Dokumenty transportowe różnią się przede wszystkim w zależności od gałęzi transportu. Jednak w każdym przypadku okazują się niezbędne, a ich brak lub nieprawidłowe uzupełnienie mogą skutkować poważnymi konsekwencjami. Dlatego już teraz poznaj rodzaje dokumentów transportowych oraz wymagania i wskazówki dotyczące ich stosowania.
Dla przewoźnika dokumenty transportowe są równie ważne, jak właściwy stan techniczny środka transportu czy prawidłowo zabezpieczony ładunek. Okazuje się jednak, że dokumentacja ta jest obszerna i dotyczy praktycznie wszystkich aspektów przewozu, zaczynając od ładunku, a kończąc na pracownikach zajmujących się jego przewozem. Aby rozwiać wątpliwości, sprawdź najważniejsze informacje na temat dokumentów transportowych.
Główne rodzaje dokumentów transportowych pozostają niezależne od środka przewozu. Należy jednak pamiętać, że podczas transportów międzynarodowych często zachodzi konieczność uzupełnienia ich o dodatkowe zaświadczenia i zestawienia, o których piszemy dokładniej w dalszej części tego wpisu.
Do głównych dokumentów transportowych zaliczamy:
Dokumenty transportowe zawierają informacje o kosztach transportu i sposobie jego organizacji. Natomiast w dokumentach spedycyjnych znajdziemy szczegóły dotyczące zarówno ilości i typu przewożonych towaru, jak i jego opakowań, przygotowań do wysyłki czy miejsca i daty załadunku.
Jeżeli zastanawiasz się, w jakim celu są wykorzystywane dokumenty transportowe, powinieneś wiedzieć, że konieczność ich sporządzenia wynika przede wszystkim z uregulowań prawnych takich, jak rozporządzenia, umowy i konwencje. Dokumenty transportowe umożliwiają bezpieczną i terminową realizację przewozu, a także jego rozliczenie. Wykorzystywane są również w procedurach celno-podatkowych.
Jak już wspomnieliśmy typ wymaganych dokumentów transportowych zależy od kilku czynników. Bez wątpienia jednym z najważniejszych jest rodzaj transportu, który często wymusza konieczność stosowania dokumentacji specyficznej dla danej gałęzi transportu (np. lotniczy list przewozowy niezbędny do przewozu towarów samolotem).
W transporcie morskim stosuje się natomiast konosament, czyli morski list przewozowy, a także:
Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r., poz. 58) w art. 87 nakłada na kierowcę pojazdu samochodowego konieczność posiadania w trakcie przewozu drogowego:
Dodatkowo w transporcie drogowym wymagane są dokumenty dotyczące pojazdu (np. ubezpieczenie OC, a w przypadku przewozu towarów ADR także świadectwo zgodności pojazdu z wymaganiami umowy ADR), dokumenty potwierdzające przyznanie firmie uprawnienie transportowych oraz dokumenty wymienione w poprzednim akapicie.
Dokumenty transportowe w logistyce dotyczą kwestii związanych z towarem. Z tego powodu zaliczamy do nich list przewozowy, specyfikacje ładunku, świadectwo pochodzenia towaru, dokumenty sprzedaży, kwity wagowe, dokumenty WZ.
Dokumenty wymagane podczas korzystania z usług spedycyjno-transportowych bardzo często dotyczą międzynarodowych przewozów towarów. Jak już wspomnieliśmy z tego powodu do standardowych dokumentów, obowiązujących w transporcie drogowym, dochodzą nowe, specyficzne dla przewozów zagranicznych.
Konwencja TIR ułatwia i upraszcza międzynarodowy transport towarów. Jej podstawowym dokumentem jest karnet TIR, ale w zagranicznej spedycji konieczne jest posiadanie także:
Transport multimodalny dotyczy przewozu towarów co najmniej dwoma różnymi gałęziami transportu na podstawie jednej umowy. Dokumenty wymagane w przypadku transportu multimodalnego to przede wszystkim zbywalny oraz niezbywalny list przewozowy FIATA (odpowiednio FBL oraz FWB). Konosamenty te uznawane są na całym świecie, ale korzystać z nich mogą wyłącznie opłaceni członkowie FIATA. Ten dokument przewozu mulitmodalnego występuje także w wersji elektronicznej eFBL.
Odpowiadając na pytanie, jakie są wymogi i wskazówki, dotyczące prawidłowego wypełniania dokumentów transportowych, warto podkreślić, że realizacja tego celu wymaga doskonałej znajomości tematu. Przede wszystkim należy wiedzieć, jakich dokumentów dokładnie potrzebujemy w każdym typie transportu. Informacje na ten temat można z łatwością znaleźć w internetowej wyszukiwarce.
Przy tak dużej liczbie różnych dokumentów transportowych najwygodniej jest korzystać z ich gotowych wzorów, zamiast każdorazowo przygotowywać je od nowa. Tym bardziej, że wiele z nich zawiera te same informacje, z których najczęściej powtarzają się:
Kwestią absolutnie podstawową jest wypełnianie dokumentów transportowych w sposób czytelny i wykluczający ewentualne pomyłki czy nieścisłości. Pamiętajmy, że od czytelności wpisanych danych zależy, jak szybko przewoźnik przejdzie ewentualną kontrolę służb. Z tego powodu zawsze lepiej jest wydrukować wypełnione dokumenty transportowe, niż uzupełniać je odręcznie.
Zawartość poszczególnych dokumentów transportowych z reguły określają akty prawne, które wprowadzają je do obiegu. Aby ułatwić sobie pracę można jednak skorzystać ze wzorów dokumentów transportowych do samodzielnego wydrukowania. Znajdziesz je na wielu stronach internetowych dotyczących szeroko pojętej logistyki, spedycji i transportu.
Można także skorzystać z interaktywnych formularzy na stronach www, do których wprowadza się potrzebne dane. Następnie uzupełniony już dokument transportowy można pobrać, wydrukować lub przesłać jako np. załącznik maila.
Temat dokumentów transportowych jest bardzo obszerny. Nic więc dziwnego, że w związku z nim pojawia się tak wiele pytań. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najpopularniejsze z nich, ale pamiętaj, że zawsze możesz skontaktować się z naszymi ekspertami, aby rozwiać wszystkie swoje wątpliwości.
Regularnie dostarczamy informacji o naszym systemie oraz na tematy z branży TSL.
Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco.
Zespół fireTMS
Artykuł został napisany przez zespół fireTMS, w oparciu o wiedzę, doświadczenie i znajomość branży TSL.
Chcesz zajmować się przewozem towarów i nie wiesz czy warto inwestować w ten rodzaj działalności? Dowiedz się, jakie wymogi musisz spełnić, aby założyć firmę transportową i czy jest to opłacalny biznes. Czym zajmuje się firma transportowa? Firma transportowa oferuje przewóz towarów pojazdami samochodowymi. Transport ładunków może odbywać się zarówno na terenie kraju, jak i poza […]
7 minut czytania
Gestia transportowa stanowi istotny element umowy handlowej oraz ułatwia organizację łańcucha dostaw i dostarczania ładunków. Choć jej posiadanie oznacza wiele korzyści, to w niektórych przypadkach może wiązać się z ryzykiem ponoszenia dodatkowych kosztów. Co to jest gestia transportowa i jakie są jej rodzaje? Odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania w tym temacie. Gestia transportowa – definicja […]
6 minut czytania
Program dla firmy spedycyjnej jest narzędziem, które może dokonać teoretycznie bardzo trudnego zadania – połączyć pracę spedytora, księgowej, a także obowiązki prezesa firmy. Wydaje się, że prezes, spedytor i księgowa nie mogą pracować w jednym narzędziu, dlatego, że ich obowiązki są całkiem różne, a na rynku nie istnieje program, który mógłby im pomóc. Czy firma transportowa może […]
7 minut czytania