalny list przewozowy FIATA (odpowiednio FBL oraz FWB). Konosamenty te uznawane są na całym świecie, ale korzystać z nich mogą wyłącznie opłaceni członkowie FIATA. Ten dokument przewozu mulitmodalnego występuje także w wersji elektronicznej eFBL.
Jakie są wymogi i wskazówki dotyczące prawidłowego wypełniania dokumentów transportowych?
Odpowiadając na pytanie, jakie są wymogi i wskazówki, dotyczące prawidłowego wypełniania dokumentów transportowych, warto podkreślić, że realizacja tego celu wymaga doskonałej znajomości tematu. Przede wszystkim należy wiedzieć, jakich dokumentów dokładnie potrzebujemy w każdym typie transportu. Informacje na ten temat można z łatwością znaleźć w internetowej wyszukiwarce.
Jak przygotować i wypełnić dokumenty transportowe?
Przy tak dużej liczbie różnych dokumentów transportowych najwygodniej jest korzystać z ich gotowych wzorów, zamiast każdorazowo przygotowywać je od nowa. Tym bardziej, że wiele z nich zawiera te same informacje, z których najczęściej powtarzają się:
- dane kontaktowe nadawcy oraz odbiorcy
- miejsce załadunku i rozładunku
- opis towarów, szczegóły jego spakowania i oznaczenia
- informacje dotyczące przewoźnika
Kwestią absolutnie podstawową jest wypełnianie dokumentów transportowych w sposób czytelny i wykluczający ewentualne pomyłki czy nieścisłości. Pamiętajmy, że od czytelności wpisanych danych zależy, jak szybko przewoźnik przejdzie ewentualną kontrolę służb. Z tego powodu zawsze lepiej jest wydrukować wypełnione dokumenty transportowe, niż uzupełniać je odręcznie.
Gdzie można znaleźć wzory dokumentów transportowych?
Zawartość poszczególnych dokumentów transportowych z reguły określają akty prawne, które wprowadzają je do obiegu. Aby ułatwić sobie pracę można jednak skorzystać ze wzorów dokumentów transportowych do samodzielnego wydrukowania. Znajdziesz je na wielu stronach internetowych dotyczących szeroko pojętej logistyki, spedycji i transportu.
Można także skorzystać z interaktywnych formularzy na stronach www, do których wprowadza się potrzebne dane. Następnie uzupełniony już dokument transportowy można pobrać, wydrukować lub przesłać jako np. załącznik maila.
Temat dokumentów transportowych jest bardzo obszerny. Nic więc dziwnego, że w związku z nim pojawia się tak wiele pytań. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najpopularniejsze z nich, ale pamiętaj, że zawsze możesz skontaktować się z naszymi ekspertami, aby rozwiać wszystkie swoje wątpliwości.
5 minut czytania
