Jak obsłużyć zlecenie spedycyjne za pomocą fireTMS: przewodnik krok po kroku

Obsługa zlecenia spedycyjnego, podobnie jak i zlecenia transportowego, jest procesem, który składa się z kilku etapów – od zebrania wszystkich danych i przesłania ich do przewoźnika, po rozliczenie realizacji zlecenia. Uporządkowanie tego procesu i nadzór nad realizacją to kluczowe wyzwania dla spedytorów. W jaki sposób można ułatwić ten proces dzięki fireTMS? Wyjaśniamy w niniejszym artykule. 

Import zlecenia i skompletowanie danych

Każde zlecenie spedycyjne zaczyna się od zebrania kompletu informacji o ładunku i przewozie. Warto tu od razu rozróżnić dwa typy zleceń dostępnych w fireTMS. Zlecenia transportowe dotyczą przewozów wykonywanych własną flotą pojazdów, a zlecenia spedycyjne odnoszą się do zleceń zewnętrznych, realizowanych przez zewnętrznych przewoźników. W tym artykule przyglądamy się wyłącznie obsłudze zleceń spedycyjnych w fireTMS.

To o tyle ważne, że zlecenie spedycyjne jest nie tylko dokumentem, który pozwala zebrać, a następnie przekazać informacje firmie transportowej, ale też potwierdzeniem warunków współpracy między dwiema stronami. Dlatego taki dokument powinien zawierać między innymi

• dane obu stron, zawierających umowę przewozu, 
• informacje o ładunku, 
• terminy i miejsca załadunku oraz rozładunku, 
• wymagania dotyczące środka transportu, 
• stawkę za wykonanie zlecenia,
• dodatkowe informacje lub warunki realizacji usługi. 

Zlecenie to również dokument, który jest dowodem przy sporach, reklamacjach albo w kontaktach z ubezpieczycielem.

Na początku należy wprowadzić zlecenie do systemu fireTMS. Można to zrobić z pomocą asystenta AI. To narzędzie dostępne jest w pakiecie Enterprise i pozwala na automatyczne zaciągnięcie danych o zleceniu z pliku PDF, DOCX, TXT, JPG czy EML. Po załadowaniu pliku, fireTMS automatycznie przeanalizuje jego treść i przeniesie dane w ustrukturyzowanej formie do systemu, dzięki czemu można szybko uzupełnić, np. nazwę, wagę i wymiary ładunku, adresy załadunku i rozładunku oraz daty.

W przypadku stałych zleceń na danych trasach lub powracających klientów, można skorzystać z zapisanych szablonów, by nie wprowadzać za każdym razem powtarzających się danych.

Utworzenie zlecenia spedycyjnego

Po wprowadzeniu do systemu kompletu danych, można przejść do utworzenia zlecenia spedycyjnego. Z perspektywy użytkownika fireTMS proces jest prosty. Wprowadzone informacje o ładunku należy uzupełnić o wybranego przewoźnika, cenę za przewóz i potwierdzić zlecenie. W wyniku tego powstaje dokument z numerem zlecenia, danymi sprzedawcy i klienta, informacjami o ładunku, numerem referencyjnym, danymi rozładunku, pojazdu, ceną oraz terminem płatności.

Wybór przewoźnika

Na tym etapie najlepiej widać różnicę między zleceniem spedycyjnym a transportowym. Przy zleceniu spedycyjnym nie jest przypisywany własny pojazd i kierowca. W zamian wybiera się zewnętrznego przewoźnika, któremu następnie przekazuje się warunki realizacji. Właśnie dlatego warto przygotować dokument w taki sposób, by ograniczyć ryzyko niedomówień, jak choćby literówek w wymiarach i wadze ładunku lub w adresach załadunku i rozładunku. Przewoźnika można zarówno znaleźć poza systemem i przypisać go do zlecenia lub znaleźć na giełdzie transportowej, jak np. giełda ładunków fireXgo, która jest częścią systemu fireTMS.

Po potwierdzeniu zlecenia można wysłać wygenerowany dokument do przewoźnika. System pozwala zrobić to bezpośrednio z poziomu fireTMS, bez pobierania pliku i przygotowywania osobnej wiadomości poza systemem. Dzięki temu można oszczędzić czas i uporządkować komunikację. Dodatkowo fireTMS umożliwia korzystanie z gotowych szablonów wiadomości e-mail dla zleceń i faktur, żeby każdy spedytor w zespole mógł wysyłać ustandaryzowane dokumenty.

Wybór trasy przejazdu

Przed wysłaniem zlecenia należy jeszcze wyznaczyć trasę przewozu, co pozwala obliczyć oczekiwaną marżę. W fireTMS planuje się trasę z wykorzystaniem map, które uwzględniają parametry pojazdu, parametry ładunku i koszty opłat drogowych (można wykluczyć drogi płatne). System proponuje kilka wariantów: najkrótszy, najszybszy i najtańszy. Dodatkowo w mapach Here można też pomijać wybrane kraje albo przeprawy promowe.

Dzięki rozwiniętym narzędziom do wyznaczania tras w fireTMS można obliczyć, a następnie przenieść koszt z map bezpośrednio do zlecenia. Dzięki temu od razu można sprawdzić, czy ustalona stawka jest korzystna finansowo. Takie rozwiązanie przyspiesza wycenę i zmniejsza ryzyko pomyłek przy ręcznym wpisywaniu kosztów do zlecenia.

Monitorowanie realizacji zlecenia i komunikacja

Po wysłaniu zlecenia zaczyna się etap realizacji. To moment, w którym ważna staje się nie tylko dobra organizacja, ale też szybka wymiana informacji. Obsługa zlecenia nie kończy się bowiem na jego wystawieniu. To także kolejne etapy, jak monitorowanie statusu realizacji zlecenia, utrzymywanie kontaktu z przewoźnikiem i przekazywanie informacji klientom.

Sprawdzanie statusu realizacji zlecenia

System fireTMS jest zintegrowany z licznymi telematykami GPS, więc system może automatycznie aktualizować statusy zleceń i pokazywać przebieg realizacji zleceń. Dzięki temu spedytor może mieć dostęp do statusów oznaczających zbliżanie się pojazdu do punktu załadunku lub rozładunku. Dla spedytora to istotna oszczędność czasu. Zamiast stale kontaktować się z przewoźnikiem, można sprawdzić status w systemie.

Szybkie informowanie klientów o statusach zleceń

Przy zleceniach spedycyjnych równie ważna jak komunikacja z przewoźnikiem jest sprawna komunikacja z klientem w oparciu o nowoczesne narzędzia. Dzięki temu można wyeliminować liczne telefony i e-maile oraz uczynić komunikację transparentną. Służy temu Panel klienta, który pozwala udostępniać kontrahentowi status realizacji zleceń, położenie pojazdu i dokumenty, w tym CMR i faktury. Dzięki temu klient nie musi za każdym razem kontaktować się ze spedytorem, żeby dowiedzieć się, jaki jest status realizacji. W efekcie zespół może skupić się na obsłudze bardziej skomplikowanych procesów, a nie na powtarzalnym przekazywaniu tych samych informacji.

Stały kontakt z przewoźnikiem

W praktyce spedycyjnej duże znaczenie ma też sprawny obieg dokumentów po zakończeniu zlecenia. W fireTMS można wysłać zlecenia przewoźnikowi bezpośrednio z systemu, a po wykonaniu usługi przewoźnik może dodać dokumenty do Portalu przewoźnika. Za jego pomocą kierowca prześle zdjęcie lub skan faktury, CMR, a także inne dokumenty przewozowe oraz dane uzupełniające do faktury.

To rozwiązanie skraca okres pomiędzy realizacją usługi a rozliczeniem. Dzięki temu nie trzeba czekać aż wszystkie wymagane dokumenty dotyczące zlecenia zostaną skompletowane z rozproszonych wiadomości e-mail lub pocztą. Dodatkowo są one od razu przypisane do właściwego zlecenia. Aby jeszcze lepiej uporządkować komunikację z kontrahentami, warto korzystać także z szablonów e-maili, które można skonfigurować w fireTMS.

Wystawianie faktury i rozliczenie zlecenia

Ostatni etap obsługi zlecenia spedycyjnego to rozliczenie usługi. System fireTMS przyspiesza i ten proces, ponieważ automatycznie przygotowuje szkic faktury do zrealizowanego zlecenia spedycyjnego po jego zamknięciu przez przewoźnika. Po stronie użytkownika zostaje sprawdzenie poprawności danych, zatwierdzenie i wysyłka do KSeF oraz klienta. Jest to o tyle łatwe, że fireTMS jest zintegrowany z Krajowym Systemem eFaktur i faktury można bezpośrednio wysyłać do KSeF bez korzystania z innych narzędzi. 

Ważne jest również to, że dzięki automatycznie generowanym raportom w fireTMS można kontrolować przychody, koszty i prowizję ze zleceń. To ważne dlatego, że bieżące sprawdzanie, które zlecenia i którzy klienci generują największe korzyści dla firmy jest podstawą dobrze prosperującego przedsiębiorstwa spedycyjnego. 

Podsumowanie: obsługa zleceń w fireTMS

Obsługa zlecenia spedycyjnego w fireTMS układa się w prosty, logiczny proces. Najpierw należy zebrać dane i przygotować ładunek w systemie i na tej podstawie stworzyć zlecenie. Następnie należy wybrać przewoźnika, zaplanować trasę i wysłać dokument. W kolejnym kroku można monitorować realizację, a także utrzymywać stały kontakt z klientem i przewoźnikiem. Na koniec pozostaje tylko odebrać dokumenty oraz zafakturować i rozliczyć usługę. Dzięki fireTMS można szybciej obsłużyć proces, uporządkować informacje i łatwiej kontrolować rentowność każdego zlecenia.

Chcesz sprawdzić, jak kompleksowy system dla spedycji i transportu fireTMS działa w praktyce? Załóż konto i rozpocznij bezpłatny 14-dniowy okres próbny!