Excel czy TMS w firmie transportowej? Co naprawdę się bardziej opłaca

W wielu firmach transportowych arkusze kalkulacyjne przez długi czas pełnią rolę głównego narzędzia do zarządzania operacjami. Pomagają planować zlecenia, kontrolować koszty i przygotowywać podstawowe raporty. Na początku to rozwiązanie działa całkiem dobrze, szczególnie w małych organizacjach, gdzie liczba zleceń jest ograniczona, a zespół liczy kilka osób. Problemy pojawiają się jednak wtedy, gdy firma zaczyna się rozwijać. W pewnym momencie excel przestaje być wygodnym narzędziem, a zaczyna być wąskim gardłem operacyjnym. Warto więc jasno powiedzieć, że arkusze kalkulacyjne są świetnym narzędziem analitycznym, ale nie zostały zaprojektowany do zarządzania procesami transportowymi. W przeciwieństwie do systemów klasy TMS (Transport Management System).

Excel jako system do zarządzania transportem: gdzie zaczyna się ryzyko

W wielu firmach transportowych arkusze kalkulacyjne z czasem przestają być tylko narzędziem pomocniczym, a zaczynają pełnić funkcję centralnego systemu zarządzania przedsiębiorstwem. To właśnie w nim pojawiają się wszystkie informacje o zleceniach, pojazdach, kosztach i dokumentach, ale też dane do faktur i statusy płatności. Z pozoru wszystko może działać poprawnie. Problem polega jednak na tym, że wraz z rozwojem firmy procesy zaczynają się komplikować.

Planowanie zleceń w arkuszach kalkulacyjnych

Planowanie transportu w arkuszach kalkulacyjnych często polega na ręcznym wpisywaniu danych. W praktyce wiąże się to z pojawieniem się chaosu informacyjnego i organizacyjnego.

Czym może grozić planowanie zleceń w excelu?

• Pojawienie się wielu wersji plików krążących między pracownikami i przechowywanych lokalnie na komputerach.
• Ryzyko pracy na nieaktualnej wersji dokumentu.
• Ryzyko pojawienia się błędów przy wprowadzaniu danych ręcznie do arkuszy.

Przede wszystkim największą bolączką związaną z tym podejściem w obszarze planowania zleceń jest brak centralnej bazy informacji, na podstawie której można tworzyć prawidłowe dokumenty i skutecznie planować pracę. 

Monitorowanie transportu z pomocą arkuszy: czy to jest możliwe?

Monitorowanie realizacji zleceń w przypadku nieposiadania systemu TMS odbywa się w sposób rozproszony. Wymaga od pracowników wykonywania ręcznych aktualizacji arkuszy na podstawie informacji pozyskiwanych z kilku kanałów: informacji od kierowcy przekazywanych telefonicznie, SMS-em, e-mailem lub przez inne komunikatory oraz z paneli GPS, gdzie spływają dane z trasy. Te wszystkie informacje należy zebrać, odpowiednio przetworzyć i dopiero wprowadzić do arkusza, co wiąże się z ryzykiem popełnienia błędów, a także z dużymi nakładami pracy.

Zarządzanie dokumentami bez TMS

Ważnym elementem skutecznego zarządzania zleceniami jest także odpowiednie przechowywanie dokumentów, jak np. CMR-y, licencje, potwierdzenia czy też faktury. Zazwyczaj dokumentacja w firmach, które korzystają z arkuszy przechowywana jest równolegle na lokalnych dyskach w firmie oraz w formie papierowej. To sprawia, że znajdowanie odpowiednich plików oraz kontrola kompletności dokumentacji są znacznie utrudnione, gdyż wymagane dane są rozproszone i często niedostępne w momencie, gdy pracownik ma za zadanie je przetworzyć.

Fakturowanie w modelu opartym na excelu

Także fakturowanie wykonanych usług z pomocą excela nie należy do najwygodniejszych procesów, gdy skala działalności firmy jest już relatywnie duża. Wiąże się to bowiem z ręcznym generowanie faktur na podstawie danych z arkuszy, ręcznym wprowadzaniem danych z arkuszy do systemów księgowych, a także z ryzykiem popełnienia błędów ze względu na niejednolitość bazy danych w firmie. 

Raportowanie w excelu

Raporty, które powstają w arkuszach kalkulacyjnych niewątpliwe mogą być szczegółowe, a przy tym czytelne i pomocne, ale mają bardzo poważną wadę. Przygotowywanie i aktualizacja takich raportów wiąże się z ręcznym przenoszeniem danych, co powoduje, że kluczowe decyzje o zleceniach, a także o strategicznych ruchach firmy mogą być podejmowane z dużym opóźnieniem i na nieaktualnych danych.

Jakie problemy najczęściej występują w modelu opartym na excelu?

Najczęstsze problemy występujące w opisywanym modelu opartym na prowadzeniu działalności za pomocą arkuszy kalkulacyjnych to:

• brak jednej wersji plików i danych,
• konieczność ręcznego przepisywania danych,
• możliwość występowania błędów w formułach, które wpływają na prawidłową interpretację informacji,
• brak mechanizmów walidacji danych,
• brak kontroli dostępu,
• wystąpienie trudności w przypadku rozwoju zespołu lub przekazywaniu zadań innym pracownikom.

Warto przy tym podkreślić, że excel nie jest problemem. To bardzo przydatne i niezawodne narzędzie do analizy danych. Problem pojawia się wtedy, gdy arkusz kalkulacyjny zaczyna pełnić rolę głównego systemu zarządzania w firmie transportowej.

Czym różni się TMS od excela

System TMS (Transport Management System) to rozwiązanie przeznaczone specjalnie dla firm transportowych i obsługi procesów, które w nich zachodzą. Przede wszystkim ten system opiera się na centralnej i jednolitej bazie danych, która gromadzi wszystkie informacje o działalności transportowej firmy: od ładunków i zleceń, przez zaplanowane i realizowane trasy przewozów, dane pozyskane z GPS i innych kanałów kontaktów z kierowcami, po faktury i informacje o rozliczeniach. 

W praktyce oznacza to, że w jednym systemie znajdują się powiązane ze sobą informacje o:

• ładunkach,
• zleceniach transportowych,
• pojazdach,
• kierowcach,
• kontrahentach,
• kosztach transportu,
• fakturach i rozliczeniach.

Automatyczna kontrola danych w systemie TMS

Systemy TMS posiadają wbudowane mechanizmy walidacji, które pomagają ograniczać błędy. Dzięki temu do zera spada ryzyko wystawienia niekompletnych dokumentów albo błędnego ich wypełnienia. 

Wśród przykładów działania mechanizmów walidacji można wymienić:

• brak możliwości wystawienia faktury bez kompletu danych,
• sprawdzenie spójności informacji o trasie czy kosztach w zleceniu.

Dane wprowadzane są tylko raz do systemu, np. informacje o konkretnym pojeździe wprowadzone do kartoteki są zaczytywane do zlecenia automatycznie po wybraniu konkretnego pojazdu z listy.

Integracje TMS z innymi systemami

Nowoczesne systemy TMS są zintegrowane lub umożliwiają integrację z wieloma narzędziami wykorzystywanymi w firmach transportowych. Wśród tych zewnętrznych rozwiązań można wymienić:

• telematyki GPS,
• systemy finansowo-księgowe,
• giełdy transportowe,
• system KSeF.

Dzięki temu dane w określonym zakresie i w konkretnych sytuacjach są przenoszone automatycznie między zintegrowanymi narzędziami a systemem TMS, co eliminuje konieczność ich ręcznego przepisywania.

Automatyzacja procesów dzięki systemowi dla firm transportowych

Dzięki systemowi TMS wiele czynności może być wykonywanych automatycznie. Niektóre z nich, które nie wymagają dodatkowej kontroli ze strony użytkownika są dosłownie wykonywane bez udziału człowieka, jak np. generowanie raportów. Inne, w tym wystawianie faktur czy import zleceń z pomocą asystenta AI, po automatycznym przygotowaniu przez system, wymagają przejrzenia i zatwierdzenia przez osobę odpowiedzialną za dany proces. 

Przykłady automatyzacji procesów w systemie TMS

• Automatyczne generowanie faktur na podstawie zakończonego zlecenia
• Generowanie aktualnych raportów w oparciu o spływające na bieżąco informacje do systemu
• Uzupełnianie stanu liczników pojazdów na podstawie automatycznie przesyłanych danych z GPS

Kluczowe różnice wynikają z zupełnie innej filozofii działania arkuszy kalkulacyjnych i systemamów do zarządzania transportem.

Kategoria	Arkusze kalkulacyjne	Systemy do zarządzania transportem
Przeznaczenie	Praca na danych i analiza informacji	Rozbudowany system do zarządzania transportem
Zasada działania	Ręczne wprowadzanie informacji i ich przetwarzanie	Automatyczne powiązanie danych
Organizacja danych	Dane rozproszone po wielu źródłach i wersjach	Centralna baza danych

Koszt użytkowania: licencja to nie wszystko

Porównując arkusze kalkulacyjne z systemami TMS, wiele firm skupia się wyłącznie na koszcie licencji. Jednak w praktyce koszt licencji jest tak naprawdę tylko jedną ze składowych całkowitego kosztu wdrożenia i użytkowania danego rozwiązania.

Model oparty na arkuszach kalkulacyjnych

Excel wydaje się na pierwszy rzut oka narzędziem bardzo tanim. Koszt licencji jest niski, a w przypadku rozwiązań typu open source takie rozwiązanie jest dostępne do użytku komercyjnego nawet bez opłat. To nie oznacza jednak, że wybór taniego lub bezpłatnego programu pociąga za sobą niskie koszty operacyjne. 

Ukryte koszty pojawiają mogą w tym przypadku pojawić się w następujących obszarach:

• praca administracyjna, w tym wprowadzanie danych i archiwizacja dokumentów,
• wystawianie faktur i ich korekty,
• monitorowanie transportu oparte na ciągłych rozmowach telefonicznych i e-mailach,
• raportowanie w oparciu o rozproszone i nieaktualizowane na bieżąco źródła danych, 
• decyzyjność oparta na nieaktualizowanych i dostarczanych z opóźnieniem raportach.

Model oparty na systemie do zarządzania transportem

System TMS wiąże się zazwyczaj z wyższymi kosztami bezpośrednimi. Stacjonarne systemy pociągają za sobą nie tylko konieczność opłacania licencji, ale także wydatki na rozbudowę infrastruktury w firmie (serwery, komputery, dostęp do szybszej sieci). Z kolei systemy chmurowe TMS wiążą się zazwyczaj wyłącznie z opłacaniem subskrypcji. Niezależnie od tego systemy TMS pozwalają na znaczne oszczędności w innych obszarach.

Co można ograniczyć dzięki wdrożeniu systemu TMS?

• Koszty administracyjne
• Koszty operacyjne, np. paliwa lub zużycia pojazdów
• Liczba ludzkich błędów, związanych z bezpośrednią obsługą zleceń
• Efektywne dni oczekiwania na płatność, dzięki ograniczeniu liczby korekt wystawionych dokumentów

Dlatego zawsze warto brać pod uwagę całościowe koszty prowadzenia firmy w kontekście tego, ile pieniędzy pozwoli zaoszczędzić przejście na system TMS, a także ile w ujęciu miesięcznym lub tygodniowym można odzyskać godzin pracy dzięki automatyzacji zadań. 

Skalowalność: kiedy excel przestaje wystarczać

Arkusze kalkulacyjne mogą dobrze sprawdzać się w bardzo małych firmach transportowych, które posiadają do 5 pojazdów. Wraz ze wzrostem skali działalności zaczynają jednak pojawiać się ograniczenia, związane przede wszystkim z liczbą godzin, jakie trzeba poświęcić, by zapewnić płynną i zyskowną pracę firmy. Dlatego firmy z flotą składającą się z więcej niż 5 pojazdów powinny rozejrzeć się za systemem do zarządzania transportem, który pozwoli lepiej zorganizować działalność przedsiębiorstwa.

Wyzwania stojące przed rosnącą firmą transportową

Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa rośnie:

• liczba obsługiwanych zleceń,
• liczba zatrudnionych kierowców,
• liczba dokumentów do przetworzenia,
• odpowiedzialność finansowa,
• potrzeba dysponowania dokładnymi i aktualnymi raportami.

Zapewnienie płynnego działania bez scentralizowanego systemu do zarządzania transportem jest w takim przypadku bardzo trudne i kosztochłonne.

Kiedy warto rozważyć przejście na TMS?

Wdrożenie systemu klasy TMS warto przemyśleć, jeśli:

• konieczna jest rozbudowa floty,
• liczba zleceń rośnie szybciej niż zespół,
• pojawiają się częste korekty faktur,
• brakuje bieżącej informacji o rentowności,
• regularne raportowanie staje się koniecznością,
• rozwój firmy zaczyna powodować chaos.

Wdrożenie KSeF w 2026 roku i integracja z systemem TMS

Od wiosny 2026 roku polskie firmy zobowiązane są do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System ten wprowadza obowiązek elektronicznego wystawiania faktur w jednolitym formacie za pomocą narzędzia dostarczonego przez MInisterstwo Finansów.

W praktyce oznacza to konieczność:

• zadbania o spójność i poprawność danych przed wystawieniem faktury,
• zmiany procesu wystawiania faktur w firmie,
• wyznaczenia pracowników odpowiedzialnych za obsługę wystawiania faktur w KSeF.

Excel nie ma możliwości integracji z KSeF, nie jest też zaprojektowany do wystawiania faktur. Dlatego też to narzędzie nie ułatwi tego procesu. Tymczasem nowoczesne TMS-y, jak na przykład fireTMS umożliwają zintegrowanie narzędzia z KSeF, a następnie znacznie upraszczają zarówno wystawianie, jak i przyjmowanie faktur. 

Dzięki kompleksowemu podejściu fireTMS do integracji z KSeF, możliwa jest obsługa całego procesu wysyłki i odbioru faktur z KSeF w ramach jednego rozwiązania – systemu TMS, zamiast ręcznego przenoszenia danych z arkuszy kalkulacyjnych do platformy KSeF.  

Podsumowanie: kiedy excel, a kiedy system TMS?

Excel pozostaje bardzo dobrym narzędziem analitycznym. W wielu firmach transportowych nadal będzie wykorzystywany do analizy danych czy przygotowywania raportów. Nie można jednak stawiać go na równi z system TMS. Pełni on jednak zupełnie inną funkcję, gdyż z założenia jest systemem operacyjnym firmy transportowej, który łączy w jednym miejscu kontrahentów, zlecenia, pojazdy, koszty, dokumenty, faktury i raportowanie.

Różnica między tymi rozwiązaniami nie polega wyłącznie na liczbie funkcji. Kluczowe znaczenie mają:

• możliwość kontrolowania procesów w firmie,
• skalowalność rozwiązania wraz z rozwojem firmy,
• jednolitość informacji o kontrahentach, pojazdach, zleceniach i fakturach.

Stąd w firmach, które posiadają więcej niż 5 pojazdów albo szybko się rozwijają nie powinno się zadawać pytania, które z tych rozwiązań, excel czy TMS, jest lepsze, ale ile będzie kosztowało zwlekanie z wdrożeniem systemu do zarządzania transportem. 

Chcesz zobaczyć, jak w praktyce wygląda i jakie funkcje ma kompleksowy system do zarządzania transportem? Załóż bezpłatne konto i przetestuj przez 14 dni fireTMS całkowicie za darmo!