Jak zarządzać flotą pojazdów za pomocą fireTMS?

Zarządzanie flotą pojazdów w firmie transportowej to znacznie więcej niż przypisywanie samochodu i naczepy do zlecenia. W całym procesie zawiera się także kontrola dostępności pojazdów i kierowców, monitoring realizacji transportu, analiza kosztów oraz dbałość o rentowność każdego kilometra. W praktyce oznacza to konieczność pracy w kompleksowy sposób na aktualnych danych, co jest możliwe dzięki fireTMS. Za pomocą naszego systemu można zarządzać flotą w sposób zintegrowany: od wprowadzania pojazdów do kartotek, przez planowanie i harmonogramowanie, monitoring GPS, aż po raporty kosztowe i analizę rentowności floty. Jak w praktyce wygląda zarządzanie flotą pojazdów za pomocą fireTMS?

Zarządzanie flotą w praktyce: z czym mierzą się firmy transportowe?

Właściciele i menedżerowie w firmach transportowych na co dzień mierzą się z wieloma wyzwaniami, które mogą negatywnie wpływać na wynik finansowy firmy. Na szczęście można im zaradzić, wdrażając nowoczesne rozwiązania takie jak systemy TMS.

Jak wygląda zarządzanie flotą w firmie transportowej?

Zarządzanie flotą w firmie transportowej obejmuje kontrolę nad pojazdami, kierowcami, zleceniami oraz kosztami związanymi z realizacją zleceń. Oznacza to m.in. układanie harmonogramów pracy, planowanie tras, kontrolę przebiegu, analizę zużycia paliwa, monitorowanie terminowości oraz ocenę rentowności poszczególnych zleceń. 

Każdy z tych elementów wpływa bezpośrednio zarówno na przychody, jak i marże firmy. Brak bieżącej kontroli nad flotą skutkuje przestojami, pustymi przebiegami i trudnością w określeniu realnej rentowności zleceń. Dotyczy to zarówno małych przedsiębiorstw, posiadających kilka pojazdów, jak i średnich oraz dużych firm. Różnicę robi jedynie skala wyzwań, które pojawiają się w codziennej pracy.

Najczęstsze problemy operacyjne firm bez TMS

W praktyce firmy transportowe, które nie posiadają systemu TMS, muszą na co dzień mierzyć się z kilkoma poważnymi wyzwaniami:

• brak dostępu do danych w czasie rzeczywistym,
• rozproszone informacje (oddzielnie zlecenia, GPS, rozliczenia),
• trudności w planowaniu dostępności pojazdów,
• brak porównania kosztów planowanych z rzeczywistymi.

Bez centralnego systemu zarządzania flotą, nawet jeśli firma posiada tylko kilka pojazdów, trudno podejmować decyzje oparte na faktycznych danych. Dlatego właśnie tak ważne jest wdrożenie kompleksowego systemu do zarządzania transportem.

Wszystkie procesy i dane w jednym miejscu: fireTMS jako centrum zarządzania flotą

Wdrożenie systemu TMS pozwala uporządkować procesy związane z zarządzaniem flotą i znacznie przyspieszyć pracę, równocześnie minimalizując liczbę błędów. W jaki sposób system może zmienić codzienną pracę? Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu na podstawie fireTMS.  

Centralizacja informacji o zleceniach, pojazdach i kierowcach

fireTMS integruje dane operacyjne i finansowe w jednym miejscu. Wszystkie informacje o ładunkach, zleceniach, pojazdach, kierowcach i klientach są zebrane w jednym systemie. Dzięki temu użytkownik ma łatwy dostęp do wspomnianych danych bez konieczności przełączania się między systemami. Umożliwia to weryfikację posiadanych informacji zarówno z poziomu samego zlecenia (klient, ładunek, informacje o przewozie, dane finansowe, w tym przychód, koszty i marża), jak i z poziomu całej floty, w rozbiciu o pojazdy. 

Automatyzacja przepływu informacji i ograniczenie pracy manualnej

System fireTMS umożliwia również aktualizowanie statusów transportu i danych o kosztach zleceń na podstawie integracji z telematykami GPS. Dodatkowo informacje o realizacji zlecenia są od razu przekazywane klientowi za pomocą Panelu klienta. Dlatego dyspozytor może ograniczyć ilość pracy biurowej, skoncentrować się na planowaniu i optymalizacji tras, a tym samym analizie i redukcji kosztów przewozów.

Spójność danych operacyjnych i finansowych

Jedną z kluczowych korzyści płynących z używania fireTMS jest powiązanie samych przewozów z danymi finansowymi. Dzięki temu informacje o przebiegu i trasie pojazdu, czasie realizacji i kosztach są dostępne w jednym systemie. Na tej podstawie fireTMS automatycznie generuje raporty o marżowości zarówno zleceń, jak i pojazdów. To pozwala szybko i skutecznie ocenić efektywność floty i na bieżąco podejmować kluczowe decyzje, np. o wymianie czy zakupie kolejnych pojazdów.

Skuteczne zarządzanie pojazdami i kierowcami

Wśród wszystkich danych operacyjnych i procesów, które są zbierane i obsługiwane przez fireTMS, znajduje się też zarządzanie pracą pojazdów i kierowców. Dzięki temu można w każdej chwili sprawdzić w systemie zarówno bieżące oraz planowane obłożenie zadaniami, jak i zoptymalizować wykorzystanie floty.

Szybki podgląd obłożenia pracą: harmonogramy pojazdów i kierowców

W fireTMS można znaleźć dwa harmonogramy, umożliwiające szybki wgląd zarówno w wykorzystanie pojazdów, jak i obłożenie pracą kierowców. Dzięki temu dyspozytorzy mogą podejmować lepsze decyzje związane z wyznaczaniem samochodów i pracowników do realizacji zleceń. Tym samym unika się nakładających się terminów realizacji zleceń, nieoptymalnego wykorzystania pojazdów, a także innych błędów w planowaniu.

Rezerwacja wolnego pojazdu i eliminowanie przestojów

Wśród błędów wynikających z braku sprawnie działającego systemu TMS pojawia się również zbyt rzadkie wykorzystywanie części floty pojazdów. Harmonogram pozwala m.in. zwizualizować, które samochody wykorzystywane są cały czas, co wpływa na szybsze zużywanie się części, a które mają dłuższe przestoje, przez co nie zarabiają na siebie. Ułatwia to planowanie kolejnych zleceń, a lepsze wykorzystanie floty przekłada się bezpośrednio na zwiększenie przychodu.

Monitorowanie floty i realizacji zleceń w czasie rzeczywistym

Planowanie jest bardzo ważnym elementem procesu zarządzania flotą pojazdów, jednak równie istotne jest kontrolowanie, czy zlecenia są realizowane w optymalny sposób, zgodny z planem. Dlatego fireTMS umożliwia także monitorowanie transportu, bieżące reagowanie na ewentualne odstępstwa i porównanie, na ile projektowana marża ze zleceń jest zgodna z zyskiem firmy.

Integracje z systemami telematycznymi GPS

fireTMS to systemzintegrowany z licznymi telematykami GPS. Umożliwia to śledzenie aktualnego położenia pojazdów i na tej podstawie ustalanie statusu przewozu ładunków, a w przypadku zaawansowanych telematyk – przekazywanie danych z licznika do systemu. Tym samym pracownicy nie muszą korzystać z dodatkowych platform do sczytywania danych z GPS, a także na bieżąco dostają informacje bezpośrednio z trasy. 

Śledzenie tras rzeczywistych i kontrola odchyleń od planu

Funkcja Trasy rzeczywiste, w połączeniu z integracją z telematykami GPS pozwala na ustawienie korytarza transportowego o określonej szerokości. Dzięki temu system od razu powiadamia dyspozytora,jeśli pojazd znajdzie się poza planowaną trasą przejazdu, a tym samym umożliwi szybkie skontaktowanie się z kierowcą, by wyjaśnić zaistniałą sytuację. Tego typu rozwiązanie pozwala ograniczyć straty czasowe lub nadmierne zużycie paliwa i skutecznie kontrolować realizację zlecenia. Informacje o rzeczywistym przebiegu trasy i liczbie przejechanych kilometrów są również gromadzone w widoku zlecenia. Dzięki temu można od razu porównać, na ile planowane koszty pokryły się z tymi rzeczywistymi.

Szybsza komunikacja z kierowcą

Ważnym narzędziem, które co prawda nie wiąże się bezpośrednio z zarządzaniem flotą, ale wpływa na wykorzystanie pojazdów i czas pracy kierowców jest aplikacja mobilna fireTMS Driver. Zainstalowanie aplikacji na telefonie służbowym kierowcy pozwala w wygodny sposób i na bieżąco porozumiewać się z kierowcą w trasie z pomocą czatu i przesyłać z fireTMS do aplikacji kolejne zlecenia, co ogranicza konieczność zjazdów do bazy do wymaganego minimum.

Kontrola kosztów i rentowności floty w fireTMS

Ostatnim procesem związanym z zarządzaniem flotą pojazdów, który może być zoptymalizowany dzięki fireTMS jest kontrola kosztów i rentowności floty. System umożliwia zapoznanie się z automatycznie generowanymi raportami na ten temat, co wiąże się nie tylko z szybkością reakcji i podejmowaniem bez zwłoki koniecznych decyzji, ale także pozwala dowiedzieć się, w jaki sposób zakładane koszty realizacji zleceń mają się do kosztów rzeczywistych. 

Porównanie kosztów planowanych z rzeczywistymi

Integracja fireTMS z telematykami GPS pozwala na regularne dostarczanie z trasy danych o kosztach przewozu. Na tej podstawie system tworzy porównanie kosztów szacowanych, zakładanych na etapie planowania realizacji zleceniaz rzeczywistymi i obejmuje m.in. liczbę przejechanych kilometrów. Różnice między planem a wykonaniem są widoczne w zleceniu oraz w raportach o obrotach, klientach, kosztach i rentowności, co pozwala na szybką analizę, czy i na ile podjęcie się realizacji danego zlecenia przyniosło spodziewany zysk.

Raport Koszty floty umożliwia analizę wydatków związanych z eksploatacją pojazdów. Użytkownik może sprawdzić, jakie koszty wygenerował dany pojazd lub grupa pojazdów w określonym okresie. Z kolei raport Rentowność floty pozwala ocenić przychód, koszt oraz wynik finansowy w przeliczeniu na kilometr. To kluczowe narzędzie w podejmowaniu decyzji dotyczących optymalizacji wykorzystania pojazdów.

Ograniczanie pustych przebiegów i poprawa marży

Analiza danych dotyczących realizowanych zleceń i przebiegów umożliwia sprawdzenie, ile pustych kilometrów pokonały pojazdy oraz identyfikację obszarów wymagających poprawy. Poprawę rentowności floty można uzyskać chociażby wykorzystując narzędzie fireTMS truckMatching, które pozwala na zaplanowanie doładunków na trasach przewozów i umożliwia zwiększenie marżowości pojazdów, a tym samym całej floty.

Podsumowanie: realne zyski płynące z zarządzania flotą w fireTMS

Zarządzanie flotą pojazdów wymaga dziś nie tylko dobrej organizacji pracy, ale przede wszystkim dostępu do aktualnych i spójnych danych. fireTMS łączy wszystkie procesy związane z zarządzaniem flotą w jednym systemie. Dzięki temu firma transportowa zyskuje:

• scentralizowaną bazę danych o zleceniach, pojazdach i kierowcach,
• narzędzia do monitorowania floty w czasie rzeczywistym dzięki integracjom z telematykami GPS,
• sprawne harmonogramowanie i lepsze wykorzystanie pojazdów,
• porównanie kosztów planowanych z rzeczywistymi,
• raporty kosztów i rentowności floty wspierające decyzje biznesowe.

W praktyce oznacza to mniej przestojów, mniej pustych kilometrów i większą rentowność zleceń. fireTMS pozwala zarządzać flotą w sposób uporządkowany, przejrzysty i oparty na danych, co przekłada się na uzyskanie stabilnej sytuacji w firmie.

Chcesz sprawdzić, jak w praktyce prezentuje się fireTMS? Załóż darmowe konto i rozpocznij 14-dniowy okres próbny!