Czy to czas na wdrożenie TMS-a? Kiedy i jak się przygotować

Jeszcze kilka lat temu systemy TMS były postrzegane jako narzędzia dla dużych firm transportowo-spedycyjnych. Wraz z rozwojem rynku transportowego, zwiększeniem się konkurencyjności, ale też wymagań klientów TMS-y stały się standardem również w mniejszych i średnich firmach transportowych. Powód jest prosty: w warunkach rosnącej liczby zleceń i presji kosztowej ręczne zarządzanie transportem przestaje być wydajne. W takich warunkach wielu właścicieli firm transportowych zadaje sobie pytanie, czy to już moment na wdrożenie systemu do zarządzania transportem. Odpowiedź nie jest zero-jedynkowa, ale można zaobserwować konkretne sygnały, które dają znać, że dalsze korzystanie z excela może kosztować więcej, niż wdrożenie systemu TMS.

TMS jako odpowiedź na realne problemy w firmie

Na początku warto zauważyć, że system TMS nie jest dodatkiem do pracy w firmie, który pomaga uporać się z kilkoma problematycznymi zadaniami. Jest wręcz przeciwnie, to narzędzie porządkujące całą codzienną pracę, a w szczególności te obszary, w których rosnąca skala działalności zaczyna powodować problemy, takie jak błędy i opóźnienia.

W praktyce model pracy bez TMS opiera się na kilku narzędziach:

• arkusze kalkulacyjne, e-maile i papierowa dokumentacja jako źródła danych o działalności firmy,
• telefon i e-mail do kontaktu z klientami i kierowcami,
• dodatkowe programy do prowadzenia dokumentacji, jak np. edytory tekstu, wystawiania faktur i księgowości.

Dodatkowo część procesów opiera się o zgromadzoną indywidualnie wiedzę pracowników, co w przypadku, gdy taki pracownik udaje się na urlop, zwolnienie chorobowe lub odchodzi z pracy.

Tymczasem system TMS pozwala na zbieranie i przetwarzanie wszystkich kluczowych informacji w jednym narzędziu oraz integracji tego systemu ze specjalistycznymi programami (np. księgowymi) czy telematykami GPS. Tym samym największa zmiana nie dotyczy technologii, ale sposobu pracy, który staje się bardziej uporządkowany, przewidywalny i mierzalnego. 

Pierwszy sygnał: utrata kontroli nad codzienną działalnością firmy

Jednym z najczęstszych momentów, które prowadzą do decyzji o wdrożeniu systemu TMS jest sytuacja, w której właściciel traci pełny obraz sytuacji w firmie.

Jakie mogą być symptomy tej sytuacji?

• Coraz trudniej szybko sprawdzić status zlecenia
• Dane są gromadzone różnych plikach i systemach
• Raporty powstają w oparciu o niepełne lub nieaktualne dane albo z opóźnieniem.

Taka sytuacja prowadzi do poważniejszych problemów, takich jak: błędne decyzje biznesowe, brak kontroli nad kosztami czy trudności w reagowaniu na zmiany.

Rozwiązaniem jest w tym przypadku centralizacja danych, czyli gromadzenie danych na bieżąco w jednym miejscu. Dzięki temu można szybko i skutecznie dowiedzieć się, jakie są statusy zleceń, ile wynoszą w danym momencie koszty operacyjne, a także w oparciu o automatycznie generowane i aktualizowane raporty podejmować racjonalne decyzje.

Drugi sygnał: rozwój firmy zaczyna powodować chaos

Wzrost skali działalności, choć jest oznaką sukcesu, często pokazuje jednak słabości firmy i niewielką odporność na zwiększone zapotrzebowanie na usługi.

Większa liczba zleceń oznacza:

• więcej telefonów i e-maili,
• większe ryzyko pomyłek,
• rosnące obciążenie zespołu,
• mniej czasu na inne zadania niż obsługa zleceń.

W pewnym momencie przed firmą pojawia się dylemat, czy obsługiwać większą liczbę klientów poprzez zatrudnianie kolejnych osób. Tymczasem popyt w branży cechuje sezonowość, więc może się okazać, że w gorszym okresie te dodatkowe osoby będą generowały jedynie koszty. 

Rozwiązaniem jest poprawa efektywności dzięki TMS zmienia tę zależność. Automatyzacja powtarzalnych czynności, takich jak import zleceń, planowanie tras czy monitorowanie transportu, pozwala zwiększyć skalę działalności, zachowując wysoką efektywność pracy.

Trzeci sygnał: brak wiedzy o marżowości zleceń

To jeden z najbardziej niedocenianych problemów w branży transportowej. Wynika on z przeświadczenia, że skoro obsługa zleceń przynosi zyski, to nie nie ma potrzeby ich dalszego analizowania. Tymczasem może nadejść moment, gdy zlecenia generują większe koszty niż przychody i wówczas firma staje się nierentowna.

Z czego może wynikać ten problem?

• Część zleceń jest nierentowna
• Niektórzy klienci generują straty
• Koszty obsługi zleceń są niedoszacowane

Bez systemu TMS dokładna analiza rentowności jest czasochłonna i obarczona wieloma błędami. Tymczasem system pozwala na automatyczne zbieranie danych o kosztach i przychodach z faktur, co po przetworzeniu w odpowiedni raport umożliwia analizę rentowności zleceń. Dzięki temu można zrezygnować z określonego typu zleceń lub obsługi danych klientów, którzy generują straty, a pozyskać więcej takich, którzy są bardziej marżowi – w oparciu o twarde dane ze zleceń.

Dlaczego firmy zwlekają z wdrożeniem systemu TMS

Mimo wyraźnych sygnałów docierających codziennie z firmy, decyzja o wdrożeniu TMS często jest odkładana w czasie. Powody są zazwyczaj podobne.

Pierwszy to przekonanie, że wdrożenie będzie skomplikowane i czasochłonne. W praktyce jednak chmurowe systemy do zarządzania transportem, takie jak fireTMS, są projektowane tak, aby można było zacząć pracę w bardzo krótkim czasie od podjęcia decyzji o zakupie.

Drugi powód to obawa przed reakcją pracowników. Zmiana narzędzia oznacza zmianę nawyków, co naturalnie budzi opór. Jednak w większości przypadków pracownicy szybko doceniają uproszczenie pracy. Szczególnie, gdy system eliminuje powtarzalne i czasochłonne zadania, które należy wykonywać ręcznie (jak np. import zleceń lub planowanie tras).

Trzeci to koszt zakupu i wdrożenia. Warto jednak spojrzeć na taką inwestycję w kontekście strat wynikających z braku systemu: powtarzających się błędów ludzkich, niskiej efektywności, która wpływa na konkurencyjność, i utraconych zleceń.

Jak dobrze przygotować się do wdrożenia systemu do zarządzania transportem

Sukces wdrożenia TMS zależy nie tylko od wyboru systemu, ale przede wszystkim od dobrej organizacji tego procesu.

Pierwszym krokiem powinna być analiza obecnych procesów. Nie chodzi o tworzenie skomplikowanych diagramów, ale o zrozumienie, jak faktycznie wygląda praca w firmie i gdzie pojawiają się najczęściej opóźnienia, błędy i czasochłonne zadania.

Drugim krokiem jest określenie celu. Wdrożenie dla celów wizerunkowych rzadko przynosi spodziewane efekty. Dlatego należy jasno zdefiniować cele, np. skrócenie czasu obsługi zlecenia, zwiększenie liczby obsługiwanych zleceń lub pracy przewozowej czy poprawa rentowności. Dzięki temu można regularnie mierzyć realną wartość wdrożenia systemu.

Trzeci element to zaangażowanie pracowników. Włączenie ich w proces testowania i wyboru narzędzia znacząco zwiększa szanse na jego dobre przyjęcie, wykorzystanie wszystkich funkcji i osiągnięcie wyznaczonych celów.

Wdrożenie w praktyce: szybciej niż może się wydawać

W przypadku nowoczesnych systemów chmurowych, takich jak fireTMS, wdrożenie nie przypomina wielomiesięcznych projektów IT, które są znane z dużych firm transportowych i logistycznych.

Proces wdrożenia najczęściej wygląda następująco:

• testy systemu,
• decyzja o zakupie systemu,
• założenie konta i podstawowa konfiguracja,
• przeszkolenie pracowników
• wprowadzenie danych, np. klientów, pojazdów, kierowców, zleceń,
• rozpoczęcie pracy w systemie TMS.

Kluczowe jest to, że firma nie musi w tym procesie zwalniać swojej bieżącej działalności, ponieważ taki system można wdrażać stopniowo, przenosząc sukcesywnie obsługę do TMS-a.

Co zmienia się po wdrożeniu TMS?

Przede wszystkim właściciel firmy lub osoby zarządzające zyskują kompleksowy wgląd w dane firmy. Z kolei pracownicy mogą zaoszczędzić swój czas pracy na wykonywaniu żmudnych i czasochłonnych zadań, takich jak wprowadzanie zleceń czy monitowanie płatności.

Tym samym zupełnie zmienia się zarówno zarządzanie, jak i codzienna praca:

• wiadomo, które zlecenia są opłacalne, a których unikać,
• łatwiej planować pracę,
• pracownicy sprawniej wykonują swoje zadania,
• można szybciej reagować na problemy,
• znika chaos informacyjny.

Warto też pamiętać o efekcie skali, gdyż firma może obsłużyć więcej zleceń bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia.

Podsumowanie: czy to czas na wdrożenie TMS-a?

System TMS staje się podstawowym narzędziem pracy w firmach transportowych i spedycyjnych. Dzięki temu narzędziu można nie tylko zoptymalizować poszczególne obszary, ale zupełnie zmienić model zarządzania transportem w firmie. W tym podejściu najważniejsze są kompleksowe i aktualne dane o działalności oraz możliwość szybkiego podejmowania racjonalnych decyzji.

Zatem, jeśli firma rośnie, ale jej właściciele lub zarządzającyzaczynają odczuwać ograniczenia związane z organizacją pracy oraz chaos przy obsłudze zleceń, problemem staje się szybki dostęp do danych i nie można jednoznacznie określić, na czym firma najwięcej zarabia, to prawdopodobnie nadszedł moment na wdrożenie systemu do zarządzania transportem.

Jeśli chcesz wdrożyć system do zarządzania transportem, to przetestuj kompleksowy system fireTMS, który pomoże zarówno w imporcie i obsłudze zleceń, planowaniu i optymalizacji tras, monitorowaniu transportu, a także wystawianiu i odbieraniu faktur z KSeF i rozliczaniu zleceń. Załóż bezpłatne konto fireTMS i skorzystaj z 14-dniowego bezpłatnego okresu próbnego.